Lần đầu thành lập công ty FDI tại Việt Nam? Một trong những thách thức hành chính lớn nhất đối với các nhà quản lý doanh nghiệp FDI là kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH). Bởi sự thay đổi liên tục và các quy định, chính sách phức tạp khiến các doanh nghiệp FDI khó hiểu rõ và thực hiện đúng ngay từ đầu. Trong bài viết này, KMC sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu chi tiết để giúp doanh nghiệp FDI vận hành trơn tru ngay từ những ngày đầu hoạt động.
Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu: Hồ sơ và quy trình
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ
chuan-bi-day-du-ho-so
Theo quy định mới nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, tập trung vào hai nhóm chính sau:
Hồ sơ dành cho đơn vị (doanh nghiệp)
- Tờ khai TK3-TS là bắt buộc và quan trọng nhất đối với doanh nghiệp lần đầu tham gia bảo hiểm xã hội. Vì nó được dùng để đăng ký cấp mã số đơn vị. Mã số này sẽ được sử dụng cho mọi giao dịch sau này với cơ quan BHXH.
- Bảng kê D01-TS được dùng để tổng hợp danh sách và các loại giấy tờ của toàn bộ người lao động cần đăng ký. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý và truy thu (nếu có sai sót).
- Danh sách lao động D02-TS (hoặc D02-LT) kê khai chi tiết từng người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Thông tin trên danh sách này (họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD và mức lương) phải thật chính xác vì nó quyết định việc cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
Hồ sơ dành cho người lao động (kèm theo)
- Tờ khai TK1-TS áp dụng cho từng người lao động chưa có mã số BHXH cá nhân.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đầu tư của công ty.
- Bản sao CCCD hoặc Hộ chiếu của người lao động (để đối chiếu).
- Hợp đồng lao động đã ký kết.
Lưu ý đặc biệt cho doanh nghiệp FDI:
Tất cả hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt. Đối với tên riêng, chức danh của người lao động nước ngoài (ví dụ: chuyên gia Nhật Bản) cần dịch thuật công chứng chính xác và thống nhất trên tất cả các giấy tờ để tránh gây sai lệch thông tin.
Quy trình 5 bước hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu
Bước 1: Xác định thời hạn – 30 ngày
xác định thời hạn 30 ngày
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động với người lao động đầu tiên thuộc diện bắt buộc. Nếu vượt quá thời gian này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Bước 2: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ
Như đã đề cập, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ở mục “Chuẩn bị hồ sơ”. Điền thông tin chính xác tuyệt đối vào các mẫu biểu TK3-TS, D01-TS, D02-TS và TK1TS sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian chỉnh sửa sau này.
Bước 3: Nộp hồ sơ để nhận mã số đơn vị
Nộp Tờ khai TK3-TS tại cơ quan BHXH cấp tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Trong vòng 1-7 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được mã số đơn vị tham gia BHXH.
Bước 4: Báo tăng lao động và nộp hồ sơ hoàn chỉnh
Sau khi có mã số đơn vị, doanh nghiệp tiến hành nộp toàn bộ hồ sơ hoàn chỉnh (đã bao gồm danh sách lao động) theo một trong các hình thức: trực tiếp tại cơ quan BHXH, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ điện tử của BHXH Việt Nam (yêu cầu có chữ ký số).
Bước 5: Nhận kết quả
Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động, hoàn tất thủ tục.
Lưu ý cho doanh nghiệp FDI khi kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu
Xác định chính xác tiền lương đóng BHXH
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH không đơn giản là mức lương trong hợp đồng. Nó bao gồm nhiều khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ một số khoản được pháp luật liệt kê loại trừ). Do đó, chuyên gia nước ngoài cần phân biệt rõ giữa lương cơ bản và các phụ cấp như nhà ở, đi lại, học phí cho con cái. Vì những khoản này có thể phải tính vào căn cứ đóng.
Xử lý lao động người nước ngoài đúng quy định
Theo Luật Việt Nam, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam từ đủ 1 tháng trở lên đều phải tham gia BHXH bắt buộc (trừ một số trường hợp đặc biệt theo điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết). Hồ sơ cho lao động nước ngoài bắt buộc phải có hộ chiếu còn hiệu lực và Giấy phép lao động/Thẻ tạm trú hợp lệ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quốc tịch của lao động để xác định nghĩa vụ đóng BHXH.
Sau khi đọc hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu, có lẽ bạn đã biết cách thực hiện, nhưng kê khai lần đầu chỉ là bước đầu. Về lâu dài, doanh nghiệp FDI của bạn sẽ còn đối mặt với nhiều thách thức dài hạn như biến động nhân sự, thay đổi chính sách và báo cáo định kỳ. Để đảm bảo tuân thủ chính xác 100% pháp luật trong nước, doanh nghiệp FDI có thể xem xét sử dụng dịch vụ thuê ngoài như KMC. Chúng tôi sẽ lo phần kê khai bảo hiểm xã hội để bạn tập trung vào chiến lược kinh doanh trọng tâm.
Xem thêm: Nhận sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới và sổ đóng bảo hiểm cho nhân viên đã nghỉ việc.
