Hạch toán tiền lương là công việc quan trọng đòi hỏi minh bạch, hiệu quả để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và góp phần giữ chân nhân tài lâu dài. Vậy nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về quy trình hạch toán tiền lương và đảm bảo quy trình hạch toán, tính lương một cách chuẩn xác. Để giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình hạch toán lương minh bạch và có thể xử lý nhanh những sai sót (nếu có). Dưới đây các chuyên gia từ KMC sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán lương và trọn bộ giải pháp để xử lý cho từng trường hợp.
Nền tảng pháp lý cho quy trình hạch toán tiền lương
Những văn bản pháp lý có liên quan đến quy trình hạch toán lương doanh nghiệp cần phải nắm vững bao gồm:
- Bộ Luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Luật Việc làm.
- Luật Quản lý Thuế và các Thông tư hướng dẫn về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).
- Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp. Việc xác định đúng chế độ kế toán là bước đầu tiên để lựa chọn hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán phù hợp.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung): Hướng dẫn về việc xác định chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN, trong đó có các quy định cụ thể về chi phí tiền lương. Đảm bảo chi phí lương được công nhận là hợp lý là yếu tố sống còn.
Việc tuân thủ các quy định trên đảm bảo tính hợp pháp cho toàn bộ quy trình và giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình tính lương, quyết toán thuế và thanh tra lao động.
Hệ thống tài khoản kế toán trọng yếu áp dụng cho quy trình hạch toán lương
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động:
- Bên Nợ: Các khoản đã trả, đã ứng cho người lao động; các khoản khấu trừ vào lương.
- Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động.
- Số dư bên Có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác:
- Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh kinh phí công đoàn đã trích và đã nộp.
- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp
- Bên Nợ các TK 3383,4,6: Các khoản bảo hiểm đã nộp cho cơ quan quản lý.
- Bên Có các TK 3383,4,6: Các khoản bảo hiểm đã trích tính vào chi phí.
Các tài khoản tập hợp chi phí: TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
Hướng dẫn quy trình hạch toán tiền lương theo quy định mới nhất
Để hạch toán lương một cách minh bạch, chuẩn xác doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Tập hợp dữ liệu đầu vào
Tổng hợp bảng chấm công, bảng thanh toán lương, các quyết định tăng lương, phụ cấp, các khoản thưởng…
Bước 2: Tính tổng lương phải trả
Tính toán tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng cho người lao động.
Bước 3: Tính các khoản phải khấu trừ:
- Khấu trừ thuế TNCN (nếu có).
- Khấu trừ các khoản tạm ứng chưa thanh toán.
- Khấu trừ các khoản bảo hiểm người lao động phải nộp (BHXH 8%, BHYT 1.5%, BHTN 1%).
Bước 4: Tính các khoản trích theo lương:
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí doanh nghiệp (BHXH 17.5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%).
Bước 5: Hạch toán:
Ghi nhận chi phí tiền lương:
Nợ TK 622, 627, 641, 642
Có TK 334
Ghi nhận các khoản trích tính vào chi phí:
Nợ TK 622, 627, 641, 642
Có TK 3383, 3384, 3386, 3382
Ghi nhận các khoản khấu trừ vào lương:
Nợ TK 334
Có TK 3383, 3384, 3386 (phần NLĐ đóng)
Có TK 3335 (Thuế TNCN)
Khi thanh toán tiền lương:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
Khi nộp các khoản BHXH, KPCĐ:
Nợ TK 3382, 3383, 3384, 3386
Có TK 111, 112
Hướng dẫn xử lý sai sót và hạch toán điều chỉnh
Đây là phần nội dung giá trị, giải quyết nỗi lo thường trực của kế toán trong quy trình hạch toán tiền lương.
Trường hợp 1: Điều chỉnh do tính sai lương (tháng trước tính thiếu)
Nguyên nhân: Tính thiếu lương cho nhân viên A số tiền 5,000,000 VNĐ trong kỳ trước.
Cách xử lý:
- Lập biên bản xác nhận sai sót và quyết định điều chỉnh.
- Hạch toán bổ sung chi phí lương kỳ này (giả định thuộc bộ phận QLDN):
Nợ TK 642: 5,000,000
Có TK 334: 5,000,000
- Đồng thời, tính và hạch toán bổ sung các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) trên số tiền điều chỉnh này.
- Khi thanh toán cho người lao động, hạch toán như bình thường.
Trường hợp 2: Điều chỉnh do nộp thừa Bảo Hiểm Xã Hội
Nguyên nhân: Kế toán nộp thừa 10,000,000 VNĐ tiền BHXH cho cơ quan Bảo hiểm.
Cách xử lý:
Làm văn bản đề nghị cơ quan BHXH xác nhận số tiền nộp thừa và phương án xử lý (hoàn trả hoặc bù trừ cho kỳ sau).
Nếu cơ quan BHXH hoàn trả tiền bằng tiền mặt:
Nợ TK 111: 10,000,000
Có TK 3383: 10,000,000
Nếu cơ quan BHXH ghi nhận bù trừ cho kỳ nộp sau: Kế toán theo dõi ngoài sổ và ghi giảm số phải nộp của kỳ tiếp theo. Khi nộp, chỉ nộp số chênh lệch.
