Để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ cho doanh nghiệp và cho nhân sự lao động. Việc xây dựng, vận dụng nội quy quy chế công ty như thế nào cho phù hợp và tuân thủ quy định của Pháp luật cũng là câu hỏi quan trọng mà đội ngũ quản lý, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp đặt sự quan tâm vô cùng lớn. Để hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp FDI trong việc xây dựng, vận hành, áp dụng nội quy quy chế công ty. Dưới đây các chuyên gia từ KMC sẽ cung cấp đến bạn những hướng dẫn quan trọng về quy chế công ty, giải mã chi tiết quyền lợi – nghĩa vụ của doanh nghiệp cũng như người lao động về việc áp dụng và tuân thủ quy chế công ty.
Nội quy, quy chế công ty: Không chỉ là văn bản trên giấy!
Về mặt pháp lý, nội quy lao động là văn bản bắt buộc do doanh nghiệp ban hành, quy định chi tiết về tác phong, kỷ luật, trật tự tại nơi làm việc, đã được đăng ký với cơ quan nhà nước. Trong khi đó, quy chế công ty thường có phạm vi rộng hơn, bao trùm các chính sách về tuyển dụng, đánh giá, lương thưởng, phúc lợi và đào tạo. Đối với doanh nghiệp FDI, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản, các văn bản này không chỉ phải tuân thủ Bộ luật Lao động Việt Nam mà còn thường tích hợp các tiêu chuẩn, văn hóa làm việc và nguyên tắc quản trị từ tập đoàn mẹ.
Đối với người lao động nội quy quy chế công ty chi phối mọi khía cạnh công việc: từ giờ giấc, trang phục, bảo mật thông tin, đến các chế độ thưởng phạt, quy trình thăng tiến và giải quyết khiếu nại. Việc nắm rõ quy chế công ty và đảm bảo tuân thủ các nội quy quy chế công ty không chỉ là nghĩa vụ mà còn yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đánh giá chất lượng nhận sự và đưa ra những chiến lược thăng tiến, thưởng phạt phù hợp.
Các quy định Pháp luật hiện hành có liên quan đến nội quy quy chế công ty
Hiện nay pháp luật hiện hành không quy định chi tiết về mẫu nội quy lao động cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp sẽ ban hành nội quy lao động phù hợp đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật về lao động và quy định pháp luật có liên quan.
Tuy nhiên doanh nghiệp khi ban hành nội quy lao động, ban hành nội quy quy chế công ty phải đảm bảo có đủ nội dung chủ yếu được quy định tại Khoản 2, Điều 118 Bộ luật lao động 2019. Cụ thể:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trật tự tại nơi làm việc;
- An toàn, vệ sinh lao động;
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
- Trách nhiệm vật chất;
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Nội quy quy chế công ty – Những điều người lao động cần phải biết
Với vai trò là người lao động việc hiểu rõ các quy định, nội quy công ty đặc biệt là hiểu về quyền lợi, nghĩa vụ của mình mang lại những lợi thế nổi bật giúp người lao động có thể chủ động trong mọi tình huống.
Quyền lợi của người lao động được bảo vệ trong nội quy quy chế
Một bộ nội quy quy chế công ty được xây dựng bài bản sẽ minh bạch hóa toàn bộ quyền lợi bạn được hưởng. Quyền lợi của bạn sẽ được quy định rõ qua:
- Chế độ lương, thưởng và phúc lợi: Rõ ràng về cấu trúc lương, các loại tiền thưởng (thưởng hiệu quả, thưởng dự án, thưởng Tết), cùng hệ thống phúc lợi (bảo hiểm sức khỏe, khám định kỳ, hỗ trợ đào tạo, hoạt động team-building).
- Thời gian làm việc và nghỉ ngơi: Quy định cụ thể về giờ làm việc hàng ngày, tuần; chế độ nghỉ giữa giờ; các ngày nghỉ lễ, phép năm, phép riêng, phép ốm đau, thai sản.
- An toàn và vệ sinh lao động: Quyền được làm việc trong môi trường an toàn, được cung cấp đầy đủ trang bị bảo hộ và đào tạo về an toàn lao động.
- Cơ hội đào tạo và thăng tiến: Các tiêu chí, quy trình đánh giá nhân viên và đề bạt, cơ hội tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
- Cơ chế khiếu nại và giải quyết tranh chấp: Con đường rõ ràng để bạn phản ánh khi có bất đồng, thắc mắc hoặc cảm thấy quyền lợi bị xâm phạm, thông qua người đại diện hay bộ phận tiếp nhận trực tiếp.
Nghĩa vụ và kỷ luật: Những điều khoản người lao động cần tuân thủ nghiêm túc
Song song với quyền lợi là nghĩa vụ. Việc hiểu rõ các quy định về kỷ luật lao động giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có. Các hình thức kỷ luật từ khiển trách, kéo dài thời gian nâng lương, đến cách chức hoặc sa thải sẽ được quy định rõ theo mức độ vi phạm. Các hành vi vi phạm thường gặp bao gồm:
- Vi phạm về thời gian (đi trễ, về sớm không phép, nghỉ không báo cáo).
- Vi phạm về an toàn lao động, gây thiệt hại tài sản công ty.
- Không tuân thủ quy trình, chỉ đạo của cấp trên.
- Vi phạm về bảo mật thông tin, cạnh tranh không lành mạnh.
