Cán bộ công nhân viên chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Để lựa chọn ứng viên giỏi phù hợp với từng vị trí công việc trước hết chúng ta sẽ bắt đầu từ bước kiểm tra lý lịch nhân viên. Vậy kiểm tra lý lịch nhân viên như thế nào trước khi tuyển dụng? Làm thế nào để bạn có thể đánh giá và tìm lọc chuẩn xác những ứng viên tiềm năng nhất? Bài chia sẻ sau của KMC sẽ hướng dẫn và giúp bạn tìm lời giải đáp chi tiết.
Kiểm tra lý lịch nhân viên là gì?
Quy trình kiểm tra lý lịch nhân viên sẽ được thực hiện trước khi tuyển dụng và đây chính là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Quá trình này giúp thu thập thông tin cần thiết để đưa ra quyết định chính xác.
Giúp doanh nghiệp, nhà tuyển dụng xác minh trình độ của ứng viên, đánh giá sự phù hợp với vị trí và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến tuyển dụng sai lầm.
Kiểm tra lý lịch toàn diện thường bao gồm các lĩnh vực:
- Khả năng và năng lực liên quan đến công việc
- Tính cách và khả năng hòa nhập vào văn hóa công ty
- Nền tảng học vấn và kinh nghiệm làm việc
- Các dấu hiệu cảnh báo tiềm ẩn như tiền án…
Tại sao kiểm tra lý lịch nhân viên là yếu tố then chốt trong tuyển dụng?
Nhà quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp FDI tại VIệt Nam việc kiểm tra lý lịch nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây cũng chính là cách thức giúp doanh nghiệp, các tập đoàn có thể tìm kiếm được những nhân tài góp phần xây dựng và phát triển công ty, thương hiệu hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó việc kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng còn giúp loại bỏ các rủi ro như:
- Rủi ro an ninh doanh nghiệp: 47% sự cố an ninh nội bộ tại Việt Nam bắt nguồn từ nhân sự có lý lịch không minh bạch (Báo cáo An ninh Doanh nghiệp Việt Nam 2024).
- Rủi ro pháp lý: Vi phạm quy định về thu thập & xử lý dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến mức phạt lên tới 5% tổng doanh thu tại Việt Nam theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
- Rủi ro về uy tín thương hiệu: 92% doanh nghiệp Nhật đánh giá tổn thất về hình ảnh là nghiêm trọng hơn cả tổn thất tài chính khi xảy ra sự cố nhân sự.
Hướng dẫn kiểm tra lý lịch nhân viên nhanh & chuẩn xác
Quy trình kiểm tra lý lịch của doanh nghiệp có thể có những khác biệt nhất định, tuy nhiên thông thường một quy trình chuẩn đảm bảo chuyên nghiệp và chuẩn xác nên được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
1. Xác minh bằng cấp, chứng chỉ
Xác minh bằng cấp, chứng chỉ ứng viên là bước đầu tiên để lọc ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty. Quy trình xác minh bằng cấp chuẩn tại Việt Nam được thực hiện như sau:
- Bước 1: Thu thập bản sao có chứng thực bằng cấp, bảng điểm
- Bước 2: Xác minh trực tiếp với cơ sở đào tạo qua văn bản chính thức (kèm văn bản đồng ý của ứng viên)
- Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ trên cổng thông tin của Bộ Giáo dục & Đào tạo (moet.gov.vn)
Lưu ý pháp lý: Chỉ xác minh bằng cấp liên quan trực tiếp đến công việc. Việc yêu cầu xác minh bằng cấp không liên quan có thể bị xem là phân biệt đối xử.
2. Kiểm tra lý lịch tư pháp
Kiểm tra lý lịch cũng là bước quan trọng để đánh giá ứng viên. Tuy nhiên quy trình này cần được thực hiện một cách hợp pháp.
Thực hiện kiểm tra lý lịch tư pháp ứng viên doanh nghiệp cần lưu ý:
- Ứng viên tự nộp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 (có giá trị 06 tháng)
- Doanh nghiệp KHÔNG được trực tiếp yêu cầu cơ quan công an cung cấp thông tin
- Với vị trí nhạy cảm (tài chính, an ninh), ghi rõ yêu cầu này trong hợp đồng lao động và quy định nội bộ
Thống kê đáng quan tâm: Khoảng 3.5% hồ sơ ứng viên tại Việt Nam có bất thường về lý lịch tư pháp được phát hiện qua quy trình kiểm tra chuyên nghiệp.
3. Tham khảo ý kiến người giám sát cũ (reference check)
Đối với các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là doanh nghiệp FDI thì reference check cũng là một trong những bước kiểm tra lý lịch nhân viên không thể bỏ qua.
