Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự bùng nổ của công nghệ, làm việc từ xa không còn là khái niệm xa lạ đối với hầu hết các doanh nghiệp. Theo khảo sát nhân sự từ Anphabe kể từ năm 2022, tức sau năm xảy ra sự kiện COVID-19, sự dịch chuyển sang mô hình “remotely” dường như là một bước ngoặt trong hầu hết các doanh nghiệp, không chỉ ở Việt Nam mà còn trên thế giới. Đặc biệt với doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, việc áp dụng mô hình này mở ra cơ hội cạnh tranh nhân tài toàn cầu và tối ưu chi phí vận hành.

làm việc từ xa

Làm việc từ xa là gì? Định nghĩa đơn giản cho doanh nghiệp hiện đại

Làm việc từ xa (Remote Work/Teamwork) là mô hình lao động không yêu cầu nhân viên có mặt tại văn phòng, cho phép họ hoàn thành công việc thông qua kết nối internet từ nhà, quán cà phê, hoặc không gian làm việc linh hoạt. Yếu tố cốt lõi là sử dụng công cụ số để giao tiếp, quản lý tiến độ và đảm bảo tính minh bạch.

Gần như 90% doanh nghiệp buộc phải cho phép và vận hành mô hình “Remotely” này trong những năm 2021 và năm 2022. Ngày nay, mô hình này vẫn còn tồn tại ở một số công ty do yêu cầu công việc thay đổi, và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người lao động cũng như giảm thiểu một số chi phí nhân sự mà doanh nghiệp phải gánh.

làm việc từ xa

Nguyên nhân và lợi ích cho doanh nghiệp FDI & người lao động

Yếu tố then chốt thúc đẩy xu hướng

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ: Đa số người dùng ngày nay sử dụng hàng loạt nền tảng như Slack, Zoom, Microsoft Teams, Notion, Google Meet để giải quyết bài toán giao tiếp đa quốc gia. Tính ứng dụng cao của các nền tảng này đã giúp việc giao kết giữa các cá nhân người dùng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chưa kể, nếu người dùng là doanh nghiệp, nền tảng còn cho phép sử dụng thêm nhiều tính năng khác nhằm bổ trợ cho mục đích hoạt động của doanh nghiệp. 

Ảnh hưởng từ đại dịch COVID-19: Trở thành chất xúc tác buộc doanh nghiệp thử nghiệm và công nhận hiệu quả mô hình này. Nhằm giải quyết công việc trong thời gian đại dịch, hầu hết các công ty buộc lòng phải thực hiện phương án “remotely” cho nhân viên của mình. Tổ chức các buổi họp hành cũng phải sử dụng các nền tảng công nghệ để thay thế cho việc gặp mặt trực tiếp. Mặc dù, không phải là điều gì mới mẻ, nhưng đại dịch dường như thay đổi cả thói quen của người dùng để thích ứng với đại dịch và là cơ hội để các công ty công nghệ ngày càng phát triển các tính năng mới của nền tảng nhu cầu người dùng. 

làm việc từ xa

Lợi ích không thể phủ nhận

Đối với doanh nghiệp FDI:

  • Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng. Thay vì phải thuê một diện tích đủ lớn để tạo không gian làm việc thoải mái cho nhân viên, doanh nghiệp lựa chọn phương án “Remotely” sẽ giảm rất nhiều cho chi phí thuê mặt bằng. 
  • Nhờ vào các nền tảng công nghệ, việc tuyển dụng cũng trở nên dễ dàng hơn khi tìm kiếm các ứng viên tiềm năng ở khắp các quốc gia. Cho phép làm việc remotely, hoặc kết hợp remotely và on-site, doanh nghiệp sẽ tiết giảm phần nào chi phí nhân sự khi thuê mướn các lao động nước ngoài. Việc yêu cầu một lao động nước ngoài đến và làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể phải chịu thỏa thuận để chi trả cho các phần chi phí nơi ở và chi phí đi lại cho người lao động nước ngoài. 
  • Tăng năng suất nhờ giảm thời gian di chuyển cũng là điều doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn phương án làm. 

