Hướng Dẫn Thực Hiện Quyết Định Đơn Phương Chấm Dứt Hợp Đồng Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp FDI

Đối với các doanh nghiệp FDI, quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không chỉ là vấn đề pháp lý mà còn liên quan đến uy tín, văn hóa doanh nghiệp và rủi ro tài chính. Vậy, thực hiện quyết định đơn phương như thế nào cho đúng luật, an toàn và chuyên nghiệp? Trong bài viết này, KMC sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện để doanh nghiệp FDI tự tin thực hiện từng bước từ A-Z.

Khi nào doanh nghiệp FDI được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng?

Dựa trên Điều 34 Bộ Luật Lao Động 2019, dưới đây là 7 trường hợp pháp luật cho phép doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp:

• Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc

Đây không phải là một hai lần sơ suất. Bạn cần chứng minh nhân viên liên tục không đạt được các chỉ tiêu, KPI đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc nội quy công ty.

Để đánh giá và chứng minh được điều này, doanh nghiệp nên có một hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng bằng văn bản và đã được người lao động xác nhận. Ngoài ra, bạn cũng cần các cảnh báo bằng văn bản về việc không hoàn thành công việc làm bằng chứng.

• Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị dài ngày mà không phục hồi

Thời gian điều trị được quy định rất rõ,tùy thuộc vào loại hợp đồng lao động:

• Hợp đồng không xác định thời hạn: sau 12 tháng điều trị liên tục.
• Hợp đồng có thời hạn từ 12-36 tháng: sau 6 tháng điều trị liên tục.
• Hợp đồng dưới 12 tháng: sau khi đã điều trị quá nửa thời hạn hợp đồng.
• Lưu ý: bạn cần có xác nhận của cơ sở y tế về tình trạng và thời gian điều trị

• Doanh nghiệp buộc phải thu hẹp sản xuất, cắt giảm nhân sự

Khi doanh nghiệp gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc phải thu hẹp, di dời theo chỉ đạo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bạn có thể ra quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, bạn cần có hồ sơ pháp lý chứng minh cho sự cắt giảm này. Ví dụ: Nghị quyết HĐQT, báo cáo tài chính thể hiện khó khăn và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước.

Lưu ý: Đây là trường hợp liên quan đến nhiều người lao động nên bạn phải thực hiện theo quy trình cắt giảm nhân sự tập thể rất chặt chẽ.

• Người lao động vắng mặt sau thời gian tạm hoãn hợp đồng

Doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi hết hạn tạm hoãn HĐLĐ (ví dụ: do đi nghĩa vụ quân sự) mà người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau 15 ngày. Điều này còn phải đi kèm với họ không có lý do chính đáng trong khi hợp đồng vẫn còn hiệu lực.

• Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu

Trừ trường hợp 2 bên có thỏa thuận khác, khi người lao động đã đủ độ tuổi nghỉ hưu theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có quyền chấm dứt hợp đồng lao động.

• Người lao động tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên

Nó có nghĩa là họ vắng mặt mà không có lý do chính đáng. Bạn cần có biên bản ghi nhận sự vắng mặt, các nỗ lực liên lạc và cơ hội cho người lao động giải trình.

• Người lao động cung cấp thông tin gian dối khi ký kết hợp đồng lao động

Ví dụ, khai man bằng cấp, chứng chỉ, giấu bệnh ảnh hưởng đến công việc hoặc khai không đúng về tình trạng ký kết hợp đồng lao động với doanh nghiệp khác. Thông tin gian dối này phải ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định tuyển dụng của bạn.

Khi nào doanh nghiệp FDI không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

• Lao động nữ đang mang thai
• Lao động nữ đang nghỉ thai sản theo quy định
• Lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi
• Lao động đang ốm đau, điều trị bệnh trong thời gian được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

Nếu vi phạm, hợp đồng sẽ bị vô hiệu, bạn có thể bị buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc và bồi thường tối đa 12 tháng lương, cộng với các khoản phúc lợi bị mất.

Quy trình các bước thực hiện quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Sau khi xác định doanh nghiệp có thể ra quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, đây là những việc bạn cần làm.

Bước 1: Rà soát lại căn cứ và hồ sơ bằng chứng

Để đảm bảo quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật, bạn hãy lập một checklist (danh sách kiểm tra nhanh):

Căn cứ

Trường hợp của bạn có đáp ứng một trong các điều kiện trong Điều 34 Bộ Luật Lao Động 2019 không? Ví dụ, người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc hay doanh nghiệp cắt giảm nhân sự vì khó khăn kinh tế).

Bằng chứng

Tôi đã có đủ các tài liệu, văn bản, email, biên bản để chứng minh cho căn cứ đó chưa?