Quy trình đạt chuẩn quốc tế sẽ được thực hiện như sau:
- Xin phép ứng viên bằng văn bản trước khi liên hệ
- Chuẩn bị bảng câu hỏi chuẩn hóa (7-10 câu tập trung vào năng lực, thái độ)
- Liên hệ tối thiểu 2 người tham chiếu (trong đó 1 người là quản lý trực tiếp cũ)
- Ghi âm (nếu được đồng ý) hoặc ghi chép đầy đủ làm cơ sở pháp lý
4. Kiểm tra thông tin mạng xã hội
Thông tin trên mạng xã hội của ứng viên của là yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của nhà tuyển dụng. Là một nhà tuyển dụng bạn cũng nên kiểm tra sơ lược thông tin mạng xã hội của ứng viên.
Kiểm tra cơ bản và tuân thủ hướng dẫn sau:
- Chỉ xem thông tin công khai (public profile)
- Không yêu cầu ứng viên cung cấp mật khẩu tài khoản cá nhân
- Không sử dụng thông tin cá nhân nhạy cảm (tôn giáo, quan điểm chính trị, xu hướng tính dục) làm căn cứ đánh giá
Kinh nghiệm từ doanh nghiệp Nhật: 78% doanh nghiệp Nhật tại Việt Nam sử dụng thông tin mạng xã hội để đánh giá văn hóa phù hợp (cultural fit) nhưng chỉ 35% có quy chế kiểm tra rõ ràng.
5. Kiểm tra tín dụng (Áp dụng cho vị trí tài chính)
Đối với những vị trí tuyển dụng liên quan đến tài chính thì nhà tuyển dụng cần phải thực hiện thêm bước kiểm tra tín dụng theo hướng dẫn sau:
- Công bố rõ trong mô tả công việc & hợp đồng lao động
- Thu thập văn bản đồng ý đặc biệt của ứng viên
- Sử dụng dịch vụ của Trung tâm Thông tin Tín dụng Quốc gia Việt Nam (CIC) qua đối tác được ủy quyền
Những sai lầm thường gặp khi kiểm tra lý lịch ứng viên của doanh nghiệp FDI
Có một thực trạng đáng báo động đó là hơn 62% doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam chưa có quy trình kiểm tra lý lịch nhân viên tuân thủ đầy đủ Luật Lao động Việt Nam. Ngoài ra các doanh nghiệp FDI còn thường mắc phải một số sai lầm sau:
- Sai lầm 1: Áp dụng nguyên mẫu quy trình kiểm tra lý lịch nhân viên từ nước mẹ → Vi phạm Điều 21, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân về điều kiện thu thập dữ liệu nhạy cảm.
- Sai lầm 2: Không lưu trữ văn bản đồng ý của ứng viên → Không có cơ sở pháp lý khi bị thanh tra.
- Sai lầm 3: Sử dụng thông tin kiểm tra để phân biệt đối xử → Vi phạm nghiêm trọng Điều 8, Bộ Luật Lao động 2019.
KMC – Cung cấp giải pháp toàn diện cho bài toán quản trị rủi ro nhân sự
Kiểm tra lý lịch nhân viên chỉ là một mắt xích trong hệ thống quản trị rủi ro tổng thể. Để chủ động ứng phó với mọi thách thức pháp lý, doanh nghiệp FDI cần:
- Xây dựng Quy chế kiểm tra lý lịch nội bộ được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo và Ban pháp chế
- Đào tạo nhân sự HR về các quy định mới nhất của Luật Lao động Việt Nam
- Thiết lập cơ chế cập nhật pháp luật thường xuyên
Thông thường với một doanh nghiệp hoạt động tại thị trường Việt Nam lâu năm thì quy trình nãy đã được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên vẫn còn không ít doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp mới còn gặp nhiều khó khăn vướng mắc trong việc kiểm tra lý lịch nhân viên và xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân viên đảm bảo chuyên nghiệp, hiệu quả. Hiểu được điều đó KMC – đã và đang cung cấp gói tư vấn chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp không chỉ bao gồm các vấn đề thuế, tài chính mà còn cả về nhân sự.
Với đội ngũ luật sư, chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn nắm bắt các thông tin mới nhất và hiểu rõ các quy định Pháp luật tại Việt Nam. KMC hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các giải pháp toàn diện để quản lý rủi ro nhân sự ngay từ khâu tuyển dụng. Tư vấn và hỗ trợ xây dựng quy trình kiểm tra lý lịch nhân viên đúng chuẩn và tuân thủ pháp luật.
KMC– Đồng hành cùng doanh nghiệp FDI và Nhật Bản tại Việt Nam trong hành trình chuyển đổi số & tuân thủ pháp luật toàn diện.
Để được tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm và toàn diện quý khách hàng hãy liên hệ ngay hotline: +84 91 988 9331.
Xem thêm: Dịch vụ hạch toán thuế thu nhập cá nhân chuyên nghiệp!
