Bạn là nhân viên có nhu cầu nghỉ việc tạm thời không nhận lương hay là nhà quản lý nhân sự cần xử lý đơn xin nghỉ không lương băn khoăn về tính pháp lý, thủ tục và những rủi ro tiềm ẩn? Dù là ai, bạn cũng có thể tìm thấy thông tin có ích cho mình trong bài viết này. KMC sẽ cung cấp cái nhìn chính xác và toàn diện quy định về nghỉ việc không hưởng lương từ góc độ của cả người sử dụng lao động và người lao động.
Phân loại quy định về nghỉ việc không hưởng lương theo quy định pháp luật
Nghỉ không lương vì lý do cá nhân
Trường hợp này có liên quan đến các sự kiện quan trọng của gia đình bạn. Ví dụ:
- Người thân qua đời: ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại hoặc anh chị em ruột.
- Người thân kết hôn: cha, mẹ, anh, chị, em ruột.
Điều kiện để xin nghỉ là bạn phải thông báo trước cho người sử dụng lao động. Tuy nhiên, pháp luật không bắt buộc hình thức thông báo cụ thể, nên bạn có thể linh hoạt chọn cách phù hợp như gọi điện, gửi email hoặc thậm chí nhắn tin. Quan trọng là sếp của bạn nhận được thông tin này.
Nghỉ không lương theo thỏa thuận
Ngoài các trường hợp cá nhân kể trên, bạn cũng có thể xin nghỉ không lương nếu có sự đồng ý từ phía người sử dụng lao động. Bạn hãy trao đổi, nói chuyện trực tiếp với cấp trên, gửi email hoặc bất cứ hình thức nào mà công ty chấp nhận. Điều quan trọng là phải nhận được sự đồng ý rõ ràng từ phía người sử dụng lao động. Vì vậy, bạn cần trao đổi sớm để tránh hiểu lầm.
Ảnh hưởng của quy định về nghỉ việc không hưởng lương đến bảo hiểm xã hội (BHXH)
Nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
Theo khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và khoản 4 ĐIều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu người lao động (NLD) nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì họ không phải đóng BHXH trong tháng đó.
Không chỉ vậy, thời gian nghỉ này cũng không được tính vào thời gian hưởng các chế độ BHXH sau này (trừ trường hợp đặc biệt như nghỉ thai sản). Điều này giúp đảm bảo tính công bằng vì NLĐ không làm việc thì họ cũng không tích lũy quyền lợi tương ứng.
Ví dụ: giả sử nhân viên của bạn nghỉ 15 ngày không lương trong tháng 9, thì trong tháng đó, cả NLĐ và doanh nghiệp đều không cần đóng BHXH cho họ. Luật này chỉ áp dụng cho tháng nghỉ, còn các tháng khác vẫn bình thường.
Nếu nghỉ dưới 14 ngày làm việc
Ngược lại, nếu tổng thời gian nghỉ không hưởng lương trong tháng dưới 14 ngày, NLĐ vẫn phải tham gia đóng BHXH như thường lệ.
Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn xin nghỉ không lương cho doanh nghiệp FDI
Chuẩn bị và nộp đơn
Bạn cần nộp đơn trước ít nhất 5 ngày làm việc, nhưng linh hoạt được. Nếu đột xuất, bạn có thể báo miệng, rồi bổ sung đơn sau. Tuy nhiên, bạn phải báo ngay cho quản lý trực tiếp như trưởng phòng hoặc bộ phận HR.
Kiểm tra và xác nhận từ đơn vị quản lý
Quản lý trực tiếp sẽ kiểm tra đơn xem lý do bạn đưa ra có hợp lý không, công việc của người nghỉ có thể bàn giao được không (ví dụ: ai sẽ thay thế, kế hoạch dự phòng). Nếu xác nhận nghỉ phép không làm gián đoạn hoạt động đội ngũ, quản lý sẽ phê duyệt cho nhân viên nghỉ.