Bước 2: Soạn thông báo/quyết định chuẩn chỉnh

Dựa trên căn cứ và bằng chứng thu thập được, bạn hãy tạo một văn bản pháp lý đầy đủ, rõ ràng và chuyên nghiệp. Sử dụng một biểu mẫu chuẩn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiếu sót. Văn bản cần nêu rõ những thông tin sau: thông tin các bên, căn cứ chấm dứt (trích dẫn điều luật), ngày chính thức chấm dứt và các khoản thanh toán.

BIỂU MẪU THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG:

 

Bước 3: Gửi thông báo và tuân thủ nghiêm thời hạn báo trước

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định thời hạn báo trước chính xác dựa vào loại hợp đồng và lý do chấm dứt. Bạn có thể tra cứu nhanh theo bảng dưới đây:

Loại hợp đồng & tình huống	Thời hạn báo trước tối thiểu
Hợp đồng không xác định thời hạn	45 ngày
Hợp đồng xác định thời hạn (từ 12-36 tháng)	30 ngày
Hợp đồng xác định thời hạn (dưới 12 tháng) hoặc chấm dứt do ốm đau, tai nạn	3 ngày làm việc
Người lao động tự ý bỏ việc hơn 5 ngày hoặc mất tích	Không cần báo trước

Cách gửi thông báo là gửi trực tiếp và yêu cầu người lao động ký xác nhận vào sổ giao nhận văn bản hoặc gửi qua thư bảo đảm. Luôn đảm bảo là bạn có bằng chứng là đã gửi thông báo.

Bước 4: Thanh toán đầy đủ các khoản tiền

Bước này rất quan trọng để kết thúc mối quan hệ lao động một cách rõ ràng, tránh mọi khiếu nại về tài chính. Do đó, bạn hãy lập bảng kê chi tiết và thanh toán tất cả các khoản sau cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc (có thể kéo dài đến 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt).

• Lương cho những ngày chưa nhận.
• Trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện): nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc.
• Tiền bồi thường (nếu có, theo thỏa thuận hoặc quy định).
• Tiền phép năm chưa sử dụng.
• Các khoản thưởng, phụ cấp khác (nếu có).

Bước 5: Chốt thủ tục hành chính cuối cùng

Chốt thủ tục hành chính cuối cùng giúp doanh nghiệp đóng khép hồ sơ nhân sự một cách sạch sẽ, tránh rắc rối về sau.

• Hoàn thành thủ tục chấm dứt đóng BHXH cho người lao động.
• Trả lại sổ BHXH bản gốc và các giấy tờ khác (bằng cấp, chứng chỉ) mà doanh nghiệp đã giữ.
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc (như xác nhận việc làm) nếu người lao động có yêu cầu.
• Thu hồi đầy đủ các tài sản, thiết bị, email, tài khoản công ty mà người lao động đang nắm giữ.

Cảnh báo rủi ro và cách ứng phó khi có tranh chấp

Dưới đây là một số kịch bản “rủi ro” mà doanh nghiệp FDI có thể gặp phải cùng chiến lược xử lý:

Tình huống 1: Người lao động từ chối nhận Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

Để đảm bảo người lao động biết về quyết định này, doanh nghiệp nên cử một nhóm 2 người (ví dụ: nhân sự và Trưởng bộ phận) giao văn bản trực tiếp. Nếu người lao động không đồng ý, bạn có thể lập biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm, việc từ chối ký nhận, có chữ ký của 2 người giao và mời người làm chứng (nếu có).

Trường hợp gửi qua đường bưu điện, hãy sử dụng dịch vụ bưu chính có xác nhận (thư đảm bảo). Biên lai gửi thư và thông báo hẹn lấy hàng từ bưu điện là bằng chứng pháp lý.

Lưu ý: Đừng chỉ gửi email và thông báo miệng vì pháp luật yêu cầu phải có văn bản.

Tình huống 2: Người lao động khiếu nại lên Công đoàn hoặc Thanh tra Lao động

Lúc này, bạn cứ bình tĩnh tiếp đón đoàn thanh tra/kiểm tra. Sau đó, xuất trình toàn bộ hồ sơ pháp lý – bằng chứng mà bạn đã chuẩn bị từ trước. Đừng quên giải trình rõ ràng căn cứ chấm dứt và chứng minh rằng doanh nghiệp đã hành xử đúng luật.

Tình huống 3: Người lao động khởi kiện ra tòa án

Tình huống này không còn là vấn đề nội bộ nữa, nên bạn cần một luật sư giỏi. Tuy nhiên, nếu có thể, bạn nên xem xét phương án hòa giải. Bồi thường bên ngoài tòa án có thể có lợi cho cả 2 bên, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ thể diện. 

Thực hiện quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy trình và quy định pháp luật giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý và góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp FDI có thể chưa hiểu rõ hết các quy định trong nước, có thể sử dụng dịch vụ tư vấn nhân sự của KMC. Hãy liên hệ với KMC qua email info@kmc.vn để được tư vấn ngay.

Xem thêm: Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn pháp lý cho doanh nghiệp