Thiết lập và vận hành một hệ thống sổ sách kế toán chính xác, minh bạch không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để bạn nắm bắt sức khỏe tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Việc này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp FDI cần tuân thủ quy định trong nước và yêu cầu từ công ty mẹ. Do đó, hãy cùng KMC tìm hiểu hệ thống sổ sách kế toán là gì, cấu trúc của nó và làm thế nào để chọn hình thức phù hợp nhất.
Hệ thống sổ sách kế toán là gì?
Hệ thống sổ sách kế toán là “nhật ký tài chính” của doanh nghiệp, nơi ghi chép, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, sổ sách phải ghi rõ:
- Tên đơn vị kế toán
- Tên sổ, ngày tháng lập và khóa sổ
- Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật
- Số trang và dấu giáp lai
Sổ sách bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết, được điều chỉnh bởi:
- Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ)
- Thông tư 200/2014/TT-BTC (phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, tùy chọn)
Cấu trúc của một hệ thống sổ sách kế toán hoàn chỉnh
Hệ thống sổ sách kế toán hoàn chỉnh thường có 2 nhóm chính:
Sổ tổng hợp
Sổ nhật ký chung ghi chép tất cả nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian. Nó bao gồm:
- Ngày tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày tháng chứng từ
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ
- Số tiền Nợ, Có theo định khoản
- Dấu hiệu đã ghi sang Sổ Cái
- Cuối trang, cộng lũy kế và chuyển sang trang sau; đầu trang ghi số chuyển từ trang trước.
Sổ Cái theo dõi từng tài khoản:
- Ngày tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày tháng chứng từ
- Tóm tắt nội dung
- Số trang Nhật ký chung
- Tài khoản đối ứng
- Số tiền Nợ, Có
- Số dư đầu kỳ, phát sinh và cuối kỳ
Sổ chi tiết
Sổ chi tiết đi sâu vào từng hạng mục như công nợ, hàng hóa, tài sản cố định và khấu hao. Cấu trúc cơ bản của loại sổ này bao gồm:
- Ngày tháng ghi sổ
- Nội dung nghiệp vụ
- Tài khoản đối ứng
- Số tiền
Mục đích của loại sổ chi tiết là để theo dõi công nợ phải thu, phải trả, hoặc quản lý kho, đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp FDI với quy mô lớn.
Làm thế nào để lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp nhất?
Dựa trên quy mô, số lượng nghiệp vụ, ngành nghề và trình độ kế toán, bạn có thể chọn một trong các hình thức sau: nhật ký chung, nhật ký – Sổ cái hoặc Chứng từ ghi sổ. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:
| Hình Thức | Đặc Điểm/Ưu Điểm | Phù Hợp Với |
| Nhật ký chung | – Ghi chép theo trình tự thời gian, phản ánh toàn cảnh hoạt động kinh doanh. – Dễ sử dụng, phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ kế toán cơ bản. – Kết hợp với Sổ cái để tổng hợp dữ liệu. |
– Doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nghiệp vụ vừa phải. – Ngành nghề đơn giản như bán lẻ, dịch vụ. – Kế toán viên mới vào nghề hoặc ít kinh nghiệm. |
| Nhật ký – Sổ cái | – Kết hợp ghi theo thời gian và theo đối tượng kế toán. – Tiết kiệm thời gian, giảm công đoạn so với Nhật ký chung. – Phù hợp với hệ thống tài khoản phức tạp. |
– Doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nghiệp vụ trung bình. – Ngành nghề đa dạng, cần theo dõi chi tiết như sản xuất, xây dựng. – Kế toán viên có kinh nghiệm trung bình. |
| Chứng từ ghi sổ | – Ghi trực tiếp từ chứng từ, linh hoạt với quy mô lớn. – Phù hợp với doanh nghiệp có hệ thống sổ sách phức tạp. – Cho phép theo dõi chi tiết từng giao dịch. |
– Doanh nghiệp FDI hoặc lớn với nhiều nghiệp vụ quốc tế. – Ngành nghề phức tạp như y tế, lắp đặt. – Đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. |
KMC – giải pháp duy trì hệ thống sổ sách kế toán chính xác từ A-Z cho doanh nghiệp FDI
Doanh nghiệp FDI thường có nhiều nghiệp vụ quốc tế khiến cho hệ thống sổ sách kế toán càng thêm phức tạp. Nếu bạn cần hỗ trợ, KMC có thể cung cấp dịch vụ lập sổ sách kế toán hàng tháng từ A-Z. Chúng tôi sẽ:
- Ghi nhận và theo dõi mọi giao dịch
- Lập báo cáo tài chính chi tiết
- Nộp thuế đúng hạn và tuân thủ pháp luật
- Tư vấn tối ưu hóa quy trình kế toán
Nói chung hệ thống sổ sách kế toán là “nhật ký tài chính” của công ty. Tuy nhiên, nó không đơn giản, đặc biệt với doanh nghiệp FDI có quy mô lớn. Cho nên, nếu bạn cần hỗ trợ, hãy liên hệ với KMC – dịch vụ kế toán thuê ngoài chuyên nghiệp. Chúng tôi có chuyên gia giúp bạn xử lý các vấn đề về kế toán để bạn an tâm tập trung vào kinh doanh. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại +84814894789 hoặc +84919889331 để được tư vấn.
