Bạn là nhà điều hành của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản, muốn thiết lập sự hiện diện tại thị trường Việt Nam? Bạn đang cần thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam nhưng e ngại rất lớn về các vấn đề pháp lý, thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy để chuyên gia từ KMC đồng hành hỗ trợ bạn và doanh nghiệp xuyên suốt hành trình thành lập văn phòng đại diện. Chúng tôi với đội ngũ luật sư, chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ hướng dẫn quy trình chuẩn để thành lập văn phòng đại diện cho đến hỗ trợ mọi thủ tục pháp lý cần thiết.
Ngay sau đây KMC sẽ cung cấp đến bạn hướng dẫn chi tiết về việc thành lập văn phòng đại diện. Bài viết này, với nguồn tham khảo chính thống từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia và kinh nghiệm triển khai thực tế, sẽ là lời giải đáng tin cậy cho bạn.
Văn phòng đại diện là gì?
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý về việc đặt tên văn phòng đại diện:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện từ A – Z
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần những gì?
Để đăng ký thành lập văn phòng đại diện trước tiên doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
- Bản sao có chứng thực hoặc hợp lệ hóa lãnh sự Quyết định thành lập VPĐD của Doanh nghiệp.
- Bản sao có chứng thực hoặc hợp lệ hóa lãnh sự Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc tài liệu tương đương) của Doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền cho Trưởng văn phòng đại diện.
- Bản sao có chứng thực hoặc hợp lệ hóa lãnh sự Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người ký các văn bản trên.
- Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với Trưởng VPĐD (hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân/căn cước công dân).
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài, một số tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Viện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài và dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ bao gồm các bước chính như sau:
- Nộp hồ sơ thành lập VPĐD
Tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bạn có thể chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 cách sau:
- Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT
- Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost)
- Cách 3: Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng
- Tiếp nhận & xử lý
Cơ quan đăng ký kinh doanh (thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố) tiếp nhận và thẩm định hồ sơ. Thời gian xử lý chính thức là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
- Nhận kết quả:
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và trả kết quả:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp hoàn thiện. Sau đó bạn có thể tiến hành nộp lại hồ sơ.
Công việc cần thực hiện sau khi đăng ký VPĐD thành công
Sau khi được cấp chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện, để VPĐD được hoạt động một cách hợp pháp thì doanh nghiệp cần lưu ý hoàn tất các công việc sau:
- Khắc con dấu của Văn phòng đại diện: Mẫu dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp mẹ và tên VPĐD bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài. Sau khi khắc, thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia.
- Treo biển hiệu tại trụ sở: Biển hiệu phải ghi rõ tên VPĐD bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài (nếu có).
- Đăng ký tài khoản người nộp thuế (Mã số thuế) và nộp thuế môn bài: Mặc dù không kinh doanh, VPĐD vẫn phải nộp thuế môn bài hàng năm theo mức quy định. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30/01 hàng năm.
- Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT: VPĐD cần thông báo với cơ quan thuế về phương pháp tính thuế GTGT (thường là phương pháp trực tiếp).
- Đăng ký lao động, tham gia bảo hiểm xã hội: Nếu VPĐD thuê nhân viên (kể cả Trưởng VPĐD), bạn phải thực hiện đăng ký lao động, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế bắt buộc cho người lao động theo quy định.
- Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký phương thức nộp thuế điện tử: Mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam mang tên VPĐD và đăng ký với cơ quan thuế để thực hiện nộp thuế điện tử.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói tại KMC – giải pháp cho doanh nghiệp FDI
Hiểu được những khó khăn và rào cản pháp lý phức tạp mà các doanh nghiệp FDI, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản, gặp phải. KMC cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, chuyên nghiệp để hỗ trợ các doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và tuân thủ đúng theo quy định pháp luật Việt Nam mới nhất.
Tự hào là đơn vị đã có hơn 15 năm kinh nghiệp cùng với đội ngũ luật sư, chuyên gia giàu kinh nghiệm. KMC chúng tôi đã và đang đồng hành hỗ trợ chuyên sâu cho nhiều doanh nghiệp FDI đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản không chỉ trong việc thành lập văn phòng đại diện mà còn tư vấn giải quyết mọi vấn đề pháp lý có liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành của doanh nghiệp.
Chúng tôi cam kết:
- Tư vấn chính xác 100% các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là các điểm khác biệt dành riêng cho nhà đầu tư nước ngoài.
- Hỗ trợ soạn thảo và chuẩn bị toàn bộ hồ sơ theo đúng yêu cầu, đảm bảo tính pháp lý và tỷ lệ duyệt hồ sơ thành công cao.
- Thời gian hoàn thành nhanh chóng, chỉ từ 3 – 6 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ giấy tờ cần thiết từ khách hàng.
- Hỗ trợ hoàn tất toàn diện các thủ tục sau thành lập như đã nêu ở trên: khắc dấu, treo biển, đăng ký thuế, bảo hiểm…, giúp doanh nghiệp an tâm vận hành ngay lập tức.
Vậy nên thay vì tốn kém nhiều thời gian, công sức và cả ngân sách cho việc nghiên cứu thị trường, phát triển thương hiệu, mở rộng kinh doanh. Là một nhà quản lý thông minh bạn hãy liên hệ ngay KMC để những chuyên gia giàu kinh nghiệm đến từ KMC đồng hành và hỗ trợ trọn gói bao gồm:
- Tư vấn thành lập văn phòng đại diện
- Hỗ trợ chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện hoàn chỉnh
- Thay mặt thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết
- Hỗ trợ các thủ tục sau khi thành lập VPĐD
Để được tư vấn hỗ trợ nhanh chóng nhất, quý khách hàng, quý doanh nghiệp hãy liên hệ ngay hotline: 081 489 4789 để chuyên gia từ KMC tư vấn, hỗ trợ, giải đáp mọi câu hỏi một cách chuyên nghiệp, chuẩn xác nhất.
Xem thêm: Thành lập công ty TNHH cần bao nhiêu vốn!
