Công văn số 526/BHXH-QLT ngày 20/06/2025 của Bảo hiểm xã hội khu vực XXVII hướng dẫn đăng kí kê khai BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLD-BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

1. Phân cấp quản lý các đơn vị sử dụng lao động:

Khi đơn vị thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh sang địa bàn khác (quận/huyện/thị xã/tỉnh/thành phố): chậm nhất 3 tháng kể từ ngày đăng ký thay đổi trụ sở kinh doanh phải thông báo với cơ quan BHXH nơi đang tham gia để chuyển địa bàn theo quy định, trường hợp đơn vị không thông báo chuyển địa bàn thì cơ quan BHXH nơi đơn vị đang tham gia sẽ giảm thu BHXH và phối hợp với cơ quan BHXH nơi đơn vị có địa chỉ trú đóng theo Giấy phép đăng ký kinh doanh mới để lập thủ tục chuyển nơi tham gia.

2. Đối tượng, mức đóng, phương thức đóng:

• Người lao động đồng thời có từ 02 hợp đồng lao động (HĐLĐ) trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHYT, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHTNLĐ-BNN theo từng HĐLĐ.(Quy định tại khoản 4, Điều 13, Nghị định số 143/2018/NĐ-CP).
• Người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên như người lao động làm việc tại các công ty xây dựng, nhà hàng, bảo vệ… thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN. (Quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 2, Luật BHXH số 41/2024/QH15).

• Đối tượng quy định tại các điểm a, b, c, d và khoản 1 và khoản 2 Điều 2 của Luật BHXH mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì người lao động không phải đóng BHXH tháng đó, trừ trường hợp người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận về việc có đóng BHXH cho người lao động tháng đó với tỷ lệ đóng bằng căn cứ đóng BHXH thông thường.(Quy định tại khoản 5, Điều 33, Luật BHXH số 41/2024/QH15).

• Trường hợp trong tháng đến làm việc hoặc trong tháng đến trở lại làm việc mà người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn phải đóng BHXH của tháng đó.(Quy định tại khoản 6, Điều 33, Luật BHXH số 41/2024/QH15).

• Đối tượng chủ hộ kinh doanh và người quản lý điều hành không hưởng tiền lương: Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu cử của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.

* BHXH khu vực XXVII sẽ hướng dẫn bổ sung ngay khi có Nghị định và Hướng dẫn từ trung ương.

• Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn ít nhất đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng, từ ngày 01/7/2025 thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc. Đề nghị đơn vị rà soát, nếu người lao động chưa tham gia thì lập hồ sơ tham gia BHXH, BHYT; trường hợp đang tham gia BHXH thì đăng ký tham gia thêm BHYT.

3. Quy định về chậm đóng (trong vòng 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn), trốn đóng (sau 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn)

Xử lý hành vi chậm đóng, trốn đóng thực hiện theo đúng quy định tại Điều 38, 39, 40, 41 Luật BHXH và Điều 48a, 48b, 49 Luật BHYT.

4. Quy định về cấp và quản lý sổ BHXH

4.2. Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH.

Khi người lao động nghỉ việc, dừng đóng, đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600.

- Trường hợp đơn vị chậm đóng tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, đơn vị có trách nhiệm nộp đủ số tiền chậm đóng và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.

5. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHXH:

5.2. Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu vào 15 ngày đầu của tháng đầu quý.

5.3. Cơ quan BHXH không cấp thẻ giấy cho người tham gia, khi đi khám chữa bệnh người tham gia sử dụng hình ảnh thẻ trên ứng dụng VSSID hoặc VNEID hoặc CCCD để xuất trình cho cơ sở khám chữa bệnh.

5.5. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó.

Ví dụ: Người lao động thôi việc 28/01/2025, đơn vị báo giảm vào ngày 01/02/2025 thì đóng BHYT hết tháng 2/2025; không đóng BHXH, BHTN tháng 2/2025.

5.6. Đơn vị thông báo cho người lao động thôi việc nếu không thuộc đối tượng tham gia BHYT bắt buộc khác thì đăng ký tham gia BHYT hộ gia đình để được khám chữa bệnh và đảm bảo quyền lợi tham gia 5 năm liên tục theo quy định của Luật BHYT.

6. Thời hạn khai báo hồ sơ:

6.1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động theo quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (trừ đối tượng tại điểm m, n Khoản 1 Điều 2).

6.2. Đơn vị nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng kịp thời (chậm nhất ngày 28 hằng tháng*), không để dồn vào những ngày cuối cùng của tháng. Đối với đơn vị lớn, phát sinh tăng giảm trong tháng nhiều thì thực hiện nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác), chuyển nộp tiền chậm nhất ngày cuối cùng của tháng.