Trong quá trình kinh doanh và phân phối hàng hóa tại Việt Nam, các tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm đều phải tuân thủ quy định pháp luật nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. Một trong những yêu cầu quan trọng là thực hiện thủ tục công bố chất lượng sản phẩm trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Đây không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và an toàn cho người tiêu dùng.
Công bố chất lượng sản phẩm là gì?
Trước khi một sản phẩm được lưu hành trên thị trường Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố chất lượng sản phẩm theo quy định của pháp luật. Đây là quy trình nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, an toàn và phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành.
Theo quy định tại Khoản 8, Điều 3 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sự phù hợp của sản phẩm với tiêu chuẩn tương ứng. Đồng thời, theo Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN, công bố hợp quy là việc doanh nghiệp xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Việc tuân thủ quy trình công bố chất lượng sản phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn lưu thông trên thị trường. Điều này góp phần bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, nâng cao uy tín doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giám sát của các cơ quan chức năng. Ngoài ra, doanh nghiệp sau khi công bố chất lượng phải duy trì tính ổn định của sản phẩm, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có bất kỳ sai sót nào liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Tại sao phải công bố chất lượng sản phẩm?
Công bố chất lượng sản phẩm không chỉ là một yêu cầu pháp lý giúp sản phẩm có đủ điều kiện lưu hành trên thị trường Việt Nam mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định chất lượng và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhu cầu sử dụng sản phẩm nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng gia tăng. Dù mức giá của các sản phẩm này thường cao hơn so với hàng nội địa, nhưng vẫn được ưa chuộng nhờ sự đa dạng, tính độc đáo và chất lượng đã qua kiểm định. Những sản phẩm nhập khẩu đã được công bố hợp quy sẽ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng, thông qua sự kiểm nghiệm của các tổ chức chứng nhận uy tín. Nhờ đó, sản phẩm sau khi công bố chất lượng sẽ tạo được niềm tin với người tiêu dùng, thúc đẩy tiêu thụ và mang lại lợi thế cạnh tranh cũng như lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp.
Quy trình và thủ tục công bố chất lượng về sản phẩm
Thủ tục công bố sản phẩm sản xuất trong nước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi tiến hành công bố chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật. Hồ sơ bao gồm các tài liệu quan trọng như:
- Bản công bố sản phẩm theo mẫu số 02 Phụ lục I của Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm của sản phẩm, có hiệu lực trong vòng 12 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Tài liệu chứng minh công dụng của sản phẩm hoặc công dụng của các thành phần cấu thành, có thể là bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của tổ chức/cá nhân liên quan.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, áp dụng với những cơ sở thuộc diện bắt buộc cấp chứng nhận theo quy định.
- Giấy chứng nhận Thực hành sản xuất tốt (GMP), bắt buộc đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe sản xuất trong nước kể từ ngày 01/07/2019.
Bước 2: Cơ quan Nhà nước tiếp nhận và trả kết quả
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp đăng ký công bố chất lượng sản phẩm tại cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.
- Bộ Y tế là đơn vị tiếp nhận đối với các sản phẩm đặc biệt như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới hoặc các phụ gia thực phẩm chưa có trong danh mục được phép sử dụng.
- Cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh (do UBND chỉ định) sẽ tiếp nhận hồ sơ đối với thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dành cho chế độ ăn đặc biệt và sản phẩm dinh dưỡng dành cho trẻ nhỏ dưới 36 tháng tuổi.
Trong trường hợp một tổ chức hoặc cá nhân sản xuất nhiều loại thực phẩm thuộc diện quản lý của cả hai cơ quan trên, doanh nghiệp có quyền lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong hai cơ quan theo mong muốn.
Nếu doanh nghiệp có từ hai cơ sở sản xuất trở lên cùng sản xuất một sản phẩm, chỉ cần thực hiện công bố chất lượng sản phẩm tại một cơ quan quản lý nhà nước địa phương nơi đặt cơ sở sản xuất (ngoại trừ trường hợp sản phẩm thuộc thẩm quyền của Bộ Y tế).
Bước 3: Cơ quan Nhà nước thẩm định hồ sơ và trả kết quả
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký công bố chất lượng sản phẩm, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định và cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm theo quy định tại Mẫu số 03 Phụ lục I Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
- Thời gian xử lý hồ sơ:
- Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với các sản phẩm như phụ gia thực phẩm có công dụng mới, thực phẩm dinh dưỡng y học, sản phẩm dành cho chế độ ăn đặc biệt, hoặc sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ dưới 36 tháng tuổi.
- Trong vòng 21 ngày làm việc đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan thẩm định sẽ gửi văn bản thông báo lý do và căn cứ pháp lý, đồng thời chỉ yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung một lần duy nhất.
