Tái cấu trúc là gì? Tại sao hầu hết mọi người đều xem nó như một cơn ác mộng? Bởi đổi mới cấu trúc đi kèm với nguy cơ sa thải người lao động, công nhân viên chức và cơn khủng hoảng tài chính của doanh nghiệp.
Đây chỉ là một số khía cạnh tiêu cực có thể xảy ra. Khi nhìn vào bức tranh toàn cảnh, tái cơ cấu giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội trong thời đại hội nhập. Hãy cùng Kmc tìm hiểu bản chất của tái cấu trúc để vượt qua định kiến:
Tái cấu trúc là gì?
Nói một cách đơn giản, tái cấu trúc là quá trình doanh nghiệp tổ chức và sắp xếp lại cách công ty hoạt động để khắc phục những điểm yếu và tối ưu hóa hiệu suất. Mục tiêu chính là giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn, cải thiện tính cạnh tranh và đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Phạm vi của tái cấu trúc rất linh hoạt. Tùy vào điều kiện cụ thể, nó có thể áp dụng cho toàn bộ công ty hoặc chỉ tập trung vào một vài khía cạnh cụ thể như quản lý nhân sự, quy trình vận hành, chiến lược kinh doanh hay hệ thống tài chính. Tái cấu trúc giống như quá trình dọn dẹp và sắp xếp lại nhà cửa. Đôi khi bạn chỉ cần dọn dẹp một góc, nhưng có khi bạn cần sửa sang lại toàn bộ để mọi thứ tốt đẹp hơn.
Ví dụ, nếu đội ngũ nhân sự gặp trục trặc nhưng các bộ phận khác vẫn ổn, công ty chỉ cần điều chỉnh cơ cấu nhân sự. Đối với khủng hoảng tài chính, công ty cần tổ chức lại nợ, bán bớt tài sản không cần thiết để duy trì khả năng thanh toán và tiếp tục hoạt động.
Tái cấu trúc không chỉ giúp doanh nghiệp sửa chữa những khuyết điểm mà còn mang đến những cơ hội đổi mới. Bạn có thể tận dụng quá trình này để định hình lại chiến lược dài hạn, giúp công ty thích nghi tốt hơn với thị trường đang thay đổi.
3 mức độ tái cấu trúc doanh nghiệp cần biết
Tái cấu trúc doanh nghiệp có thể diễn ra ở nhiều mức độ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và tình hình thực tế của công ty. Dưới đây là 3 mức độ cải tổ doanh nghiệp cần biết.
Cải tổ bộ phận
Cải tổ bộ phận tập trung vào việc làm mới cách tổ chức các nhóm nhỏ trong công ty. Ở mức độ này, doanh nghiệp sẽ xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận. Giao nhiệm vụ cụ thể và chi tiết cho cá nhân khuyến khích tinh thần trách nhiệm của từng người. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả làm việc của từng nhóm mà không cần thay đổi toàn bộ cấu trúc công ty.
Tái thiết hệ thống
Tái thiết hệ thống đi sâu hơn, hướng đến việc xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện. Điều này bao gồm việc thiết lập nội quy, quy định, tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra nhất quán và đạt hiệu quả cao.
Sau khi triển khai hệ thống mới, công ty cần vận hành, theo dõi và đánh giá hiệu quả quá trình tái cấu trúc thường xuyên. Đồng thời, doanh nghiệp cần cải tiến liên tục để thích nghi với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Chuyển đổi tổng thể
Chuyển đổi tổng thể là mức độ lớn nhất, đòi hỏi sự thay đổi sâu rộng, thậm chí là thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh cốt lõi. Đây là bước đi táo bạo khi doanh nghiệp cần thích nghi với thị trường mới hoặc vượt qua khủng hoảng lớn. Bởi thay vì chỉ điều chỉnh từng phần, doanh nghiệp cần chuyển đổi tổng thể tái định hình toàn bộ cách công ty hoạt động.
Vì sao 70% doanh nghiệp thất bại khi tái cấu trúc?
Tái cấu trúc mang đến rất nhiều lợi ích nếu thành công. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều rủi ro và thách thức tiềm ẩn. Kết quả từ nghiên cứu “Những thực tế của việc tái cấu trúc tổ chức tiết lộ” của McKinsey đã khẳng định thực tế này với 70% doanh nghiệp thất bại khi tái cấu trúc.
