Hướng dẫn xây dựng quy chế hoạt động công ty

Bạn là nhà điều hành của doanh nghiệp FDI, hay bạn đang trong giai đoạn xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường Việt Nam. Bạn cần điều chỉnh tối ưu quy chế hoạt động công ty hay xây dựng bộ quy chế chuẩn và đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Một thực tế đáng suy ngẫm là nhiều công ty ban hành quy chế nhưng nhân viên không hiểu, không nhớ, hoặc tệ hơn là không tuân thủ. Khoảng cách giữa văn bản trên giấy và thực tiễn vận hành chính là điểm yếu chí mạng, đặc biệt với các tập đoàn đa quốc gia nơi sự khác biệt văn hóa và ngôn ngữ có thể làm trầm trọng thêm vấn đề. Trong bài viết này chuyên gia của KMC sẽ cung cấp bạn hướng dẫn chi tiết để xây dựng một quy chế hoạt động công ty đảm bảo hiệu quả cùng với những vấn đề pháp lý doanh nghiệp cần quan tâm khi thiết lập quy chế công ty.

Tầm quan trọng của quy chế hoạt động công ty

Quy chế hoạt động công ty không đơn thuần là một tài liệu nội bộ để đối phó với cơ quan thuế hay thanh tra. Đối với doanh nghiệp FDI, đây là công cụ quản trị then chốt, là “hiến pháp” thu nhỏ điều chỉnh mọi hoạt động từ quy trình làm việc, quan hệ lao động đến văn hóa doanh nghiệp. Về mặt pháp lý, quy chế dựa trên nền tảng Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể hóa các quy định chung thành những điều khoản có thể thực thi trong nội bộ. Một quy chế được xây dựng bài bản giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các thủ tục, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả công ty và người lao động, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc ổn định, dễ dự đoán – yếu tố được các nhà đầu tư Nhật Bản đặc biệt coi trọng.

Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện về nội quy quy chế công ty!

Nội dung cơ bản của quy chế hoạt động công ty

Bộ quy chế hoạt động công ty hoàn chỉnh thường bao gồm các nội dung chính sau:

Quy định chung

• Nêu rõ các thông tin cơ bản như: tên doanh nghiệp, phạm vi áp dụng và đối tượng áp dụng
• Làm rõ mục tiêu của quy chế như: duy trì kỷ luật, nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Đây sẽ là phần định hướng giúp toàn bộ nhân viên hiểu rõ mục đích và tầm quan trọng của quy chế hoạt động doanh nghiệp.

Nội quy lao động

Đây sẽ là nội dung cốt lõi của quy chế công ty, phần này sẽ quy định chi tiết về:

• Thời gian làm việc, nghỉ ngơi: Giờ bắt đầu, giờ kết thúc, thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ phép năm, nghỉ lễ theo quy định.
• Các hành vi bị cấm tại nơi làm việc: Ví dụ như hút thuốc trong khu vực cấm, sử dụng chất kích thích, tiết lộ thông tin nội bộ…
• An toàn lao động và phòng cháy chữa cháy: Hướng dẫn về trang thiết bị bảo hộ, quy tắc an toàn trong vận hành máy móc, quy trình thoát hiểm khi có sự cố.

Quy trình hoạt động

Phần này quy định chi tiết cách thức vận hành và phối hợp trong quy chế nội bộ doanh nghiệp giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đồng bộ và hiệu quả:

• Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm: Xác định rõ vai trò của từng bộ phận và từng vị trí công việc
• Quy trình phối hợp giữa các phòng ban: Đảm bảo sự liên kết thông tin, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
• Cách xử lý các công việc khẩn cấp: Xác định người chịu trách nhiệm chính, quy trình báo cáo và các bước thực hiện để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

Quy định khen thưởng và kỷ luật

Phần này nội dung này giúp doanh nghiệp khuyến khích nhân viên phấn đấu đồng thời duy trì kỷ luật.

• Tiêu chí đánh giá khen thưởng: Gồm hiệu suất công việc, thái độ làm việc, tinh thần hợp tác và đóng góp cho tập thể.
• Các hình thức kỷ luật: Khiển trách, cảnh cáo, đình chỉ công việc hoặc sa thải tùy theo mức độ vi phạm
• Thủ tục thực hiện: Quy trình ra quyết định kỷ luật, thông báo cho người vi phạm và quyền khiếu nại.

