Bạn đang cần một mẫu Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng Công ty Cổ phần chuẩn chỉnh, có thể tải ngay và điền thông tin? Bạn phân vân về thẩm quyền ký, tiêu chuẩn pháp lý của ứng viên? Đặc biệt, làm thế nào để tổ chức bàn giao công việc trơn tru không gián đoạn hoạt động kế toán? Trong bài viết này, KMC – chuyên gia tư vấn cho hàng trăm Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện, từ A-Z, bao gồm cả mẫu chuẩn.
Vì sao bạn cần quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng?
Tuân thủ pháp luật, tránh những khoản phạt không đáng có
Theo quy định tại ĐIều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hầu hết các doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp siêu nhỏ) đều bắt buộc phải bổ nhiệm kế toán trưởng. Nếu không, bạn có thể đối mặt với mức xử phạt hành chính đáng kể.
Thể hiện quyền hạn và trách nhiệm
Bạn có chắc nhân viên của mình biết rõ họ được ký những loại chứng từ, văn bản nào? Hay các phòng ban khác hiểu rõ ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng về số liệu tài chính?
Quyết định bổ nhiệm là văn bản chính thức hóa quyền hạn và trách nhiệm của kế toán trưởng. Nó đóng vai trò như một bản mô tả công việc có giá trị pháp lý, giúp:
- Kế toán trưởng tự tin ký kết các chứng từ, báo cáo tài chính, giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế mà không lo ngại về tính pháp lý.
- Ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, có cơ sở để giao phó, giám sát và yêu cầu trách nhiệm.
- Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng để mọi người đều biết ai là người giữ quyền hạn và chịu trách nhiệm cho các vấn đề tài chính – kế toán.
Nâng tầm sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp FDI
Một quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng bài bản, đúng thẩm quyền và căn cứ pháp lý:
- Tạo niềm tin với tập đoàn mẹ, chứng minh công ty con đang vận hành một cách chuyên nghiệp, có hệ thống và tuân thủ luật pháp địa phương.
- Thể hiện văn hóa doanh nghiệp, xây dựng một môi trường làm việc nơi mọi vị trí đều được công nhận chính thức và có trách nhiệm rõ ràng.
Tiêu chuẩn và điều kiện bắt buộc để trở thành kế toán trưởng công ty cổ phần theo luật định
Trước khi soạn thảo Quyết định bổ nhiệm, bạn phải chắc chắn là ứng viên của mình đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý. Dưới đây là những điều kiện bắt buộc được quy định rõ ràng trong Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP:
Về phẩm chất và đạo đức nghề nghiệp
Ứng viên phải là người có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trung thực, liêm khiết và có ý thức chấp hành pháp luật.
Đặc biệt lưu ý: Không thuộc các trường hợp bị cấm làm kế toán theo Điều 52 Luật Kế toán (ví dụ: đang bị cấm hành nghề, có tiền án về các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế…)
Về trình độ chuyên môn và bằng cấp
Đây là điểm khác biệt quan trọng so với các chức danh kế toán thông thường. Tùy thuộc vào loại hình và quy mô doanh nghiệp, yêu cầu về trình độ sẽ khác nhau:
Đối với đa số Công ty Cổ phần, ứng viên phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ Đại học trở lên. Đây là quy định chung cho hầu hết các doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ (vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng) và không có vốn nhà nước có thể chấp nhận trình độ từ Trung cấp chuyên nghiệp trở lên.
Về chứng chỉ hành nghề
Ứng viên bắt buộc phải có Chứng chỉ bồi dưỡng Kế toán trưởng. Bởi đây là chứng chỉ chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu về quản lý dành cho kế toán trưởng.
Về kinh nghiệm thực tế
Thời gian công tác thực tế là yếu tố then chốt và được quy định rõ như sau:
Nếu có bằng Đại học trở lên, ứng viên cần ít nhất 2 năm kinh nghiệm công tác thực tế về kế toán. Đối với Trung cấp hoặc Cao đẳng, ứng viên phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm công tác thực tế về kế toán.
Lưu ý đặc biệt dành cho Doanh nghiệp FDI:
Bạn nên cân nhắc các tiêu chí bổ sung cho ứng viên như sau:
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm và hiểu biết về Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS) hoặc có khả năng đối chiếu giữa VAS và IFRS sẽ có ích hơn khi làm việc trong môi trường FDI.
- Biết tiếng Anh hoặc ngoại ngữ khác sẽ có lợi thế hơn khi giao tiếp với tập đoàn mẹ, đọc hiểu các chính sách toàn cầu và xử lý chứng từ quốc tế.
- Có kinh nghiệm trong môi trường đa văn hóa hỗ trợ ứng viên có khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường quốc tế, giúp quá trình hội nhập và báo cáo diễn ra suôn sẻ hơn.