Thiếu tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng
Tái cấu trúc cần bạn lập kế hoạch chi tiết, chu đáo, bao gồm thời gian, nguồn lực và quản lý rủi ro. Trong khi đó, các công ty thường vội vã lao vào tái cấu trúc mà không xác định mục tiêu và không có tầm nhìn chiến lược rõ ràng. Thiếu “những ngôi sao dẫn đường này” khiến mọi nỗ lực của bạn trở nên rời rạc và mất phương hướng.
Lãnh đạo không đủ năng lực
Nếu doanh nghiệp muốn tái cấu trúc thành công, lãnh đạo phải có khả năng quản lý sự thay đổi. Còn không, những nhà lãnh đạo thiếu kinh nghiệm hoặc tầm nhìn có thể làm trật bánh toàn bộ quá trình.
Phản đối sự thay đổi
Nhân viên có thể phản đối sự thay đổi do sợ hãi điều chưa biết hoặc do gắn bó với cách làm cũ. Từ đó, họ kháng cự và làm suy yếu nỗ lực tái cấu trúc.
Giao tiếp kém
Như đã nói, tái cấu trúc có thể làm đội ngũ nhân viên lo lắng. Nếu bạn không truyền đạt rõ lý do thay đổi, quy trình thực hiện và kết quả mong đợi, họ có thể căng thẳng hơn, dẫn đến phản kháng và tinh thần làm việc thấp.
Không theo dõi liên tục
Tái cấu trúc không phải sự kiện chỉ diễn ra một lần mà nó là một quá trình liên tục. Nếu doanh nghiệp không theo dõi sát sao để điều chỉnh kịp thời, nó có thể khiến những thành quả ban đầu tiêu tùng.
Quy trình 5 bước tái cấu trúc thành công cho doanh nghiệp FDI
Để tránh những thất bại trên, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình tái cấu trúc bài bản như sau:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng công ty để nhìn nhận vấn đề
Tái cấu trúc là gì? Nó giống quá trình chữa bệnh. Trước khi chữa, bạn cần khám xem “sức khỏe” của mình đang có vấn đề ở chỗ nào. Từ đó, bạn mới có thể bốc thuốc đúng bệnh. Đánh giá hiện trạng công ty cho bạn biết nó đang hoạt động như thế nào. Ví dụ, bộ phận nào đang trì trệ, hoạt động kém hiệu quả và chỗ nào đang lỏng lẻo cần siết chặt.
Sau khi có cái nhìn rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết mình chỉ cần vá một vài chỗ như nhân sự hay quy trình hoặc cần thực hiện một cuộc đại tu toàn diện. Lúc này, bạn có thể đặt ra mục tiêu chung cho công ty và các mục tiêu cụ thể hơn cho từng nhóm, từng bộ phận.
Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết
Tái cấu trúc là gì và tại sao bạn cần lên kế hoạch chi tiết? Hãy tưởng tượng tái cấu trúc giống một chuyến đi xa. Đến một nơi xa lạ không có bản đồ chi tiết khiến bạn dễ lạc đường. Trong tái cấu trúc, kế hoạch chính là bản đồ, là kim chỉ nam, là sự hộ tống của hướng dẫn viên giúp bạn đi đúng hướng tiến tới mục đích đã đặt ra.
Bạn không thể làm mọi thứ cùng lúc, đúng không? Do đó, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên các việc cần làm. Làm việc quan trọng trước, sau đó đến việc ít gấp hơn. Chẳng hạn, nếu công ty đang ngập trong nợ, bạn hãy tái cấu trúc công nợ trước.
Bước 3: Phương thức tiếp cận
Tùy thuộc vào tình hình thực tế và mục tiêu mong muốn, doanh nghiệp có thể chọn một trong số các con đường sau:
- Tái cấu trúc hỗn hợp là kết hợp giữa cắt giảm chi phí hợp lý và sắp xếp lại tổ chức sao cho gọn gàng, hiệu quả hơn.
- Liên doanh hoặc hợp tác chiến lược là bắt tay với đối tác để cùng chia sẻ nguồn lực, kinh nghiệm và thị trường.
- Sáp nhập và mua lại (M&A) giúp bạn mở rộng quy mô một cách nhanh chóng.
