7 Bước Trong Quy Trình Thanh Toán Lương Và Tính Lương Cho Nhân Viên Bài Bản

Quy trình thanh toán lương là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hoạt động ổn định của doanh nghiệp. Đảm bảo một quy trình tính lương chính xác, minh bạch và hiệu quả không chỉ giúp duy trì tinh thần làm việc của nhân viên mà còn bảo vệ uy tín của công ty. Mỗi bước trong quy trình này cần được thực hiện một cách cẩn trọng và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Trong bài viết dưới đây, KMC sẽ giới thiệu đến bạn một quy trình thanh toán lương chuẩn mực, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tạo sự tin tưởng từ đội ngũ nhân viên.

Tại sao cần phải xây dựng quy trình thanh toán lương?

Việc xây dựng một quy trình thanh toán lương rõ ràng và khoa học đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Quy trình này không chỉ đảm bảo rằng nhân viên nhận được mức lương chính xác và công bằng mà còn giúp tạo dựng một môi trường làm việc minh bạch, tăng cường lòng tin và sự hài lòng trong đội ngũ. Một quy trình tính lương chuẩn mực giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý, từ đó góp phần xây dựng một hệ thống tài chính ổn định và bền vững.

Những lợi ích khi áp dụng quy trình thanh toán lương bài bản có thể kể đến như:

• Đảm bảo tính công bằng và minh bạch: Mọi nhân viên sẽ dễ dàng hiểu được cách tính lương của mình, qua đó tăng cường niềm tin vào doanh nghiệp.
• Tuân thủ các quy định pháp lý: Giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý liên quan đến bảo hiểm, thuế và các khoản phụ cấp.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực tài chính để chi trả lương đúng hạn và dự báo tài chính tốt hơn.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình chuẩn hóa và tự động hóa giúp giảm bớt thời gian xử lý, đồng thời giải phóng nguồn lực để tập trung vào các công việc quan trọng khác.

Nhìn chung, việc chuẩn hóa quy trình thanh toán lương không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và bền vững.

Nguyên tắc tính lương và thanh toán lương theo quy định

Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình thanh toán lương hợp lý, phù hợp với nhu cầu và đặc điểm công việc, chính sách, cũng như cơ cấu tổ chức của mình. Tuy nhiên, dù lựa chọn phương pháp nào, các doanh nghiệp đều phải đảm bảo tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây để tránh vi phạm pháp luật và bảo vệ quyền lợi người lao động.

Nguyên tắc về khoản lương

Nguyên tắc về lương là một tập hợp các quy định nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc chi trả lương cho nhân viên. Các nguyên tắc này bao gồm sự công bằng, phù hợp với thị trường, khuyến khích hiệu suất làm việc và ghi nhận đóng góp của cá nhân.

Cụ thể về khoản lương được xác định như sau:

• Cách tính lương: Lương được tính căn cứ vào số ngày công thực tế của nhân viên trong tháng.
• Lương chính: Đây là khoản tiền trả cho nhân viên làm công việc hành chính thông thường, theo quy định của pháp luật (Nghị định số 153/2016 NĐ-CP).
• Phụ cấp: Các chức danh như Giám đốc, Kế toán trưởng sẽ nhận phụ cấp trách nhiệm. Mức phụ cấp cho nhân viên ký hợp đồng trên 3 tháng sẽ được thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động.
• Trợ cấp: Mức trợ cấp được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Lương khoán và thời gian: Áp dụng cho công việc tạm thời hoặc toàn bộ nhân sự trong công ty.

>> Xem thêm: Các Hình Thức Trả Lương Theo Thời Gian Cho Người Lao Động Theo Quy Định Mới Nhất

Nguyên tắc tính lương và thanh toán lương

Quy trình tính lương và thanh toán lương cần phải đảm bảo tính chính xác và đúng hạn. Việc thanh toán phải dựa trên nhiều yếu tố như số giờ làm việc, số ngày công thực tế và các khoản phụ cấp liên quan.

• Quy trình thanh toán lương: Lương được tính dựa trên bảng chấm công của nhân viên và các yếu tố khác như phụ cấp, trợ cấp.
• Thời gian trả lương: Phải đúng với các quy định của công ty, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
• Nguyên tắc tính lương theo tháng và theo giờ:
  • Lương tháng: Lương cứng + Phụ cấp, trợ cấp/ 26 * số ngày công thực tế.
  • Lương giờ: Áp dụng khi có làm thêm giờ với mức tính:
    • Ngày thường: Lương * 150% * số giờ làm thêm.
    • Chủ nhật: Lương * 200% * số giờ làm thêm.
    • Ngày lễ tết: Lương * 300% * số giờ làm thêm.