Ai là người có thẩm quyền ký quyết định?
Câu trả lời ngắn gọn là Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) của công ty.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020:
Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm những nhà quản lý cấp cao nhất (như chính Tổng Giám đốc).
Tổng Giám đốc được trao quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý khác trong công ty, trừ những vị trí thuộc thẩm quyền của HĐQT.
Vì Kế toán trưởng thường không được xếp vào nhóm “người quản lý quan trọng” nhất (trừ khi Điều lệ công ty của bạn quy định khác), nên bổ nhiệm sẽ do Tổng Giám đốc đảm nhận.
Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty cổ phần chuẩn
Bạn không cần mất thời gian soạn thảo từ đầu một văn bản phức tạp. Tại KMC, chúng tôi cung cấp cho bạn một mẫu chuẩn, có thể tùy chỉnh ngay lập tức.
| CÔNG TY……
Số: …/20…/QĐ – ……… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
……, ngày … tháng … năm 20..
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY …..
V/v: Bổ nhiệm Kế toán trưởng Công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ………………….
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020;
– Căn cứ vào Luật Kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 20/11/2015;
– Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty…………………….;
– Căn cứ vào Biên bản họp Hội đồng Quản trị Công ty………………………;
– Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;
– Xét năng lực và phẩm chất cán bộ;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Bổ nhiệm
Ông/Bà: ………………………….. Giới tính: ……………
Sinh ngày: …./…./…. Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
Số CMND/Hộ chiếu: ………………
Nơi cấp: ………………..….. Ngày cấp: …/…/….
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………………………………
…………………………………………………………..
Chỗ ở hiện tại: ……………………………………
…………………………………………………………….
Giữ chức vụ: Kế toán trưởng Công ty ………………………………
Điều 2: Ông (bà) ………………………….. có các nghĩa vụ:
– Giúp giám đốc tổ chức công tác kế toán, thống kê, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
– Tuân thủ Luật pháp và tuân thủ quy chế quản lý tài chính của Công ty;
– Phải tổ chức, đôn đốc, kiểm tra các nhân viên kế toán của mình, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Và các quyền:
– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp lập chứng từ cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó một cách chính xác và chuyển về phòng kế toán các chứng từ đó đầy đủ, kịp thời;
– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp phối kết hợp thực hiện các công việc có liên quan;
– Ký duyệt các chứng từ, báo cáo và phải bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ này.
– Ông (bà) …………………… được hưởng lương, bảo hiểm xã hội, chế độ công tác phí theo quy định trong Hợp đồng lao động và các quy chế tài chính khác của Công ty
Điều 3: Ông (bà) …………………… và những người liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
| Nơi nhận:
– Như điều 3 – Lưu VP |
Giám đốc
|
Quy trình bàn giao công việc
Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty cổ phần chỉ thật sự hoàn tất khi công việc được chuyển giao một cách suôn sẻ. Bước này ngăn chặn nguy cơ thất lạc dữ liệu quan trọng và đảm bảo người kế nhiệm có thể nắm bắt công việc ngay lập tức, không làm gián đoạn hoạt động tài chính của công ty.
Bước 1: Chuẩn bị & lập kế hoạch (trước ngày bàn giao)
Lập danh sách toàn bộ hạng mục cần bàn giao và bàn giao từ từ cho kế toán trưởng mới. Bạn nhớ đảm bảo thống nhất thời gian để cả 2 bên có thể tập trung cho nhiệm vụ này, tránh vội vàng, sơ sài.
Bước 2: Thực hiện bàn giao và kiểm kê thực tế
Hãy tiến hành bàn giao một cách có hệ thống theo từng nhóm công việc. Dưới đây là danh sách toàn diện
Sổ Sách, Báo Cáo Kế Toán
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo tài chính năm gần nhất, báo cáo thuế GTGT, TNCN hàng tháng/quý
- Các báo cáo nội bộ khác
Chứng từ gốc và hồ sơ pháp lý
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra (cả bản giấy và file điện tử nếu có)
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động đang có hiệu lực
- Chứng từ ngân hàng (sao kê, ủy nhiệm chi…)
- Tờ khai hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu (nếu có).