Quy định bảo mật

Đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp:

• Danh mục thông tin mật: Bao gồm thông tin khách hàng, dữ liệu tài chính, bí quyết kinh doanh, hợp đồng quan trọng.
• Trách nhiệm của nhân viên: Giữ bí mật trong và sau khi làm việc tại doanh nghiệp
• Xử lý khi vi phạm: Áp dụng biện pháp kỷ luật nội bộ hoặc khởi kiện theo pháp luật nếu gây thiệt hại nghiêm trọng.

Hướng dẫn xây dựng quy chế công ty hiệu quả và tuân thủ Pháp luật

Quy trình xây dựng quy chế hoạt động công ty sẽ bao gồm 5 bước chính như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi

• Xác định nhu cầu: Phân tích các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp để xác định những quy chế cần được ưu tiên xây dựng.
• Xác định mục đích: Quy chế áp dụng cho lĩnh vực nào (nhân sự, tài chính, quy trình làm việc, nội quy lao động…)
• Xác định đối tượng áp dụng: Toàn bộ nhân viên, từng bộ phận cho đến cấp quản lý

Bước 2: Soạn thảo quy chế đảm bảo tuân thủ quy định

• Tuân thủ pháp luật: Đầu tiên quy chế phải đảm bảo tuân thủ các quy định, văn bản pháp luật hiện hành như: Luật Lao động, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán…
• Rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu: Ngôn ngữ sử dụng phải đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Cac quy định cần cụ thể, có thể đo lường được, dễ dàng áp dụng và đánh giá.
• Tính khả thi: Quy định phải phù hợp với đặc thù và nguồn lực của doanh nghiệp. Một quy chế quá hoàn hảo nhưng không thể áp dụng vào thực tế cũng trở nên vô nghĩa.
• Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn: Xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban trong việc thực hiện và giám sát quy chế.

Bước 3: Lấy ý kiến và hoàn thiện

• Tham vấn lấy ý kiến: Gửi bản dự thảo quy chế hoạt động công ty đến các phòng ban liên quan và đến đội ngũ nhân viên để lấy ý kiến đóng góp, điều chỉnh. Đối với nội quy lao động cần tham vấn ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn.
• Hoàn thiện dự thảo: Căn cứ vào các ý kiến đóng góp tiến hành chỉnh sửa và hoàn thiện bản dự thảo quy chế công ty.

Bước 4: Phê duyệt và ban hành

• Ban hành chính thức: Ban lãnh đạo doanh nghiệp quyết định ban hành quy chế
• Công khai rộng rãi: Quy chế phải được phổ biến đến tất cả cán bộ nhân viên
• Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ bản gốc có chữ ký, dấu của ban lãnh đạo để làm cơ sở pháp lý khi cần thiết
• Rà soát và sửa đổi định kỳ (thường hàng năm): Điều này giúp duy trì sự nhất quản, đảm bảo sự vận hành trơn tru, phù hợp với tình hình thực tế và quy định pháp luật mới.

Lưu ý: Quy chế lao động có từ 10 nhân viên trở lên cần được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh hoặc huyện.

Những lỗi sai thường gặp khi xây dựng quy chế hoạt động công ty

Trong quá trình soạn thảo, thiết lập quy chế hoạt động của doanh nghiệp, nhiều đơn vị vẫn mắc phải những sai lầm thường gặp khiến bộ quy chế kém hiệu quả thậm chí là tiềm ẩn các rủi ro pháp lý bao gồm:

• Sao chép máy móc từ doanh nghiệp khác: Thay vì nghiên cứu kỹ lưỡng, xây dựng bộ nội quy phù hợp với quy mô, hoạt động của doanh nghiệp thì nhiều đơn vị lại sao chép nội quy từ một đơn vị, doanh nghiệp khác mà không có sự điều chỉnh cho phù hợp. Điều này dẫn tới nội dung không sát thực tế không phù hợp để áp dụng vào hoạt động công ty.
• Bỏ sót quy định pháp luật mới: Các quy định luật luôn được cập nhật, làm mới thường xuyên. Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời các quy định của Luật Lao động, Luật Doanh nghiệp hay các nghị định liên quan sẽ khiến cho quy chế nhanh chóng lạc hậu thậm chí tiềm ẩn nguy cơ vi phạm.
• Ngôn ngữ khó hiểu, thiếu rõ ràng: Sử dụng các thuật ngữ pháp lý phức tạp mà không giải thích cụ thể khiến nhân viên khó nắm bắt và dễ hiểu sai ý. Đây cũng là vấn đề thường gặp tại các doanh nghiệp FDI khi mà văn hóa của hai quốc gia có nhiều khác biệt hay đơn giản là sai lệch trong việc dịch hiểu ngôn ngữ.
• Không phổ biến rộng rãi: Dù đã ban hành những quy chế không được phổ biến đến toàn bộ nhân viên dẫn đến áp dụng không đồng đều trong tổ chức.
• Không cập nhật định kỳ: Quy chế hoạt động công ty luôn phù hợp nhất với doanh nghiệp vào thời điểm nó được soạn thảo. Tuy nhiên thực tế thì doanh nghiệp luôn có những bước biến động từ phát triển cho đến thu hẹp quy mô mỗi năm thêm vào đó là sự thay đổi, cập nhật của những quy định Luật khiến cho bộ quy chế trở nên lỗi thời và không còn phù hợp.

Một bản quy chế sơ sài, không cập nhật các quy định pháp luật mới nhất hoặc mâu thuẫn với thỏa ước lao động tập thể có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ các cơ quan nhà nước. Trong tranh chấp lao động, tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền có thể vô hiệu hóa các điều khoản trái luật, khiến doanh nghiệp thua thiệt. Quan trọng hơn, sự thiếu rõ ràng trong quy chế là một trong những nguyên nhân gây ra mâu thuẫn nội bộ, sự bất đồng giữa các phòng ban, giảm năng suất và gia tăng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.

Cấu trúc chuẩn và những điều khoản bắt buộc trong quy chế công ty của doanh nghiệp FDI

Cấu trúc của một quy chế hoạt động công ty cần phản ánh đặc thù loại hình (TNHH, Cổ phần) và lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp FDI, một số điều khoản cần được chú trọng đặc biệt:

• Quy định về ngôn ngữ áp dụng: Rõ ràng về ngôn ngữ chính thức của quy chế (thường là tiếng Việt) và bản dịch sang tiếng nước ngoài (như tiếng Nhật) có giá trị tham khảo. Điều này tránh hiểu lầm do khác biệt ngôn ngữ.
• Quy trình ra quyết định và ủy quyền: Cần mô tả rõ ràng thẩm quyền của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và các cấp quản lý, đặc biệt trong các giao dịch có giá trị lớn – phù hợp với nguyên tắc quản trị của tập đoàn mẹ.
• Chính sách kỷ luật lao động và giải quyết tranh chấp nội bộ: Cần được xây dựng chi tiết, công bằng, tuân thủ tuyệt đối Bộ luật Lao động Việt Nam và cả những tiêu chuẩn đạo đức kinh doanh toàn cầu của tập đoàn.
• Quy định về bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu và bảo vệ tài sản trí tuệ: Đây là mối quan tâm hàng đầu của các công ty công nghệ hoặc có hàm lượng sáng tạo cao từ Nhật Bản.

Trên đây KMC đã chia sẻ hướng dẫn toàn diện cách xây dựng quy chế hoạt động công ty, đặc biệt là những lưu ý quan trọng để xây dựng quy chế hoạt động cho một doanh nghiệp FDI.

Là nhà lãnh đạo, nhà quản lý của doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, nếu như bạn còn bất kỳ khó khăn nào trong quy trình xây dựng quy chế hoạt động của công ty hay cần tư vấn chuyên sâu các vấn đề pháp lý liên quan đến quy chế công ty. Hãy liên hệ ngay KMC – đơn vị chuyên hướng dẫn, cung cấp các giải pháp thuế – kế toán và pháp lý cho doanh nghiệp FDI đặc biệt là doanh nghiệp FDI Nhật Bản.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn một cách chi tiết, chuyên sâu cung cấp giải pháp nhân sự cho đến xây dựng bộ quy chế hoạt động chuẩn đảm bảo tuân thủ Pháp luật cho doanh nghiệp FDI.

Để được tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia bạn hãy liên hệ ngay hotline: 081 489 4789.