Quy trình thanh toán lương cho nhân viên đúng chuẩn

Để đảm bảo việc thanh toán lương diễn ra hiệu quả và chính xác trong doanh nghiệp, việc áp dụng quy trình thanh toán lương chuẩn là vô cùng quan trọng. Một hệ thống tính lương được thiết kế bài bản, trải qua các bước rõ ràng, sẽ giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Dưới đây, KMC sẽ phân tích chi tiết từng bước trong quy trình thanh toán lương mà mọi doanh nghiệp nên áp dụng.

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Quy trình thanh toán lương bắt đầu từ việc khảo sát lương và thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết để tính lương chính xác cho người lao động. Các dữ liệu quan trọng bao gồm: số giờ làm việc, ngày công, các ngày nghỉ phép, tăng ca nếu có, và các khoản thưởng, phụ cấp nhân viên được hưởng. Bên cạnh đó, các yếu tố về thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ thuế cũng cần được xác định rõ ràng.

Đối với một số ngành nghề đặc thù, như nhân viên kinh doanh hay sản xuất, lương không chỉ dựa vào số giờ làm việc mà còn bao gồm tỷ lệ phần trăm từ kết quả công việc (doanh thu, sản lượng, KPI). Do đó, mức lương cuối cùng có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, đòi hỏi phải tính toán kỹ lưỡng.

Các mục tính lương cơ bản bao gồm:

• Lương cơ bản: Mức lương được quy định theo Nghị định số 153/2016/NĐ-CP, áp dụng cho công việc hành chính trong điều kiện bình thường.
• Lương đóng bảo hiểm xã hội: Mức lương được ghi trong hợp đồng lao động theo thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH.
• Lương thử việc: Mức lương thử việc dao động từ 80% đến 85% của lương cơ bản, tùy theo quy định của doanh nghiệp.
• Lương khoán: Dành cho công nhân, người lao động làm công việc thời vụ.
• Lương thời gian: Áp dụng cho toàn bộ lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp.

Bước 2: Đối chiếu và xác nhận dữ liệu

Trong quy trình thanh toán lương, bước xác nhận và đối chiếu dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Điều này nhằm để đảm bảo tính chính xác của các thông tin liên quan đến lương nhân viên. Bộ phận chịu trách nhiệm chủ yếu trong công tác này thường là phòng nhân sự hoặc bộ phận chấm công. Các bước thực hiện bao gồm:

• Kiểm tra dữ liệu: Dữ liệu về chấm công, doanh thu và các yếu tố liên quan sẽ được đối chiếu với danh sách nhân viên để đảm bảo không có sự sai sót nào.
• Xác nhận với nhân viên: Trước khi tiến hành tính toán lương, các thông tin cần được gửi cho nhân viên qua email hoặc hệ thống phần mềm quản lý để họ kiểm tra và xác nhận lại.
• Giải quyết sự cố kịp thời: Nếu có bất kỳ sự bất đồng hay sai sót nào trong dữ liệu, người quản lý cần phải khắc phục ngay để tránh ảnh hưởng đến việc thanh toán lương đúng hạn.

Bước này đóng vai trò không thể thiếu trong việc đảm bảo rằng quy trình thanh toán lương được thực hiện một cách chính xác và đúng hạn.

Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán hoặc nhân sự sẽ đảm nhận việc xây dựng bảng tính lương cho từng nhân viên, với yêu cầu về sự chính xác tuyệt đối và rõ ràng. Để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, thông tin liên quan như số giờ làm việc, sản phẩm hoàn thành và các chỉ số hiệu suất công việc (KPI) cần được thu thập đầy đủ và tính toán kỹ lưỡng.

>> Xem thêm: Lương KPI Là Gì? Những Lưu Ý Và Quy Định Về Lương KPI Doanh Nghiệp Cần Nắm Tại Việt Nam

Hiện nay, có hai phương thức phổ biến để thực hiện quy trình này: sử dụng Excel và các phần mềm tính lương chuyên dụng.

• Excel thường được áp dụng trong các công ty có quy mô nhỏ, với ít nhân viên và ít yêu cầu về nghiệp vụ hành chính phức tạp. Tuy nhiên, Excel có giới hạn trong khả năng tự động hóa và quản lý dữ liệu lớn.
• Phần mềm tính lương được ưa chuộng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều chi nhánh. Phần mềm này không chỉ giúp tính toán lương nhanh chóng, mà còn hỗ trợ lưu trữ thông tin nhân viên, hợp đồng và các văn bản hành chính liên quan.

Bước 4: Kiểm tra và ký duyệt bảng lương

Quy trình thanh toán lương bắt đầu từ việc kiểm tra và xác nhận bảng lương. Sau khi hoàn thành bảng lương, người quản lý nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra lại và sau đó gửi bảng lương cho kế toán trưởng để xem xét. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được chuyển đến giám đốc để phê duyệt cuối cùng.