- Có hành vi thiếu trung thực, gây mất đoàn kết nội bộ
Bạn cạnh tối ưu hóa quyền lợi thì điều kiện tiên quyết là người lao động phải tuân thủ nghĩa vụ – tuân thủ các quy tắc của quy chế công ty để tránh được những sai phạm và rủi ro không đáng có và chủ động trong mọi tình huống.
Quan trọng hơn cả, pháp luật lao động Việt Nam và nội quy quy chế công ty hợp pháp đều yêu cầu mọi hình thức kỷ luật phải có căn cứ, công bằng và tuân theo một quy trình nhất định, bao gồm việc yêu cầu người lao động giải trình.
Đặc thù trong nội quy quy chế công ty của doanh nghiệp FDI Nhật Bản
Văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản nổi tiếng với sự tôn trọng kỷ luật, chuyên nghiệp và đề cao tinh thần tập thể. Điều này được thể hiện rõ trong các bộ nội quy quy chế công ty. Dưới đây là một số điểm nhấn bạn có thể bắt gặp:
- Quy tắc ứng xử và tác phong nghiêm ngặt: Từ cách chào hỏi, trao danh thiếp, đến việc đúng giờ (thậm chí sớm hơn giờ họp), tuân thủ các nghi thức trong hội họp và giao tiếp thứ bậc rõ ràng.
- Quy trình (Process) là trên hết: Mọi công việc đều được hướng dẫn theo quy trình chi tiết. Việc tuân thủ quy trình được xem như biểu hiện của sự tôn trọng và đảm bảo chất lượng, hơn là thiếu linh hoạt.
- Chế độ làm thêm giờ (Overtime) và nghỉ phép: Cần đặc biệt chú ý các quy định về đăng ký, phê duyệt làm thêm giờ và văn hóa nghỉ phép. Một số công ty khuyến khích cân bằng công việc-cuộc sống, trong khi số khác có thể tồn tại văn hóa làm việc kéo dài.
- Bảo mật thông tin và sở hữu trí tuệ: Các quy định thường rất chặt chẽ, phản ánh sự coi trọng tài sản trí tuệ và bí mật kinh doanh của tập đoàn.
Việc nắm bắt và thích nghi với những đặc thù này không chỉ giúp bạn tránh vi phạm mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, dễ dàng hòa nhập và được đánh giá cao.
Những lưu ý quan trọng để tiếp cận, tuân thủ nội quy lao động hiệu quả
Là một nhân viên, người lao động trong doanh nghiệp đặc biệt là trong môi trường FDI bạn cần phải nắm chắc được nội quy quy chế công ty và vận dụng chúng đúng cách thông qua việc:
- Đọc kỹ và lưu trữ bản nội quy, quy chế ngay khi nhận: Ngay khi gia nhập doanh nghiệp và nhận bản nội quy công ty bạn hãy dành thời gian nghiên cứu, đặc biệt các phần liên quan trực tiếp đến công việc và phòng ban của bạn.
- Chủ động đặt câu hỏi: Nếu có điều khoản nào không rõ ràng, hãy mạnh dạn hỏi trưởng bộ phận, phòng Nhân sự (HR) hoặc bộ phận pháp chế. Ở các công ty Nhật, việc hỏi để hiểu rõ và làm đúng thường được đánh giá cao hơn là im lặng và làm sai.
- Sử dụng nội quy như một công cụ tham chiếu: Khi có vấn đề phát sinh liên quan đến công việc, lương thưởng hay mâu thuẫn, hãy mở nội quy, quy chế ra để xem quy định cụ thể là gì, từ đó có cơ sở để trao đổi, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
- Cập nhật các bản sửa đổi, bổ sung: Nội quy quy chế công ty có thể được cập nhật định kỳ. Hãy đảm bảo bạn luôn nắm bắt được những thay đổi mới nhất.
Tư vấn mẫu nội quy lao động rõ ràng & tuân thủ Pháp luật cho doanh nghiệp FDI
Đối với các doanh nghiệp FDI, việc xây dựng một hệ thống nội quy quy chế công ty rõ ràng, minh bạch và phù hợp với cả luật Việt Nam lẫn văn hóa tập đoàn là yếu tố then chốt để thu hút, giữ chân nhân tài và vận hành trơn tru.
Nếu như bạn là nhà đầu tư từ nước ngoài đang chuẩn bị mở rộng thị trường vào Việt Nam, hay bạn là doanh nghiệp FDI lâu năm cần phải xây dựng tối ưu bộ quy định lao động của công ty nhưng đang gặp khó khăn trong việc đảm bảo sự cân bằng tinh tế giữa quy định – quyền lợi – nghĩa vụ và tính tuân thủ pháp luật. Hãy liên hệ ngay KMC – Công ty chuyên cung cấp các giải pháp tư vấn hỗ trợ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp FDI bao gồm thuế – kế toán – tài chính – nhân sự.
Với kinh nghiệm sâu rộng cùng đội ngũ chuyên gia, luật sư am hiểu tường tận về các quy định, bộ luật mới nhất liên quan đến đầu tư, xây dựng, người lao động… Chúng tôi không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng khung pháp lý vững chắc mà còn tư vấn để những quy định đó trở nên thân thiện, dễ hiểu và được người lao động đón nhận, từ đó tạo ra một môi trường làm việc công bằng và hiệu quả cho tất cả mọi người. Xây dựng hoàn thiện bộ nội quy quy chế công ty mang lại lợi thế tối ưu cho doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho người lao động và luôn tuân thủ quy định Pháp luật mới nhất.
Nhận tư vấn chuyên nghiệp từ chuyên gia bạn hãy liên hệ ngay KMC qua hotline: 081 489 4789.
Xem thêm: Tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp FDI!