- Tài sản, công cụ & tài liệu quan trọng
- Con dấu kế toán (nếu được giao)
- Chữ ký số (Token) và các chứng thư số liên quan
- Máy tính, ổ cứng lưu trữ dữ liệu kế toán
- Các tài sản khác do công ty giao cho kế toán trưởng quản lý
Hệ thống & quyền truy cập
- Tài khoản và mật khẩu phần mềm kế toán
- Tài khoản ngân hàng điện tử để tra cứu, chuyển tiền
- Tài khoản cổng kê khai thuế, bảo hiểm xã hội
- Các tài khoản dịch vụ công trực tuyến khác
Công việc đang dang dở và vấn đề cần lưu ý
- Các công việc dở dang (báo cáo chưa hoàn thiện, hồ sơ chưa quyết toán…)
- Các vấn đề đang giải trình với cơ quan thuế, hải quan
- Danh sách công nợ đặc biệt (nợ khó đòi, nợ cần theo dõi sát)
- Các vấn đề tồn đọng, rủi ro tiềm ẩn cần báo cáo
Bước 3: Lập và ký kết biên bản bàn giao
Sau khi kiểm kê thực tế, hai bên sẽ cùng lập Biên bản bàn giao. Biên bản cần ghi rõ ngày tháng, thông tin người giao và người nhận cũng như liệt kê chi tiết tất cả các hạng mục đã bàn giao, tình trạng và các lưu ý đi kèm.
Đây là văn bản pháp lý quan trọng, xác định rõ ràng trách nhiệm của người giao và người nhận kể từ thời điểm đó. Cho nên, cả 2 bên phải cùng ký xác nhận vào Biên bản.
Bước 4: Hỗ trợ sau bàn giao
Để giúp quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru, người bàn giao cũ nên sẵn sàng hỗ trợ người mới trong một khoảng thời gian ngắn (ví dụ 3-5 ngày làm việc) để giải đáp các thắc mắc phát sinh. Từ đó, quy trình bàn giao bài bản sẽ mang đến những lợi ích như:
- Hoạt động kế toán không bị gián đoạn
- Mọi thứ đều rõ ràng, có văn bản xác nhận.
- Tránh tranh chấp, đổi lỗi sau này
Các thủ tục pháp lý phải làm ngay sau khi bổ nhiệm
Theo quy định, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi kế toán trưởng với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định bổ nhiệm có hiệu lực. Bạn có thể thực hiện thủ tục này qua Cổng Thông tin Điện tử trực tuyến của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế. Hồ sơ thường bao gồm:
- Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST)
- Bản sao công chứng Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng
Việc này giúp kế toán trưởng mới có đủ tư cách pháp lý để ký các tờ khai thuế, làm việc và giải trình với cơ quan thuế. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Cập nhật thông tin với ngân hàng
Bạn cần đến ngân hàng nơi mở tài khoản của công ty để cập nhật thông tin người đại diện được ủy quyền. Bước này đảm bảo các giao dịch tài chính qua ngân hàng không bị đình trệ. Khi đi, nhớ mang theo:
- Bản chính Quyết định bổ nhiệm
- CCCD của kế toán trưởng mới
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của ngân hàng
Lưu ý: Kế toán trưởng mới cần trực tiếp đến để ký mẫu chữ ký vào hồ sơ ngân hàng. Từ đây, mọi giao dịch rút tiền, chuyển tiền đều sẽ do người này ký duyệt.
Bổ sung thông tin vào hồ sơ doanh nghiệp & các cơ quan liên quan
Để hoàn tất quy trình, bạn nên chủ động cập nhật thông tin tại các cơ quan và hồ sơ nội bộ:
Với Sở Tài Chính
Khi bạn thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế, một số hệ thống sẽ đồng bộ thông tin này. Tuy nhiên, tốt nhất là bạn vẫn nên kiểm tra và đảm bảo tính nhất quán trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Với Cơ quan Bảo hiểm xã hội
Bạn cần cập nhật người phụ trách kế toán để liên hệ trong các vấn đề về báo cáo lao động, tiền lương và bảo hiểm.
Hồ sơ nội bộ công ty
Doanh nghiệp cũng phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân sự của kế toán trưởng, bao gồm: Bản sao bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, quyết định bổ nhiệm và các giấy tờ liên quan. Điều này rất quan trọng cho công tác quản trị nội bộ và sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra, thanh tra.
Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty cổ phần không dừng lại ở một mẫu quyết định. Đó là một quy trình bài bản từ khâu kiểm tra tiêu chuẩn, soạn thảo văn bản đúng thẩm quyền cho đến bàn giao công việc. Với hướng dẫn chi tiết và bộ tài liệu đầy đủ này, KMC hy vọng bạn đã trang bị cho mình mọi thứ cần thiết để quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng thành công. Hãy bắt đầu bằng việc tải ngay mẫu quyết định của chúng tôi. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa có đủ tài chính để bổ nhiệm kế toán trưởng, bạn có thể chọn dịch vụ kế toán trưởng thuê ngoài của KMC. Đội ngũ của chúng tôi đã được chứng nhận và đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn pháp lý, có thể thực hiện các nhiệm vụ của kế toán trưởng ở doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp.
Xem thêm: Quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng: Tải ngay File Word đầy đủ
