Bạn là nhân sự kế toán và đang gặp khó khăn trong việc hạch toán lương. Hay đơn giản là bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về cách hạch toán lương và các khoản trích theo lương để có thể thực hiện hạch toán các khoản mục một cách chuẩn xác và giúp kiểm tra, đối chiếu các số liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả. Trong bài viết này KMC sẽ cung cấp bạn hướng dẫn toàn diện đặc biệt là những lưu ý quan trọng trong việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương cho doanh nghiệp FDI.
Các tài khoản kế toán trọng yếu liên quan đến hạch toán tiền lương
Trước khi đi vào các bút toán cụ thể, bạn sẽ cần hiểu rõ về những tài khoản trọng yếu trong hạch toán lương và các khoản trích theo lương. Các tài khoản chủ đạo bao gồm:
- Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Đây là tài khoản phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khác mà doanh nghiệp còn nợ người lao động. Bên Nợ phản ánh các khoản đã trả, đã ứng; bên Có phản ánh các khoản phải trả cho người lao động.
- Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Tài khoản này là “ngôi nhà chung” cho các khoản trích theo lương. Trong đó, các tiểu khoản quan trọng nhất bao gồm:
-
- TK 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh kinh phí công đoàn được trích lập và sử dụng.
- TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh số BHXH đã trích theo lương và tình hình nộp cho cơ quan bảo hiểm.
- TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tương tự, phản ánh số BHYT đã trích và đã nộp.
- TK 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh số BHTN đã trích và đã nộp.
- TK 3386 – Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: Phản ánh các khoản trích cho bảo hiểm này.
- TK 3389 – Bảo hiểm xã hội phải trả (ốm đau, thai sản): Phản ánh các khoản trợ cấp BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động.
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phần lớn chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp (Hành chính, Nhân sự, Kế toán) được tập hợp vào tài khoản này, cụ thể là TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý.
Xem thêm: Các hình thức trả lương được áp dụng phổ biến hiện nay!
Tỷ lệ trích các khoản theo lương mới nhất áp dụng cho doanh nghiệp FDI
Việc cập nhật tỷ lệ trích các khoản theo lương là bước đầu tiên và bắt buộc để đảm bảo tính tuân thủ cho các bước hạch toán lương. Dưới đây là tỷ lệ áp dụng tính trên tổng quỹ lương đóng BHXH (theo quy định tại các văn bản luật hiện hành):
|
Khoản trích |
Người sử dụng lao động (Doanh nghiệp FDI) | Người lao động |
Ghi chú |
| Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) |
17.50% |
8% |
Trên lương đóng BHXH, giới hạn trần theo quy định. |
| Bảo Hiểm Y Tế (BHYT) |
3% |
1.50% |
Trên lương đóng BHXH, giới hạn trần theo quy định. |
| Bảo Hiểm Thất Nghiệp (BHTN) |
1% |
1% |
Trên lương đóng BHXH, giới hạn trần theo quy định. |
| Kinh Phí Công Đoàn (KPCĐ) |
2% |
0% |
Trên tổng quỹ lương thực tế (không giới hạn trần). |
| Bảo Hiểm Tai Nạn Lao Động, Bệnh Nghề Nghiệp |
0.50% |
0% |
Tùy ngành nghề rủi ro, tỷ lệ có thể khác. |
Lưu ý: Các tỷ lệ này có thể thay đổi theo chính sách của Nhà nước. Doanh nghiệp FDI cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất.
Quy trình 4 bước hạch toán lương và các khoản trích theo lương
Để tránh nhầm lẫn, chúng ta sẽ tách quy trình thành 4 bước rõ ràng, logic.
Bước 1: Hạch toán chi phí tiền lương phải trả cuối tháng
Căn cứ vào Bảng thanh toán lương và Bảng phân bổ tiền lương, kế toán hạch toán phân bổ tiền lương phải trả trong kỳ cho từng bộ phận.