- Chuyển giao công nghệ là đưa công nghệ hiện đại vào để nâng cấp hoạt động.
- Phát triển mới là tự xây dựng một hướng đi hoàn toàn khác, từ sản phẩm đến thị trường.
Hãy dành thời gian đánh giá tình hình công ty hiện tại để chọn phương thức phù hợp. Tái cấu trúc là một quá trình lâu dài nên bạn hãy chia nhỏ công việc, giải quyết từng phần một thay vì ôm đồm tất cả cùng lúc.
Bước 4: Triển khai kế hoạch
Đã đến lúc “xắn tay áo” để thực hiện. Trước tiên, hãy thành lập một ban chỉ đạo tái cấu trúc. Đây sẽ là “bộ não” dẫn dắt toàn bộ quá trình, đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng. Họ sẽ chia nhỏ và phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân để mọi người biết nhiệm vụ cụ thể mình cần hoàn thành là gì.
Mỗi khi hoàn thành xong một khâu, một nhiệm vụ, hãy dành thời gian để đánh giá xem nó có hiệu quả không. Chẳng hạn, nếu bạn vừa tinh gọn quy trình sản xuất, hãy kiểm tra xem chi phí đã giảm chưa, thời gian có được rút ngắn không hay nhân viên gặp phải khó khăn gì trước sự thay đổi. Từ đó, ban chỉ đạo sẽ sửa chữa những chỗ chưa ổn.
Bước 5: Vận hành hệ thống mới
Đây là lúc bạn đưa hệ thống mới mà mình dày công thực hiện, sửa chữa vào tái cấu trúc. Đừng mong đợi nó hoạt động hoàn hảo ngay từ đầu bởi bạn sẽ cần điều chỉnh không ít thì nhiều chỗ.
Tiếp theo, đừng quên đội ngũ nhân viên – những người sẽ trực tiếp “vận hành cỗ máy” này. Doanh nghiệp cần đào tạo để họ nắm được cách sử dụng hệ thống mới.
Các công cụ hỗ trợ tái cấu trúc hiệu quả
Phân tích SWOT phiên bản 4.0
SWOT hoạt động như một chiếc kính lúp, giúp bạn thấy rõ mình mạnh ở đâu, yếu chỗ nào và từ đó biết tái cấu trúc cái gì. Ví dụ, nếu điểm yếu là “quy trình chậm chạp” mà cơ hội là “công nghệ mới”, bạn có thể xem xét đưa trí tuệ nhân tạo vào, giúp nhân viên làm những nhiệm vụ lặp đi lặp lại để họ tập trung vào công việc sáng tạo.
S (Strengths: điểm mạnh): Doanh nghiệp đang có những lợi thế cạnh tranh nào?
W (Weaknesses: điểm yếu): Những vấn đề nào đang cản trở sự phát triển của doanh nghiệp?
O (Opportunities: cơ hội): Xu hướng thị trường nào đang có lợi cho doanh nghiệp?
T (Threats: thách thức): Những yếu tố bên ngoài nào sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp?
Mô hình 7S của McKinsey
Tiếp theo, hãy nghĩ tổ chức của bạn là một đội bóng. Để đưa bóng vào lưới, các thành viên trong đội phải phối hợp với nhau. Mô hình 7S của McKinsey giúp bạn kiểm tra sự ăn ý của đội ngũ:
- Strategy (Chiến lược): Kế hoạch của bạn là gì?
- Structure (Cơ cấu): Cách tổ chức được sắp xếp ra sao? Ai báo cáo cho ai?
- Systems (Hệ thống): Bạn đang áp dụng quy trình, công cụ nào để giúp công việc trơn tru hơn?
- Shared Values (Giá trị chung): Niềm tin chung của mọi người trong tổ chức là gì?
- Skills (Kỹ năng): Đội ngũ của bạn giỏi cái gì? Cần đào tạo thêm kỹ năng gì?
- Style (Phong cách): Lãnh đạo quản lý đội ngũ như thế nào? Thoải mái hay nghiêm khắc?
- Staff (Nhân sự): Bạn đã được thể hiện đúng khả năng chuyên môn ở đúng vị trí chưa?
