Bạn đang lo lắng không biết mình có thuộc diện phải tự quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) hay không? Bạn sợ làm sai luật, bị phạt hoặc bỏ lỡ khoản tiền hoàn thuế đáng lẽ thuộc về mình? Bạn muốn một câu trả lời rõ ràng, chính xác dựa trên luật và những con số cụ thể thay vì những thông tin chung chung? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi “Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?” kèm theo các căn cứ pháp lý rõ ràng để bạn tự ước tính số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn lại.
Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Về cơ bản, quyết toán thuế TNCN có 2 hình thức sau:
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay (Ủy quyền quyết toán): Đây là trường hợp phổ biến nhất nếu bạn chỉ có một nguồn thu nhập từ lương tại một công ty và đã ủy quyền cho họ.
Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (Tự quyết toán): Bạn sẽ phải chủ động thực hiện nếu thuộc các diện dưới đây.
- Có thu nhập từ 2 nơi trở lên trong năm.
- Có các khoản thu nhập khác (như từ kinh doanh, cho thuê tài sản, đầu tư vốn…) mà chưa được khấu trừ thuế đầy đủ.
Lưu ý: Bạn sẽ không phải nộp hồ sơ tự quyết toán nếu số thuế phải nộp thêm sau khi tính toán là dưới 50,000 VND. Tuy nhiên, nếu bạn đã nộp thừa và muốn được hoàn lại tiền, bạn vẫn phải nộp hồ sơ để yêu cầu hoàn thuế.
Bạn cần hoàn thành quyết toán trước khi nào?
Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn được quy định như sau:
Đối với công ty (tổ chức trả thu nhập): Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Ví dụ: đối với năm 2025, hạn cuối dự kiến sẽ là 31/3/2026.
Đối với cá nhân tự quyết toán: Thời hạn sẽ muộn hơn một chút. Theo quy định, hạn cuối là ngày 30/4 của năm tiếp theo. Tuy nhiên, nếu ngày này trùng vào nghỉ lễ, thời hạn sẽ được gia hạn đến ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ.
Lưu ý: Nếu bạn thuộc diện được hoàn thuế (nộp thừa) mà có nộp hồ sơ chậm, bạn sẽ không bị phạt về hành vi nộp chậm tờ khai (theo Thông tư 111/2013TT-BTC).
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Nếu bạn rơi vào một trong những trường hợp sau, bạn sẽ phải chủ động thực hiện quyết toán thuế TNCN.
Khi bạn có thu nhập từ 2 nơi trở lên
Mỗi công ty nơi bạn làm việc chỉ khấu trừ thuế dựa trên thu nhập họ trả cho bạn. Hơn nữa, khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân (11 triệu đồng/ tháng) chỉ được tính một lần. Tự quyết toán giúp bạn tổng hợp tất cả thu nhập, tính đúng số thuế phải nộp theo bậc lũy tiến, tránh nộp thiếu.
Khi bạn có thu nhập từ kinh doanh, cho thuê tài sản và đầu tư
Pháp luật quy định bạn phải tự kê khai và nộp thuế đối với các nguồn thu này. Ví dụ, bạn cho thuê nhà với giá 10 triệu VND/ tháng hoặc bạn kinh doanh online và có lợi nhuận.
Khi bạn có số thuế phải nộp thêm từ 50,000 VND trở lên
Ngay cả khi bạn chỉ làm cho một công ty duy nhất, bạn vẫn có thể phải tự quyết toán. Sau khi công ty quyết toán thay, nếu số thuế bạn còn nợ là từ 50,000 VND trở lên, bạn bắt buộc phải tự nộp tờ khai và số tiền này cho cơ quan thuế. Số tiền dưới 50,000 VND sẽ được miễn.
Khi bạn là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam
Trước khi xuất cảnh, bạn phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế để làm “sạch” nghĩa vụ thuế của mình.
Khi bạn muốn được hoàn lại số thuế đã nộp thừa
Nếu bạn đã nộp thuế nhiều hơn số thực tế phải nộp, bạn cần tự quyết toán để đòi lại số tiền đó. Bởi chỉ bạn mới biết đầy đủ các khoản giảm trừ của mình (như người phụ thuộc mới). Công ty không thể tự ý làm thủ tục hoàn thuế cho bạn.
Hướng dẫn chi tiết cách ước tính số tiền thuế phải nộp hoặc được hoàn
Bước 1: Tổng hợp tất cả thu nhập chịu thuế của bạn trong năm
Đầu tiên, hãy liệt kê toàn bộ các nguồn thu nhập của bạn trong năm. Đây là tổng số tiền trước khi trừ bất kỳ khoản nào.
- Lương, tiền công từ tất cả các công ty bạn làm việc.
- Tiền thưởng (thưởng lễ, Tết, thưởng dự án…).
- Thu nhập từ cho thuê tài sản (nhà, xe, mặt bằng..).
- Thu nhập từ kinh doanh (nếu bạn có đăng ký kinh doanh).
- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản (trừ các trường hợp được miễn.)
- Các khoản khác như tiền bản quyền, trúng thưởng.
Lưu ý: Các khoản như tiền ăn trưa (dưới 730.000 VNĐ/ tháng), tiền phụ cấp công tác (có chứng từ) là những khoản được miễn thuế, nên bạn không cần cộng chúng vào đây.
Bước 2: Tính phần thu nhập thực sự phải chịu thuế
Sau khi có tổng thu nhập, bạn được trừ đi các khoản giảm trừ theo luật định để ra “Thu nhập tính thuế” – Đây chính là con số dùng để tính thuế.
Công thức:
Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ bao gồm:
Giảm trừ cho bản thân: 11 triệu đồng/tháng (tương đương 132 triệu đồng/năm).
Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng/người (tương đương (52,8 triệu đồng/năm/người). Người phụ thuộc có thể là con dưới 18 tuổi, bố mẹ đã hết tuổi lao động…)
Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) mà công ty đã trừ vào lương của bạn hàng tháng.
Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có), với chứng từ hợp lệ.
Bước 3: Tra biểu thuế và tính số thuế thực tế phải nộp
Sau khi có Thu nhập Tính Thuế, bạn áp dụng nó vào Biểu thuế lũy tiến từng phần dưới đây để tính số thuế phải nộp. Cách tính này áp dụng cho cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.
| Bậc | Thu nhập tính thuế/năm | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất | Cách tính số thuế phải nộp (theo năm) |
| 1 | Đến 60 triệu | Đến 5 triệu | 5% | 0 + (5% x TNTT) |
| 2 | Trên 60 triệu – 120 triệu | Trên 5-10 triệu | 10% | (3 triệu + (10% x (TNTT – 60 triệu))) |
| 3 | Trên 120 – 216 triệu | Trên 10 – 18 triệu | 15% | (9 triệu + (15% x (TNTT – 120 triệu))) |
| 4 | Trên 216 – 384 triệu | Trên 18 – 32 triệu | 20% | (23,4 triệu + (20% x (TNTT – 216 triệu))) |
| 5 | Trên 384 – 624 triệu | Trên 32 – 52 triệu | 25% | (57 triệu + (25% x (TNTT – 384 triệu))) |
| 6 | Trên 624 – 960 triệu | Trên 52 – 80 triệu | 30% | (117 triệu + (30% x (TNTT – 624 triệu))) |
| 7 | Trên 960 triệu | Trên 80 triệu | 35% | (225 triệu + (35% x (TNTT – 960 triệu))) |
Ghi chú: TNTT = Thu nhập tính thuế (cho cả năm)
Bước 4: Ước tính số tiền cuối cùng phải nộp thêm hoặc được hoàn
Công thức: Số tiền phải nộp/thu về = Số thuế phải nộp (Bước 3) – Tổng số thuế đã khấu trừ/nộp trước trong năm.
Nếu kết quả > 0: Bạn phải nộp thêm số tiền chênh lệch này cho cơ quan thuế.
Nếu kết quả < 0: Bạn được hoàn lại số tiền chênh lệch đó.
Ví dụ minh họa cụ thể:
Tình huống của chị H:
Tổng thu nhập cả năm 2025: 300 triệu đồng.
Đã đóng các loại bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN): 15 triệu đồng.
Có 1 người con nhỏ (người phụ thuộc)
Số thuế đã bị khấu trừ tại công ty: 10 triệu đồng.
Cách tính:
Bước 1 & 2: Tính Thu nhập Tính Thuế
Giảm trừ bản thân: 132 triệu
Giảm trừ 1 người phụ thuộc: 52,8 triệu
Các khoản bảo hiểm: 15 triệu
Thu nhập Tính Thuế = 300 – 132 – 52,8 – 15 = 100,2 triệu đồng.
Bước 3: Tính số thuế thực tế phải nộp
Thu nhập Tính Thuế là 100,2 triệu, thuộc Bậc 2.
Số thuế phải nộp = 3 triệu + [10% x (100,2 triệu – 60 triệu)] = 3 triệu + (10% x 40,2 triệu) = 3 triệu + 4,02 triệu = 7,02 triệu đồng.
Bước 4: Ước tính số tiền được hoàn
Số tiền được hoàn = 10 triệu (đã nộp) – 7,02 triệu (phải nộp) = 2,98 triệu đồng.
Kết luận: Chị H thuộc diện phải tự quyết toán thuế và sẽ được hoàn lại gần 3 triệu đồng.
Bây giờ, bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi “Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?” Nếu nằm trong các trường hợp cần tự kết toán, hãy làm theo hướng dẫn của KMC. Dù chúng tôi đã chỉ bạn cách tự quyết toán, nhưng nếu bạn vẫn cảm thấy phức tạp và cần sự chắc chắn hơn. Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia tại KMC qua email info@kmc.vn. Chúng tôi sẽ giúp bạn kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện mọi thủ tục với cơ quan thuế một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Xem thêm: dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân: giải pháp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp FDI