Sơ đồ hạch toán:
Nợ TK 6421 (Lương nhân viên quản lý)
Nợ TK 641 (Lương nhân viên bán hàng)
Nợ TK 622 (Lương công nhân trực tiếp sản xuất)
Có TK 334 (Tổng tiền lương phải trả)
Ví dụ thực tế: Công ty TNHH ABC (FDI Nhật Bản) có tổng quỹ lương tháng 1/2025 là 500 triệu đồng, trong đó: Bộ phận Quản lý: 150 triệu, Bộ phận Bán hàng: 100 triệu, Bộ phận Sản xuất: 250 triệu.
Bút toán:
Nợ TK 6421: 150,000,000
Nợ TK 641: 100,000,000
Nợ TK 622: 250,000,000
Có TK 334: 500,000,000
Bước 2: Hạch toán các khoản trích theo lương vào chi phí
Từ tổng quỹ lương, kế toán tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ… theo tỷ lệ quy định. Phần do doanh nghiệp chịu được tính vào chi phí.
Sơ đồ hạch toán:
Nợ TK 6421, 641, 622 (Tương ứng các bộ phận)
Có TK 3383 (17.5% BHXH)
Có TK 3384 (3% BHYT)
Có TK 3385 (1% BHTN)
Có TK 3382 (2% KPCĐ)
Có TK 3386 (0.5% BHTNLĐ, BNN)
Tiếp tục ví dụ trên: Giả sử toàn bộ 500 triệu là quỹ lương đóng BHXH. Phần trích theo lương do doanh nghiệp chịu là 24% (17.5% + 3% + 1% + 2% + 0.5%).
Bút toán:
Nợ TK 6421: 36,000,000 (150tr * 24%)
Nợ TK 641: 24,000,000 (100tr * 24%)
Nợ TK 622: 60,000,000 (250tr * 24%)
Có TK 3383: 87,500,000 (500tr * 17.5%)
Có TK 3384: 15,000,000 (500tr * 3%)
Có TK 3385: 5,000,000 (500tr * 1%)
Có TK 3382: 10,000,000 (500tr * 2%)
Có TK 3386: 2,500,000 (500tr * 0.5%)
Bước 3: Hạch toán thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn và các khoản giảm trừ
Đối với doanh nghiệp FDI, việc khấu trừ thuế TNCN phải được thực hiện chính xác. Số thuế TNCN phải khấu trừ và các khoản bảo hiểm người lao động phải đóng sẽ được ghi giảm trực tiếp vào khoản phải trả người lao động.
Sơ đồ hạch toán:
Nợ TK 334
Có TK 3335 (Thuế TNCN phải nộp)
Có TK 3383 (8% BHXH NLĐ)
Có TK 3384 (1.5% BHYT NLĐ)
Có TK 3385 (1% BHTN NLĐ)
Bước 4: Hạch toán khi thanh toán (trả lương, nộp bảo hiểm, nộp thuế)
- Khi trả lương cho người lao động: Nợ TK 334 / Có TK 111, 112.
- Khi nộp các khoản bảo hiểm và KPCĐ cho cơ quan chức năng: Nợ TK 3382, 3383, 3384, 3385, 3386 / Có TK 111, 112.
- Khi nộp thuế TNCN: Nợ TK 3335 / Có TK 111, 112.
Xem thêm: Hướng dẫn quy trình tính lương chuẩn cho doanh nghiệp FDI!
Hướng dẫn kiểm tra, đối chiếu số liệu sau khi hạch toán lương
Để đảm bảo tính chính xác của toàn bộ quy trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương nhân viên kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các số liệu:
- Đối chiếu số dư cuối kỳ TK 334: Số dư Có cuối kỳ của TK 334 (sau khi đã trừ lương và các khoản giảm trừ) PHẢI KHỚP với cột “Còn lại” hoặc “Thực lĩnh” trên Bảng lương cuối kỳ. Nếu không khớp, cần kiểm tra lại các bút toán khấu trừ thuế, bảo hiểm hoặc thanh toán lương.