Đối với người lao động

  • Phá vỡ rào cản không gian – thời gian, chủ động sắp xếp công việc cá nhân: Nâng cao tính tự giác và cho phép người lao động chủ động hoàn thành công việc. Tạo động lực cho người lao động và cho phép người lao động làm việc ở một không gian thoải mái và gần gũi hơn. Điều này có thể tăng năng suất làm việc.
  • Giảm căng thẳng, cân bằng cuộc sống nhờ linh hoạt địa điểm làm việc
  • Cơ hội làm việc cho tập đoàn đa quốc gia dù sinh sống tại vùng ven

Thách thức và giải pháp cho doanh nghiệp FDI triển khai làm việc từ xa

Dù mang lại nhiều ưu điểm, mô hình này đặt ra không ít thử thách đòi hỏi doanh nghiệp FDI phải chuẩn bị kỹ lưỡng:

4 rủi ro cần kiểm soát

  1. Cảm giác cô lập: Theo khảo sát từ các công ty tuyển dụng, làm việc từ xa làm cho các nhân viên có cảm giác bị cô lập vì thiếu sự tương tác và giao tiếp trực tiếp. Tương tự như vậy, trong các buổi họp với các bên kinh doanh, hoặc đối tác, việc tương tác trong quá trình giao tiếp là điều cần thiết và góp phần bổ trợ cho hiệu quả công việc. 
  2. Khó quản lý hiệu suất: Để cho phép nhân viên làm việc remotely, bản thân phòng nhân sự cũng như ban quản trị của mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch làm việc remotely sao cho hiệu quả. Nếu không, doanh nghiệp sẽ thiếu công cụ đo lường chuẩn dẫn đến đánh giá thiếu công bằng. 
  1. Rủi ro bảo mật dữ liệu: Truy cập từ nhiều thiết bị cá nhân làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin là điều mà phòng IT của mỗi doanh nghiệp cần phải có chính sách và phương án kiểm soát. Thiết lập một tường rào bảo mật thông tin là điều thật sự cần thiết khi cho phép nhân viên làm việc tại nhà. 
  2. Xung đột văn hóa: Đặc biệt với doanh nghiệp Nhật Bản coi trọng giao tiếp trực tiếp và tinh thần tập thể

làm việc từ xa

Chiến lược khắc phục từ chuyên gia KMC

Để tối ưu hóa mô hình này, doanh nghiệp cần:

Triển vọng tại Việt Nam và hành động thiết thực cho doanh nghiệp

Theo báo cáo của Bộ Thông tin & Truyền thông, hơn phân nửa doanh nghiệp FDI tại Việt Nam đã áp dụng làm việc từ xa một phần sau 2023. Tuy nhiên, để hình thức này phát huy tối đa tiềm năng, cần:

  • Điều chỉnh văn hóa doanh nghiệp: Tập đoàn Nhật Bản có thể kết hợp mô hình Hybrid để cân bằng giữa truyền thống và linh hoạt
  • Đào tạo kỹ năng làm việc số cho quản lý và nhân viên
  • Hợp tác với đơn vị tư vấn am hiểu pháp luật lao động đa quốc gia như KMC để giảm thiểu rủi ro pháp lý

Làm việc từ xa đã trở thành tiêu chuẩn mới trong cạnh tranh nhân tài. Với doanh nghiệp FDI, đặc biệt là các tập đoàn Nhật Bản tại Việt Nam, việc chủ động xây dựng khuôn khổ pháp lý và chiến lược nhân sự bài bản không còn là lựa chọn – mà là yêu cầu sống còn. KMC sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp tối ưu hóa mô hình này thông qua giải pháp Tư Vấn Nhân Sự & Tiền Lương được thiết kế riêng cho thị trường Việt Nam.