Ví dụ: Kỳ sau phải nộp 50,000,000. Số thực nộp: 50,000,000 – 10,000,000 = 40,000,000.
Hạch toán nộp tiền:
Nợ TK 3383: 40,000,000
Có TK 111: 40,000,000
Trường hợp 3: Điều chỉnh do quên trích Kinh Phí Công Đoàn (KPCĐ)
Nguyên nhân: Quên trích 2% KPCĐ trên quỹ lương tháng trước, số tiền 20,000,000 VNĐ.
Cách xử lý:
Hạch toán bổ sung chi phí và số phải nộp KPCĐ vào kỳ này:
Nợ TK 642 (hoặc TK 622, 641… tùy bộ phận): 20,000,000
Có TK 3382: 20,000,000
Khi tiến hành nộp KPCĐ, hạch toán:
Nợ TK 3382: 20,000,000
Có TK 111, 112: 20,000,000
Lưu ý: Việc hạch toán bổ sung này có thể ảnh hưởng đến chi phí kỳ hiện tại. Cần đánh giá tính trọng yếu và tham khảo ý kiến chuyên gia để có phương án xử lý tối ưu nhất.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về việc hạch toán tiền lương
Hạch toán tiền lương có sự khác biệt gì giữa doanh nghiệp áp dụng TT200 và TT133?
Điểm khác biệt chính nằm ở hệ thống tài khoản cấp 2, 3… sử dụng để tập hợp chi phí. Doanh nghiệp cần căn cứ vào chế độ kế toán mình đang áp dụng để lựa chọn tài khoản cho chính xác. Ví dụ, cách phân bổ chi phí vào các TK 622, 627, 641, 642 là giống nhau, nhưng việc mở chi tiết các tài khoản này có thể có quy định riêng.
Làm thế nào để đảm bảo chi phí tiền lương là hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN?
Chi phí tiền lương được trừ phải đáp ứng đủ các điều kiện: (1) Có hợp đồng lao động theo quy định; (2) Có bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ; (3) Tiền lương phải được trả qua tài khoản ngân hàng của người lao động (với mức lương từ đủ điều kiện theo luật định) hoặc có chứng từ chi tiền hợp lệ. Tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này trong bài viết Điều kiện công nhận chi phí hợp lý.
Khi nào cần phải khai báo điều chỉnh tờ khai thuế TNCN?
Khi phát hiện có sai sót dẫn đến việc kê khai thiếu số thuế phải nộp hoặc nộp thừa, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo điều chỉnh tờ khai thuế TNCN. Thông thường, cần lập tờ khai điều chỉnh bổ sung cho tháng/quý có sai sót hoặc điều chỉnh trực tiếp trên tờ khai của tháng/quý phát hiện sai sót (nếu đủ điều kiện theo quy định của Luật Quản lý Thuế).
KMC – Tư vấn hướng dẫn quy trình hạch toán lương chuyên nghiệp cùng
Quy trình hạch toán tiền lương, đặc biệt là xử lý các tình huống phát sinh đòi hỏi đội ngũ nhân sự cần có chuyên môn sâu, có kinh nghiệm thực tế và am hiểu về những quy định pháp luật mới nhất.
Cũng chính bởi thế mà những doanh nghiệp FDI hầu hết đều lựa chọn thuê một đơn vị chuyên nghiệp thay mình lên phương án tính lương cho đến hạch toán lương đảm bảo chuẩn xác, tuân thủ pháp luật và phù hợp tối ưu với doanh nghiệp.
Tự hào là đơn vị đầu ngành trong tư vấn các giải pháp thuế, kế toán chuyên nghiệp cho doanh nghiệp FDI đặc biệt là doanh nghiệp FDI Nhật Bản. KMC có đội ngũ luật sư, chuyên gia am hiểu pháp luật Việt Nam và các thông lệ quốc tế để tư vấn giải pháp tính lương và xây dựng quy trình hạch toán tiền lương chuẩn hạn chế tối đa mọi sai sót có thể phát sinh.
Dịch vụ tư vấn nhân sự và tiền lương của KMC được thiết kế để giải quyết triệt để những xung đột trong quy trình tính toán và quyết toán lương của doanh nghiệp. Chún tôi cung cấp giải pháp toàn diện:
- Xây dựng quy trình tính lương, trích lập và nộp bảo hiểm minh bạch, tự động
- Đảm bảo tuyệt đối tính tuân thủ trong mọi nghiệp vụ, giảm thiểu rủi ro pháp lý
- Xử lý nhanh chóng và chính xác các tình huống điều chỉnh, sai sót phát sinh
- Tối ưu hóa chi phí nhân sự và các khoản trích nộp theo đúng quy định pháp luật
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối ưu cả thời gian – chi phí – công sức khi được tư vấn đồng hành trực tiếp với những chuyên gia thuế – kế toán đầu ngành.
Vậy nên bạn còn chần chờ gì nữa! Để được tư vấn giải pháp hạch toán lương chuẩn xác cho doanh nghiệp FDI quý khách hàng hãy liên hệ ngay hotline: 081 489 4789.