- Đối chiếu số phát sinh Nợ TK 3383, 3384, 3385: Tổng số phát sinh Nợ các tài khoản 3383, 3384, 3385 (phản ánh tổng số đã nộp) phải khớp với tổng số tiền đã nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội trên tờ khai và chứng từ nộp tiền. Đồng thời, số phát sinh Có ban đầu (khi trích) phải khớp với tổng cột “Trích BH” từ phía doanh nghiệp và người lao động trên Bảng lương.
- Đối chiếu với tờ khai báo tăng/giảm lao động: Tổng quỹ lương đóng BHXH được sử dụng để tính các khoản trích phải nhất quán với danh sách lao động và mức lương đã đăng ký trên tờ khai báo với cơ quan BHXH. Mọi sự chênh lệch đều cần được giải trình và xử lý kịp thời.
Áp dụng một một quy trình đối chiếu chặt chẽ sau khi hạch toán lương giúp bộ phận kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung nhanh chóng phát hiện các sai sót (nếu có) và còn là cơ sở vững chắc cho công tác kế toán thuế tổng hợp và báo cáo thuế của doanh nghiệp, đặc biệt là khi đối mặt với các cuộc thanh tra, kiểm tra.
Những lưu ý đặc thù cho doanh nghiệp FDI khi hạch toán lương và các khoản trích theo lương
Đối với doanh nghiệp FDI thì quy trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương càng cần phải được chú ý để đảm bảo tính chuẩn xác và tuân thủ pháp luật. Những lưu ý đặc thù cần được quan tâm đó là:
- Hạch toán lương tháng 13, tiền thưởng: Các khoản này cũng được hạch toán tương tự vào chi phí (TK 642, 641, 622) và có TK 334. Lưu ý về thời điểm ghi nhận chi phí để phù hợp với nguyên tắc kế toán.
- Hạch toán các khoản phụ cấp, trợ cấp: Cần phân biệt rõ các khoản phụ cấp tính vào lương đóng BHXH và các khoản trợ cấp không tính vào lương đóng BHXH (như trợ cấp đi lại, ăn trưa).
- Hạch toán tiền lương nghỉ phép: Được tính vào chi phí giống như lương thông thường (Nợ TK 6421, 641, 622 / Có TK 334).
- Tuân thủ các quy định lao động quốc tế: Các doanh nghiệp FDI, nhất là từ Nhật Bản, thường có bộ quy tắc ứng xử và tiêu chuẩn lao động riêng. Việc hạch toán phải đảm bảo minh bạch, phản ánh đúng cam kết của công ty về phúc lợi và quyền lợi người lao động theo các tiêu chuẩn này.
Trên đây KMC đã giải đáp và hướng dẫn chi tiết về hạch toán lương và các khoản trích theo lương. Để tối ưu hóa toàn bộ quy trình hạch toán lương và giảm thiểu sai sót doanh nghiệp sẽ cần một bộ máy kế toán chuyên nghiệp.
Nếu như bạn là nhà quản lý của một doanh nghiệp FDI mới tiếp cận vào thị trường Việt Nam hoặc bạn đang cần tối ưu hóa chất lượng hệ thống kế toán của doanh nghiệp bằng một dịch vụ chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay KMC chúng tôi cung cấp đến các doanh nghiệp FDI đặc biệt là doanh nghiệp FDI Nhật Bản dịch vụ thuế – kế toán chuyên nghiệp, toàn diện.
Với đội ngũ nhân sự thuế, kế toán chuyên sâu và giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết chất lượng – an toàn – tuân thủ trong quá trình cung cấp dịch vụ. Liên hệ ngay hotline: 081 489 4789 nếu như bạn muốn nhận tư vấn dịch vụ kế toán chuyên nghiệp ngay cùng KMC.