Khi giám đốc đã phê duyệt, bảng lương sẽ được trả lại cho kế toán trưởng, người tiếp tục gửi nó cho bộ phận kế toán tiền lương để thực hiện thanh toán. Nếu kế toán trưởng không đồng ý với bảng lương, bộ phận kế toán và nhân sự sẽ phải làm việc lại và tìm ra giải pháp xử lý thích hợp để hoàn tất quy trình thanh toán lương.

Bước 5: Lập phiếu xác nhận lương cho nhân viên

Phiếu chi lương cần bao gồm đầy đủ thông tin về số tiền và các khoản liên quan, nhằm đảm bảo mọi khoản thu nhập của nhân viên được ghi nhận rõ ràng. Trong trường hợp có bất kỳ sai sót nào, nhân viên có thể phản ánh kịp thời để các bên điều chỉnh, giúp đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán lương.

Sau khi phiếu chi lương được phê duyệt, sẽ chuyển tiếp cho từng nhân viên qua các phương thức liên lạc bảo mật như email hoặc hệ thống nội bộ của công ty. Việc gửi phiếu lương cần được thực hiện riêng biệt cho từng cá nhân để bảo vệ sự riêng tư và bảo mật thông tin lương thưởng trong công ty.

Cuối cùng, nhân viên sẽ nhận phiếu lương và xác nhận thông tin. Họ có thể kiểm tra và đối chiếu với các thông tin trước đó, đảm bảo không có sai sót và mọi khoản thanh toán được thực hiện đúng theo quy định.

Bước 6: Tiến hành thanh toán lương

Quy trình thanh toán lương được thực hiện sau khi tất cả nhân viên đã xác nhận mức lương của mình. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên qua hai phương thức chính: thanh toán trực tiếp hoặc chuyển khoản qua thẻ ngân hàng.

Trong thực tế, đa số các công ty hiện nay ưu tiên sử dụng phương thức thanh toán qua thẻ ngân hàng, nhờ vào tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản, tiền lương sẽ được chuyển đến tài khoản nhân viên một cách nhanh chóng, bất kể thời gian hay địa điểm. Phương thức này giúp quá trình thanh toán trở nên hiệu quả và minh bạch hơn.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ và dữ liệu về việc trả lương

Một phần quan trọng trong quy trình thanh toán lương là việc lưu trữ đầy đủ và chính xác các hồ sơ liên quan đến tiền lương của nhân viên. Các tài liệu này bao gồm bảng lương, phiếu chi lương và những giấy tờ khác có liên quan. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định về bảo mật thông tin mà còn tạo cơ sở vững chắc cho việc quản lý tài chính và báo cáo về sau. Bằng cách duy trì hồ sơ chặt chẽ, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình hình chi trả lương, biến động tiền lương và các khoản thưởng, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý để duy trì sự ổn định và phát triển.

Một quy trình thanh toán lương hiệu quả không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong việc thực hiện các nghiệp vụ tính lương mà còn tạo ra một hệ thống thông suốt, giúp các bộ phận liên quan hiểu rõ trách nhiệm của mình và phối hợp chặt chẽ để hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Dịch vụ tính lương nhân viên chuyên nghiệp và uy tín tại Công ty TNHH Tư vấn KMC

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc áp dụng quy trình thanh toán lương hiệu quả và chính xác ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp. Các dịch vụ tính lương dần trở nên phổ biến và đã giúp tối ưu hóa quy trình này, mang đến sự tiện lợi, bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Những dịch vụ chuyên nghiệp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong việc xử lý thông tin tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Công ty TNHH Tư Vấn KMC cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp, giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, dễ dàng thực hiện các quy trình thanh toán lương. Quy trình này bao gồm các bước như chấm công, tính toán các khoản lương, phụ cấp và thưởng, chuẩn bị phiếu lương rõ ràng, xác nhận bảng lương chính xác, cùng việc hỗ trợ nhân viên trong các thắc mắc về lương.

Bên cạnh đó, dịch vụ cũng bao gồm hỗ trợ các thủ tục bảo hiểm xã hội, báo cáo chế độ bảo hiểm và các nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý liên quan. Tất cả những giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và nhân sự, đồng thời mang lại sự hài lòng cho nhân viên.

Quy trình thanh toán lương là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự và tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bài viết này hy vọng đã cung cấp những thông tin cơ bản và hữu ích để doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình thanh toán lương hiệu quả, chính xác. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và tư vấn pháp lý, KMC luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp để đảm bảo rằng quy trình thanh toán lương được thực hiện đúng quy định và tối ưu nhất.

• Website: https://kmc.vn/ 
• Hotline: +84 81 489 4789 hoặc +84 91 988 9331
• Email: info@kmc.vn