Chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp –
Hướng đi cần cân nhắc cho sự phát triển lâu dài

do KMC Consulting Company Limited

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sang doanh nghiệp là xu hướng phổ biến trong bối cảnh nhiều cá nhân, hộ gia đình muốn mở rộng quy mô và tiếp cận thị trường chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi, cần hiểu rõ quy trình pháp lý, những lợi ích được hưởng và cả các nghĩa vụ phát sinh sau khi chuyển đổi.

1. Cơ sở pháp lý

Việc chuyển đổi được quy định tại:

  • Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;
  • Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
  • Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2017;
  • Nghị định 80/2021/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

2. Thủ tục chuyển đổi

Để chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, cần thực hiện các bước:

  • Chuẩn bị hồ sơ gồm: giấy chứng nhận hộ kinh doanh, đăng ký thuế, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ tùy thân của đại diện pháp luật, ủy quyền nếu có…
  • Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính nơi đặt trụ sở chính, hoặc qua mạng tại: dangkykinhdoanh.gov.vn
  • Thời gian giải quyết: khoảng 5–7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi có giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện ngay những việc sau:

  • Khắc con dấu pháp nhân.
  • Làm bảng hiệu công ty.
  • Mua chữ ký số.
  • Mở tài khoản ngân hàng.
  • Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
  • Nộp tờ khai lệ phí môn bài.
  • Mua và thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
  • Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
  • Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn.

>>  Liên hệ ngay với KMC để được tư vấn !

4. Những điểm cần lưu ý sau khi chuyển đổi

  • Về mã số thuế: Doanh nghiệp được cấp mã số thuế mới, còn mã số thuế cũ của hộ kinh doanh sẽ hết hiệu lực và trở thành mã số thuế cá nhân.
  • Về nghĩa vụ thuế:

Trước khi chuyển đổi thành doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế.

Nếu hộ kinh doanh không hoàn thành nghĩa vụ thuế thì:

  • Doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ;
  • Trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hộ kinh doanh) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh.

5. Lợi ích khi trở thành doanh nghiệp

  • Được công nhận là pháp nhân, có tư cách pháp lý rõ ràng, dễ dàng ký kết hợp đồng, vay vốn, mở rộng quan hệ hợp tác.
  • Chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
  • Có thể huy động vốn từ cá nhân, tổ chức khác.
  • Được hỗ trợ từ Nhà nước trong 3 năm đầu như: miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp, miễn lệ phí môn bài, tư vấn hồ sơ miễn phí, miễn/giảm thuế TNDN theo chính sách ưu đãi hiện hành...

Lưu ý: Để được hưởng các hỗ trợ này, hộ kinh doanh cần có hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục ít nhất 1 năm trước thời điểm đăng ký doanh nghiệp.

6. Những thách thức cần cân nhắc

Mặc dù chuyển sang mô hình doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm với không ít nghĩa vụ:

  • Phải kê khai và nộp nhiều loại thuế hơn (TNDN, GTGT, môn bài…);
  • Phải tuân thủ chế độ kế toán, báo cáo tài chính, thuê kế toán, mua chữ ký số, phát hành hóa đơn điện tử;
  • Chịu sự quản lý chặt chẽ hơn về lao động, bảo hiểm, phòng cháy chữa cháy, và các thủ tục hành chính khác;
  • Chi phí vận hành và tuân thủ pháp luật có thể tăng đáng kể.

7. Một số câu hỏi thực tiễn thường gặp

❓ Khi nào nên chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp?

👉 Khi quy mô hoạt động mở rộng, cần tuyển dụng thêm lao động, giao dịch với đối tác lớn hoặc tiếp cận nguồn vốn.

❓ Chuyển đổi xong có phải nộp lại toàn bộ thuế từ đầu không?

👉 Không. Chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh cũ trước khi chuyển đổi.

❓ Có cần thuê kế toán ngay sau khi chuyển đổi không?

👉 Có. Vì doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kế toán, báo cáo thuế định kỳ theo quy định.

❓ Có được tiếp tục sử dụng mã số thuế cũ không?

👉 Không. Mã số thuế mới sẽ được cấp cho doanh nghiệp. Mã số cũ trở thành mã số thuế cá nhân của người đại diện.

❓ Muốn được miễn lệ phí môn bài 3 năm thì cần điều kiện gì?

👉 Hộ kinh doanh phải có hoạt động liên tục ít nhất 1 năm trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bạn đang cân nhắc chuyển đổi mô hình kinh doanh?

Hãy để KMC đồng hành cùng bạn – từ tư vấn hồ sơ, soạn thảo hồ sơ đăng ký, đến hỗ trợ khai báo thuế ban đầu sau khi thành lập doanh nghiệp.

Liên hệ với KMC để được tư vấn chi tiết và miễn phí!