Hướng Dẫn Chế Độ Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh (Cập Nhật Mới Nhất)
do KMC Consulting Company Limited
Tóm tắt dễ hiểu các quy định và cách tổ chức sổ sách – chứng từ cho hộ/cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai, kèm bảng biểu tra cứu nhanh.
I. Ai phải thực hiện chế độ kế toán?
Đối tượng áp dụng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Theo Điều 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC, chế độ kế toán áp dụng cho hộ/cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:
- Hộ/cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).
- Hộ/cá nhân kinh doanh quy mô lớn: doanh thu và lao động từ mức cao nhất của tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên.
- Trường hợp chưa bắt buộc nhưng có nhu cầu vẫn được khuyến khích áp dụng để quản trị tốt hơn và minh bạch nghĩa vụ thuế.
Lộ trình bỏ thuế khoán và chuyển sang kê khai
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15, lộ trình được nêu như sau:
- Từ 01/06/2025: Hộ/cá nhân có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên đang nộp thuế khoán phải chuyển sang kê khai.
- Từ 01/01/2026: Xóa bỏ phương pháp thuế khoán; hộ kinh doanh cá thể chuyển sang kê khai.
- Từ năm 2026: ngưỡng doanh thu miễn thuế GTGT và TNCN của hộ kinh doanh được nêu trong luật sửa đổi là 500 triệu đồng/năm.
Chuẩn bị chứng từ – sổ sách sớm sẽ giúp hộ kinh doanh chuyển đổi thuận lợi, giảm rủi ro sai sót khi cơ chế thuế thay đổi.
Bảng 1. Mẫu sổ theo nhóm doanh thu (tham khảo)
Để quản lý thuế và hỗ trợ hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn – sổ sách, cơ quan thuế dự kiến phân nhóm theo doanh thu năm như bảng dưới đây:
II. Tổ chức công tác kế toán cho hộ/cá nhân kinh doanh
Theo Điều 3 Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ/cá nhân kinh doanh có thể tổ chức công tác kế toán theo hướng linh hoạt sau:
- Tự quyết định người làm kế toán (người thân hoặc người thuê), miễn có hiểu biết nghiệp vụ.
- Được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88 hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ, tùy nhu cầu và đặc điểm hoạt động.
- Bảo quản – lưu trữ tài liệu kế toán để phục vụ nghĩa vụ thuế và quản lý (vận dụng Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP).
Chế độ kế toán khi nộp thuế theo phương pháp kê khai
1. Chứng từ kế toán
Danh mục chứng từ kế toán thường dùng (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC):
Ghi chú: Việc lập chứng từ thực hiện theo đúng biểu mẫu và hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Nội dung bắt buộc trên chứng từ
Chứng từ kế toán cần thể hiện tối thiểu các nội dung sau:
- Tên chứng từ và số hiệu.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của cá nhân/tổ chức lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của cá nhân/tổ chức nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá, số tiền; riêng chứng từ thu/chi cần ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và người liên quan.
- Các nội dung khác (nếu từng loại chứng từ có yêu cầu).
Nguyên tắc lập, ký và lưu trữ chứng từ
- Mỗi nghiệp vụ phát sinh phải lập chứng từ và chỉ lập 1 lần.
- Lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo mẫu.
- Không viết tắt; không tẩy xóa/sửa chữa; dùng bút mực; ghi liên tục; chỗ trống gạch chéo.
- Nếu viết sai: hủy bằng cách gạch chéo chứng từ sai.
- Lập đủ số liên theo quy định.
- Người ký chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ.
- Chứng từ điện tử phải được mã hóa và đảm bảo an toàn, bảo mật trong quá trình gửi/nhận và lưu trữ.
2. Sổ kế toán
Danh mục sổ kế toán áp dụng (theo Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC)
Nội dung tối thiểu của sổ kế toán
Mỗi sổ kế toán cần có các thông tin cơ bản sau:
- Tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh.
- Tên sổ và ngày, tháng, năm ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ phát sinh.
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ (nếu áp dụng).
- Chữ ký người lập sổ và người đại diện theo pháp luật của hộ/cá nhân kinh doanh.
- Đóng dấu giáp lai từng trang (nếu có con dấu) và đánh số trang.
Mở sổ, khóa sổ và ghi sổ
- Mở sổ: đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đối với hộ/cá nhân mới thành lập.
- Khóa sổ: cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo và trong các trường hợp theo quy định pháp luật.
- Ghi sổ: theo trình tự thời gian; đầy đủ, liên tục; bám sát chứng từ kế toán.