Balanced Scorecard (BSC)
BSC giúp bạn đặt mục tiêu và đo lường kết quả cụ thể thông qua 4 góc nhìn sau:
- Tài chính: Tái cấu trúc có giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và giảm chi phí không? Ví dụ, nó có giúp bạn đạt mục tiêu “tăng doanh thu 10%”?
- Khách hàng: Khách hàng thu được lợi ích gì? Doanh nghiệp có thể đo mức độ hài lòng của họ hoặc đếm số khách hàng mới.
- Quy trình nội bộ: Công việc nội bộ có trơn tru công? Ví dụ, bạn có thành công rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 5 ngày xuống 3 ngày không?
- Học hỏi và phát triển: Đội ngũ có tiến bộ không? Chẳng hạn, công ty đã tổ chức bao nhiêu khóa đào tạo và họ đã học được kỹ năng gì mới?
Case study
Hành trình tái cấu trúc của L&T Ltd – Giải phóng tiềm năng, cùng nhau phát triển
Bước đi thông minh
L&T quyết định tách bộ phận xi măng thành một công ty riêng biệt, đặt tên là Công ty TNHH Xi măng Ultratech. Thay vì giữ lại, họ chuyển giao “đứa con” này cho Grasim Industries, một thành viên của tập đoàn Aditya Birla. Đây là một nước cờ đôi bên cùng có lợi.
L&T và Grasim Industries nhận được lợi ích gì?
Sau khi “gửi gắm” bộ phận xi măng, L&T không chỉ nhận được giá trị thực tế từ tài sản này mà còn có thể dồn toàn lực vào những gì họ giỏi nhất là kỹ thuật và xây dựng. Về phía Grasim, họ thành công “nâng cấp” chính mình mà không cần xây dựng mọi thứ từ đầu.
Tập đoàn JIC mua lại JSR để củng cố chuỗi cung ứng chip tại Nhật
Hành động
Vào năm 2023, JIC – một quỹ đầu tư được Chính phủ Nhật Bản hậu thuẫn đã mua lại JSR với mục tiêu tái cấu trúc ngành sản xuất vật liệu bán dẫn.
Kết quả
Nhờ sự hỗ trợ tài chính từ JIC, JSR có thể tập trung nguồn lực để cải thiện chất lượng vật liệu bán dẫn. Trước khi JSR chính thức công bố, những tin đồn về việc mua lại đã làm giá cổ phiếu của JSR tăng vọt 21,64%, chạm mức 3.934 yen – một con số ấn tượng khiến nhiều người chú ý.
Chỉ số vàng đo lường hiệu quả tái cấu trúc
Nếu bạn muốn biết quá trình tái cấu trúc có hiệu quả không, hãy đo lường kết quả bằng chỉ số ROI (Return on Investment)
ROI = (lợi nhuận ròng/ chi phí đầu tư) x 100%
Trong đó:
- Lợi nhuận ròng là số tiền lời bạn thật sự bỏ túi sau khi đã trừ hết mọi chi phí từ tổng doanh thu.
- Chi phí đầu tư là toàn bộ số tiền bạn đã chi cho quá trình tái cấu trúc.
ROI giúp bạn đo lường xem mỗi đồng bạn chi ra có mang lại lợi nhuận như mong đợi không nên chỉ số ROI cao chứng tỏ tái cấu trúc hiệu quả.
Yếu tố pháp lý doanh nghiệp FDI cần lưu ý khi tái cấu trúc
Doanh nghiệp FDI muốn tái cấu trúc cần để ý đến luật pháp Việt Nam để mọi thứ được suôn sẻ.
- Đầu tiên, bạn cần nắm rõ luật doanh nghiệp và đầu tư, đặc biệt là các quy định về mua bán, sáp nhập hay tỷ lệ sở hữu nước ngoài theo cam kết quốc tế.
- Đừng quên làm đúng thủ tục như đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh hay báo cáo cơ quan quản lý.
- Điều quan trọng nhất là các bên phải tự nguyện, không ép buộc, để bảo vệ quyền lợi của mọi người.
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang biến động mạnh mẽ, các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và học hỏi không ít thì nhiều để thích nghi với sự thay đổi này. Nếu không, bạn rất dễ bị tụt hậu, bị bỏ lại phía sau. Đó là lý do bạn cần biết tái cấu trúc là gì để áp dụng.