Phê duyệt và ra quyết định
Cấp có thẩm quyền (như HR Manager, Department Head hoặc Ban Giám đốc) sẽ xem xét và quyết định. Nếu đồng ý, họ ký quyết định nghỉ không lương (một văn bản chính thức) và thông báo cho NLĐ. Trường hợp không đồng ý, học cũng sẽ trả lời bằng văn bản và giải thích lý do (ví dụ: công việc đang cao điểm). Thông thường, quản lý sẽ xử lý trong vòng 3-5 ngày làm việc.
Bàn giao công việc và cho phép nghỉ
Trước khi nghỉ, bạn phải bàn giao đầy đủ công việc, hồ sơ, tài liệu cho đồng nghiệp hoặc quản lý.
Mẫu đơn xin nghỉ không hưởng lương và hướng dẫn viết
Lưu ý
Trước khi viết, bạn nên nhớ những lưu ý sau:
Cấu trúc rõ ràng
Một đơn nghỉ việc không hưởng lương cần có cấu trúc rõ ràng. Nó bắt đầu bằng quốc hiệu, tiêu đề, kính gửi, thông tin cá nhân, nội dung chính (lý do, thời gian và bàn giao), kết thúc bằng cam kết và chữ ký.
Lý do cụ thể
Thay vì viết chung chung như “việc cá nhân”, bạn hãy viết chi tiết nhưng ngắn gọn, ví dụ: “chữa bệnh theo chỉ định của bác sĩ” hoặc “giải quyết việc gia đình khẩn cấp”. Điều này giúp sếp dễ chấp nhận duyệt đơn của bạn hơn.
Thời gian nghỉ
Đơn cần ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ và ngày bạn đi làm lại, tính theo ngày làm việc.
Bàn giao công việc
Bạn cũng cần liệt kê chi tiết công việc bàn giao, ví dụ: “Báo cáo dự án X cho anh A”, tên người nhận.
Tinh thần chuyên nghiệp
Đơn phải thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn qua cách sử dụng ngôn ngữ lịch sự, không có lỗi chính tả và in đơn nếu nộp giấy. Ngoài ra, hình thức của tờ đơn cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp của bạn, nên bạn cần chọn căn lề chuẩn và kiểu chữ dễ đọc như Times New Roman, cỡ 12-14.
Sau khi nộp
Nếu HR hoặc quản lý đã duyệt bằng văn bản, bạn nên giữ lại bản sao cho mình.
3 mẫu đơn
Bên dưới là 3 mẫu đơn chuẩn. Bạn có thể sao chép về và chỉnh sửa cho phù hợp với trường hợp của mình.
Mẫu đơn xin nghỉ không lương để chữa bệnh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ KHÔNG LƯƠNG
Kính gửi: – Ban Giám đốc công ty [Tên công ty]…
– Trưởng phòng Nhân sự.
Tôi tên là: [Họ và tên]…
Ngày tháng năm sinh: [DD/MM/YYYY]…
Chức vụ: [Chức vụ của bạn]…
Đơn vị công ty: [Phòng ban]…
Hộ khẩu thường trú: [Địa chỉ]…
SĐT di động: [Số điện thoại]…
Nay tôi làm đơn này xin Ban Giám đốc công ty, Trưởng phòng nhân sự cho tôi được nghỉ không hưởng lương từ ngày [DD/MM/YYYY] tháng [MM] năm [YYYY] đến ngày [DD/MM/YYYY] tháng [MM] năm [YYYY]…
Lý do xin nghỉ: xin nghỉ để đi khám bệnh, chữa bệnh [mô tả ngắn gọn, ví dụ: theo chỉ định của bác sĩ tại bệnh viện X].
Tôi đã bàn giao công việc cho [Tên người nhận bàn giao] trong giai đoạn tôi tạm nghỉ.
Tôi cam kết sẽ trở lại làm việc sau khi hết thời gian nghỉ nêu trên. Nếu không, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước công ty.
