Hướng Dẫn Chọn Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Doanh Nghiệp FDI Từ A-Z

Lựa chọn và bổ nhiệm đúng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp FDI không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp hoạt động kinh doanh của bạn ổn định, giảm thiểu rủi ro. Bởi vị trí này không đơn thuần là một cái tên trên giấy phép mà đó là “gương mặt pháp lý”, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hành vi của doanh nghiệp. Trong bài viết này, KMC sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện từ khái khái niệm đến chiến lược, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa cơ cấu quản trị.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì?

Theo Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Người này có tư cách yêu cầu giải quyết sự việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Đơn giản mà nói, người đại diện sẽ có 3 vai trò sau:

“Cánh tay pháp lý” trong mọi giao dịch

Đây là người trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, thương mại, vay vốn ngân hàng hoặc thực hiện các thỏa thuận nhân danh công ty. Chữ ký của họ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ ràng buộc lên toàn bộ doanh nghiệp.

“Tiếng nói pháp lý” trước cơ quan tài phán

Khi phát sinh tranh chấp, người đại diện theo pháp luật chính là nguyên đơn hoặc bị đơn đại diện cho doanh nghiệp trước Tòa án, Trọng tài. Họ sẽ chịu trách nhiệm trình bày, cung cấp chứng cứ và thực hiện các phán quyết.

“Đầu mối trách nhiệm” với cơ quan nhà nước

Họ là người đại diện làm việc với các cơ quan như Thuế, Hải quan, Kế hoạch và Đầu tư, Bảo hiểm xã hội. Mọi thông báo, quyết định xử phạt (nếu có) cũng sẽ gửi đến vị trí này để họ chịu trách nhiệm.

Phân biệt người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp FDI và Giám đốc/Tổng giám đốc

Tiêu chí so sánh	Người đại diện theo pháp luật (NDDTPL)	Giám đốc/Tổng giám đốc
Bản chất và cơ sở pháp lý	Là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, được quy định bắt buộc trong Luật Doanh nghiệp. Là “gương mặt pháp lý” đại diện cho công ty trước pháp luật	Là người đại diện theo ủy quyền, được Hội đồng thành viên/Quản trị bổ nhiệm để điều hành hoạt động kinh doanh.
Nguồn gốc Quyền hạn	Phát sinh trực tiếp từ quy định của pháp luật (Luật Doanh nghiệp 2020)	Phát sinh từ quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động và ủy quyền của cơ quan chủ quản (Chủ sở hữu/HĐQT)
Trách nhiệm chính	Trách nhiệm pháp lý tối cao: chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hành vi của doanh nghiệp. Là người đại diện với tư cách nguyên đơn, bị đơn trước Tòa án, Trọng tài.	Trách nhiệm điều hành và kinh doanh: chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động, lợi nhuận và thực hiện các nghị quyết, kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.
Phạm vi quyết định	Quyết định các vấn đề pháp lý mang tính bản lề như ký kết hợp đồng, vay vốn ngân hàng, quyết định đầu tư lớn (nếu được ủy quyền).	Quyết định các vấn đề điều hành hàng ngày như ban hành quy chế nội bộ, điều hành nhân sự, phê duyệt các giao dịch thông thường, triển khai chiến lược kinh doanh.
Số lượng	Công ty có thể có một hoặc nhiều NDDTPL (theo Luật Doanh nghiệp 2020)	Thông thường, công ty chỉ có một Giám đốc/Tổng giám đốc điều hành.
Điều kiện bắt buộc đặc thù (FDI)	Phải thường trú tại Việt Nam.	Không bắt buộc thường trú tại Việt Nam. Có thể là người nước ngoài thường xuyên đi lại hoặc làm việc từ xa (nếu được cho phép).
Tính kiêm nhiệm thực tế	Trong nhiều công ty TNHH một thành viên FDI, người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp thường kiêm nhiệm luôn chức vụ Giám đốc/Tổng giám đốc để tối ưu quyền lực và thủ tục.	Tại các công ty cổ phần hoặc tập đoàn lớn, hai vị trí này thường được tách bạch để tăng cường kiểm soát, giám sát và minh bạch.

Chiến lược lựa chọn người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp FDI

Bước 1: Đảm bảo nền tảng pháp lý vững chắc

Trước tiên, ứng viên bắt buộc phải đáp ứng các điều kiện cứng của Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020:

Đủ năng lực hành vi dân sự

Bạn phải là công dân từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Không thuộc diện bị cấm

Bạn không phải là đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp như cán bộ, công chức, người đang chấp hành án phạt tù, người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ. Doanh nghiệp FDI cần lưu ý yêu cầu Phiếu lý lịch tư pháp khi cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu.

Không bị khóa mã số thuế cá nhân

Ứng viên không thuộc diện bị khóa mã số thuế do nợ thuế cá nhân hoặc liên quan đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp cũ mà bạn đại diện.

Thường trú tại Việt Nam

Điểm này rất quan trọng và cũng là thách thức với nhiều doanh nghiệp FDI. Bạn phải cư trú ổn định tại Việt Nam để ký kết văn bản, làm việc với cơ quan chức năng kịp thời. Nếu cử chuyên gia nước ngoài, bạn phải đảm bảo giấy phép lao động và thẻ tạm trú có giá trị đủ dài.

Bước 2: Định hình mô hình phù hợp với cấu trúc sở hữu

Đối với công ty 100% vốn nước ngoài (WFOE)

Xu hướng phổ biến là bổ nhiệm giám đốc điều hành là người nước ngoài kiêm nhiệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Mô hình này tập trung quyền lực, đẩy nhanh tốc độ ra quyết định.

Tuy nhiên, nếu giám đốc là người nước ngoài khó đáp ứng điều kiện thường trú hoặc công ty muốn tăng cường kiểm soát, có thể bổ nhiệm người đại diện là người Việt Nam có năng lực trong khi giám đốc nước ngoài nắm quyền điều hành. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp luôn có “gương mặt pháp lý” sẵn sàng tại chỗ.

Đối với Công ty Liên doanh (Joint Venture)

Đây là vị trí tranh chấp giữa các bên, nên để cân bằng quyền lực, bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải được quy định rõ ràng trong Hợp đồng Liên doanh/ Điều lệ công ty.

Trong trường hợp này, giải pháp hiệu quả nhất là sử dụng quy định có nhiều NDDTPL của luật Doanh nghiệp 2020. Mỗi bên liên doanh có thể cử một đại diện với phạm vi và quyền hạn được phân định rõ ràng.

Bước 3: Đánh giá năng lực cá nhân và yếu tố văn hóa

Ứng viên lý tưởng cho doanh nghiệp FDI cần hội tụ các yếu tố sau:

• Thông thạo Pháp luật và môi trường kinh doanh Việt Nam
• Kỹ năng ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nhật) và văn hóa (Việt và của công ty mẹ) để đảm bảo truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời.
• Có uy tín và mạng lưới mối quan hệ

Chọn người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện pháp lý và chiến lược sẽ giúp bộ máy quản trị của bạn ngày càng vững mạnh. Trường hợp bạn cần thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể liên hệ với KMC.

Xem thêm: Quy trình, hồ sơ, thủ tục giải thể doanh nghiệp: hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp FDI