Để bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ cần phải khắc dấu doanh nghiệp. Vậy quy định con dấu doanh nghiệp ra sao? Để đảm bảo tuân thủ các quy định về con dấu công ty và tiến hành chuẩn bị, khắc dấu tuân thủ đúng quy định hiện hành mời bạn theo dõi ngay hướng dẫn chi tiết phía dưới đây nhé!
Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu là đại diện pháp lý của doanh nghiệp đó, có chức năng xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được quy định theo pháp luật.
Xem thêm: Thành lập công ty TNHH cần bao nhiêu vốn?
Quy định con dấu doanh nghiệp: Những thay đổi mới nhất 2025
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, việc sử dụng con dấu là bắt buộc và doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan công an trước khi sử dụng. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 đã đánh dấu một bước tiến mới trong việc quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động kinh doanh. Luật cho phép doanh nghiệp tự quyết định về loại hình, số lượng và nội dung con dấu bao gồm cả khắc và chữ ký số, giúp linh hoạt hơn trong việc thực hiện các giao dịch.
Cụ thể, theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp được quy định như sau:
- Con dấu có thể bao gồm dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu điện tử dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức, cũng như nội dung con dấu cho công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc.
- Quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hay đơn vị khác có dấu tự quy định. Doanh nghiệp phải sử dụng con dấu theo quy định pháp luật trong các giao dịch.
Quy định con dấu doanh nghiệp mới nhất theo Luật Doanh nghiệp 2020 không chỉ tạo ra sự linh hoạt cho các tổ chức trong việc sử dụng con dấu mà còn đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch thương mại.
Như vậy thay vì phải tuân thủ các quy định bắt buộc thì hiện nay doanh nghiệp đã được mở rộng quyền tự quyết con dấu công ty:
- Tự quyết về hình thức: Doanh nghiệp có thể thiết kế con dấu mang đậm bản sắc thương hiệu, miễn là thể hiện được tên và mã số doanh nghiệp.
- Tự quyết về số lượng: Một công ty có thể sở hữu nhiều con dấu cho các mục đích khác nhau (dấu công ty, dấu chi nhánh, dấu phòng ban nếu được ủy quyền).
- Tự quyết về nội dung: Ngoài tên và mã số doanh nghiệp bắt buộc, các thông tin khác là tùy chọn.
- Tự quyết về quy chế quản lý nội bộ: Đây là điểm mấu chốt để quản lý rủi ro. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy chế rõ ràng về việc ai được giữ dấu, sử dụng trong trường hợp nào, và quy trình đóng dấu ra sao.
Phân biệt chữ ký số và con dấu truyền thống
Trong bối cảnh giao dịch điện tử lên ngôi chữ ký số được coi là một hình thức dấu của doanh nghiệp. Vậy nên các quy định con dấu doanh nghiệp bạn cũng cần phải hiểu về chữ ký số.
Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Theo căn cứ quy định nêu trên thì dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử cũng là dấu của doanh nghiệp.
Trong đó, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
(1) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
(2) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng theo quy định.
(3) Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Khi nào sử dụng con dấu và khi nào sử dụng chữ ký số?
Những quy định con dấu doanh nghiệp mới nhất không có yêu cầu bắt buộc về các trường hợp sử dụng con dấu hay chữ ký số. Tuy nhiên để đảm bảo tối ưu hiệu quả và sự thuận tiện trong việc thực hiện các giao dịch, doanh nghiệp nên:
- Ưu tiên sử dụng Chữ ký số: Cho mọi giao dịch trực tuyến với cơ quan nhà nước, ký kết hợp đồng điện tử, và các văn bản nội bộ dạng số.
- Bắt buộc sử dụng Con dấu vật lý: Trong các giao dịch yêu cầu bản gốc, văn bản giấy tờ cứng, hoặc trong một số trường hợp đặc biệt với đối tác nước ngoài vẫn ưa chuộng hình thức truyền thống.
Có thể thấy, cho đến thời điểm hiện tại chữ ký số không thay thế hoàn toàn con dấu vật lý. Hai công cụ này đang song hành, bổ sung cho nhau trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Giá trị pháp lý của con dấu trong giao dịch
Nhiều người vẫn băn khoăn: “Hợp đồng không có con dấu, chỉ có chữ ký của người đại diện pháp luật thì có hiệu lực không?”
Theo quy định hiện hành, chữ ký của người đại diện theo pháp luật là yếu tố then chốt xác lập hiệu lực của giao dịch. Con dấu mang tính chất xác nhận, khẳng định tính chính thống của văn bản xuất phát từ doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều đối tác, ngân hàng, hoặc cơ quan vẫn yêu cầu văn bản phải có cả chữ ký và con dấu để đảm bảo tính trang trọng và đầy đủ. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng cả hai để đảm bảo giao dịch được thông suốt.
Hướng dẫn thủ tục thông báo mẫu con dấu (nếu có)
Khi thành lập một doanh nghiệp mới thì công ty, doanh nghiệp cần tiến hành thông báo mẫu dấu mới có thể bắt đầu bước vào hoạt động sản xuất, kinh doanh chính thức.
Thủ tục thông báo mẫu dấu công ty được thực hiện như sau:
- Thiết kế và khắc dấu: Doanh nghiệp tự do lựa chọn đơn vị khắc dấu để tạo ra con dấu theo đúng thiết kế mong muốn.
- Thông báo mẫu con dấu: Sau khi có con dấu, doanh nghiệp thông báo mẫu con dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Thủ tục này được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Sử dụng: Doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu ngay sau khi khắc mà không cần chờ sự chấp thuận của cơ quan công an như trước đây. Việc thông báo sau đó chỉ nhằm mục đích công khai thông tin.
Trên đây là trọn bộ những quy định con dấu doanh nghiệp mới nhất hiện nay. Việc nắm vững những quy định này giúp cho các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp FDI có thể vận hành trơn tru và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Trong một môi trường số hóa mạnh mẽ hiểu rõ về con dấu doanh nghiệp và chữ ký số (hình thức mới của con dấu) chính là chìa khóa để nâng cao hiệu quả và bảo vệ an toàn pháp lý cho mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Bạn còn thắc mắc, câu hỏi nào cần giải đáp về con dấu doanh nghiệp hay mong muốn cập nhật nhanh chóng, sớm nhất những quy định con dấu doanh nghiệp hiện hành. Hãy liên hệ ngay hotline: 081 489 4789 để chuyên gia từ KMC tư vấn, giải đáp, hướng dẫn bạn một cách chi tiết, tận tâm và chuẩn xác nhất.
Xem thêm: Cách kiểm tra lý lịch nhân viên để tìm kiếm ứng viên tài năng!