[Thành phố], ngày [DD] tháng [MM] năm [YYYY]
Người làm đơn
[Chữ ký và họ tên]
Mẫu đơn nghỉ không lương vì lý do gia đình
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ KHÔNG LƯƠNG
Kính gửi: – Ban Giám đốc công ty [Tên công ty]…
– Trưởng phòng Nhân sự.
Tôi tên là: [Họ và tên]…
Ngày tháng năm sinh: [DD/MM/YYYY]…
Chức vụ: [Chức vụ của bạn]…
Đơn vị công ty: [Phòng ban]…
Hộ khẩu thường trú: [Địa chỉ]…
SĐT di động: [Số điện thoại]…
Nay tôi làm đơn này xin Ban Giám đốc công ty, Trưởng phòng nhân sự cho tôi được nghỉ không hưởng lương từ ngày [DD/MM/YYYY] tháng [MM] năm [YYYY] đến ngày [DD/MM/YYYY] tháng [MM] năm [YYYY]…
Lý do xin nghỉ: Tôi có việc cá nhân cần được giải quyết. [Hãy đảm bảo giải thích rõ ràng và ngắn gọn, ví dụ: Gia đình có chuyện cấp bách, cần tôi về chăm sóc bố mẹ ốm nặng].
Tôi đã bàn giao công việc cho [Tên người nhận bàn giao] trong giai đoạn tôi tạm nghỉ. Chi tiết bao gồm: [Liệt kê công việc, ví dụ: Báo cáo hàng tuần, dự án Y].
Tôi cam kết sẽ trở lại làm việc sau khi hết thời gian nghỉ nêu trên. Nếu không, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước công ty.
[Thành phố], ngày [DD] tháng [MM] năm [YYYY]
Người làm đơn
[Chữ ký và họ tên]
Mẫu đơn xin nghỉ không lương khi có việc riêng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ KHÔNG LƯƠNG
Kính gửi: – Ban Giám đốc công ty [Tên công ty FDI]…
– Trưởng phòng Nhân sự.
Tôi tên là: [Họ và tên]…
Ngày tháng năm sinh: [DD/MM/YYYY]…
Chức vụ: [Chức vụ của bạn]…
Đơn vị công ty: [Phòng ban]…
Hộ khẩu thường trú: [Địa chỉ]…
SĐT di động: [Số điện thoại]…
Nay tôi làm đơn này xin Ban Giám đốc công ty, Trưởng phòng nhân sự cho tôi được nghỉ không hưởng lương từ ngày [DD/MM/YYYY] tháng [MM] năm [YYYY] đến ngày [DD/MM/YYYY] tháng [MM] năm [YYYY]…
Lý do xin nghỉ: Tôi có việc cá nhân cần được giải quyết. [Hãy đảm bảo giải thích rõ ràng và ngắn gọn, ví dụ: Tham gia khóa đào tạo cá nhân hoặc giải quyết thủ tục hành chính].
Ban giao công việc: Tôi đã thông báo và thống nhất với [Tên người nhận bàn giao] về việc bàn giao công việc của mình trong thời gian nghỉ. Chi tiết về nội dung công việc đã được trao đổi với và ghi lai để đảm bảo sự liên tục trong quá trình làm việc của phòng ban.
Tôi cam kết sẽ trở lại làm việc sau khi hết thời gian nghỉ nêu trên, nếu không tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước công ty.
[Thành phố], ngày [DD] tháng [MM] năm [YYYY]
Người làm đơn
[Chữ ký và họ tên]
Hiểu rõ quy định về nghỉ việc không hưởng lương rất quan trọng cho cả người lao động và người thuê lao động. Nếu không, các bạn có thể rơi vào những tình huống phức tạp liên quan đến tranh chấp lao động. Do đó, nếu cần tư vấn chuyên sâu về nghỉ việc không lương, bạn có thể tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Dịch vụ Tư vấn Nhân sự và Tiền lương của KMC. Đội ngũ chuyên gia với 25 năm kinh nghiệm của chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết mối lo này.