- Thời gian xử lý hồ sơ sửa đổi, bổ sung: Trong vòng 07 ngày làm việc sau khi nhận hồ sơ đã chỉnh sửa, cơ quan chức năng sẽ xem xét và có phản hồi. Nếu trong 90 ngày làm việc, doanh nghiệp không hoàn thành việc sửa đổi theo yêu cầu, hồ sơ sẽ không còn giá trị.
Sau khi hoàn tất thủ tục công bố chất lượng sản phẩm, thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm sẽ được công khai trên website chính thức của cơ quan tiếp nhận và hệ thống dữ liệu an toàn thực phẩm.
Thủ tục công bố sản phẩm sản xuất nhập khẩu
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Để thực hiện thủ tục công bố chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm:
- Bản công bố sản phẩm theo Mẫu số 02, Phụ lục I của Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), Giấy chứng nhận xuất khẩu (Certificate of Exportation) hoặc Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate) do cơ quan chức năng nước xuất khẩu cấp, đảm bảo sản phẩm an toàn cho người tiêu dùng hoặc được phép lưu hành tại thị trường nước xuất khẩu.
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm chứng minh sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
- Bằng chứng khoa học xác thực công dụng của sản phẩm hoặc các thành phần tạo nên công dụng đó (bản chính hoặc bản sao có xác nhận của doanh nghiệp).
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đạt chuẩn GMP hoặc tương đương, áp dụng từ ngày 01/07/2019 đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe nhập khẩu.
- Chứng nhận HACCP, ISO22000 hoặc chứng nhận tương đương của cơ sở sản xuất sản phẩm (bản gốc hoặc bản sao công chứng).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao).
- Mẫu sản phẩm (cung cấp khi nộp hồ sơ gốc tại Cục An toàn thực phẩm).
- Nhãn màu và nhãn phụ sản phẩm (bản dịch đối với hàng nhập khẩu).
- Bảng thông tin chi tiết mô tả sản phẩm và kế hoạch giám sát định kỳ.
- Các giấy tờ liên quan khác (nếu có) đối với sản phẩm nhập khẩu.
Bước 2: Cơ quan Nhà nước tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đăng ký
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký công bố chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần nộp tại cơ quan chức năng có thẩm quyền. Cụ thể:
- Chi cục An toàn thực phẩm tại tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh là đơn vị tiếp nhận hồ sơ đối với hầu hết các sản phẩm thực phẩm nhập khẩu.
- Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế là nơi tiếp nhận hồ sơ đối với các sản phẩm đặc biệt như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng, phụ gia thực phẩm có công dụng mới hoặc chưa có trong danh mục cho phép sử dụng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp Biên nhận hồ sơ.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung và hoàn chỉnh theo quy định.
Bước 3: Cơ quan Nhà nước thẩm định hồ sơ và trả kết quả
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký công bố chất lượng sản phẩm thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế, hoặc nộp trực tiếp/bưu điện, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định và trả kết quả trong thời gian quy định.
- Đối với các sản phẩm đặc thù, như thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dành cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ dưới 36 tháng tuổi, hoặc phụ gia thực phẩm chưa có trong danh mục được phép sử dụng, thời gian xử lý là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Riêng thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng, thời gian xem xét kéo dài đến 21 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan tiếp nhận sẽ gửi văn bản thông báo lý do và căn cứ pháp lý yêu cầu chỉnh sửa. Doanh nghiệp chỉ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa 01 lần duy nhất. Sau khi nhận hồ sơ đã sửa đổi, cơ quan chức năng tiếp tục thẩm định và có văn bản phản hồi trong 07 ngày làm việc.
Lưu ý, nếu sau 90 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu bổ sung mà doanh nghiệp không hoàn thành việc chỉnh sửa, hồ sơ sẽ không còn giá trị và cần nộp lại từ đầu.
Bước 4: Nhận giấy tiếp nhận đăng ký công bố chất lượng sản phẩm nhập khẩu
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần theo dõi thời gian hẹn trên biên nhận để đến cơ quan chức năng nhận kết quả xác nhận công bố chất lượng sản phẩm nhập khẩu. Việc này đảm bảo sản phẩm được lưu hành hợp pháp trên thị trường theo quy định hiện hành.
Qua bài viết trên, chúng ta có thể thấy việc công bố chất lượng sản phẩm là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời tạo dựng uy tín và niềm tin đối với khách hàng. Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ hoặc tư vấn doanh nghiệp, hãy liên hệ với Công ty TNHH Tư vấn KMC qua các thông tin dưới đây:
- Website: https://kmc.vn/
- Hotline: +84 81 489 4789 hoặc +84 91 988 9331
- Email: info@kmc.vn