- Thông tin ghi sổ phải trung thực, đầy đủ và chính xác.
- Có thể ghi sổ bằng phương tiện điện tử, nhưng phải tuân thủ đầy đủ quy định về sổ kế toán.
Lưu trữ và sửa sổ
- Sau khi khóa sổ, in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển theo từng kỳ kế toán năm.
- Nếu chỉ lưu trữ điện tử: phải tra cứu được trong thời hạn lưu trữ và đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.
- Sửa sổ kế toán: thực hiện theo Điều 27 Luật Kế toán 2015.
3. Các biểu mẫu tờ khai sử dụng trong khai thuế đối với hộ kinh doanh
- Mẫu 01/CNKD: Tờ khai thuế GTGT và TNCN cho cá nhân kinh doanh
- Mẫu 01-1/BK-HĐKD: Bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng cho tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân.
- Mẫu 01-2/BK-HĐKD: Phụ lục bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ
- Mẫu 01/TKN-CNKD: Tờ khai thuế năm (áp dụng đối với cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp, hoạt động kinh doanh khác chưa khấu trừ, nộp thuế trong năm)
- Mẫu 01/TTS: Dành cho cá nhân cho thuê tài sản
- Mẫu 01-1/BK-TTS: Bảng kê cho thuê tài sản lần đầu theo hợp đồng
- Mẫu 05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN - Kê khai thay cho lao động
- Mẫu 05/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế TNCN - Kê khai thay cho lao động
III. Doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế GTGT và TNCN
Theo Điều 6 Thông tư 88/2021/TT-BTC, doanh thu – chi phí – nghĩa vụ thuế được xác định theo quy định của pháp luật về thuế.
Cách xác định doanh thu, chi phí để tính thuế TNCN và thuế GTGT thực hiện theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Kỳ kê khai và thời hạn nộp
Theo Điều 11 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ/cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai có thể lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý.
Tiêu chí xác định kỳ kê khai căn cứ Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP:
- Kê khai theo tháng nếu tổng doanh thu năm trước > 50 tỷ đồng.
- Kê khai theo quý nếu tổng doanh thu năm trước ≤ 50 tỷ đồng.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
- Khai theo tháng: chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Khai theo quý: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
Lưu ý: Hộ kinh doanh mới thành lập thường được lựa chọn kê khai theo quý.
Tổng hợp các nghĩa vụ kê khai thuế trong năm, hộ kinh doanh thực hiện như sau:
- Thuế môn bài được miễn từ năm 2026
- Hàng quý/tháng nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN theo mẫu 01/CNKD
- Hàng quý/tháng nộp tờ khai thuế TNCN cho lao động trong HKD theo mẫu 05/KK-TNCN
- Trong năm nếu phát sinh cho thuê tài sản (thuê nhà, mặt bằng,…) thì kê khai mẫu 01/TTS hoặc nếu phát sinh kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử thì kê khai mẫu 01/CNKD-TMĐT
- Cuối năm, hộ kinh doanh chỉ thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động theo mẫu 05/QTT-TNCN
Các vấn đề khác mà hộ kinh doanh cần chú ý:
- Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 mở rộng đối tượng, theo đó chủ hộ kinh doanh đăng ký và nộp thuế theo phương pháp kê khai có nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc (gồm ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất) với mức đóng 29,5%
Đồng thời phải đóng BHXH bắt buộc cho người lao động làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ 1 tháng trở lên với mức đóng 32%. Trong đó:
- Mức đóng BHXH hộ kinh doanh: 21,5%
- Mức đóng BHXH của NLĐ (hộ kinh doanh khấu trừ vào lương của NLĐ): 10.5%
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai không phải quyết toán thuế theo ( Điều 5, Thông tư 40/2021/TT-BTC )
- Đối với hộ kinh doanh công ty không thực hiện quyết toán thuế TNCN đối với chủ hộ mà chỉ thực hiện quyết toán cho người lao động.
- Hiện tại chưa có quy định về nghĩa vụ hộ kinh doanh phải thực hiện báo cáo thống kê cho Cục thống kê.
- Hộ kinh doanh phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm (nếu có sử dụng lao động) cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
Phụ lục tham khảo: Phân nhóm quản lý theo doanh thu năm (dự kiến)
Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc dịch vụ tư vấn thuế, liên quan, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.
Website: https://kmc.vn/
Hotline: +84 81 489 4789 hoặc +84 91 988 9331
Email: info@kmc.vn
