Hướng Dẫn A-Z Thay Đổi Cổ Đông Sáng Lập Cho Doanh Nghiệp FDI: Đảm Bảo Đúng Luật

Trong dòng chảy đầu tư toàn cầu, Việt Nam thu hút nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI). Cụ thể, tính đến cuối năm 2024, tổng vốn FDI đăng ký vào Việt Nam đã vượt mốc 502,8 tỷ USD. Trong hành trình phát triển đó, nhiều doanh nghiệp FDI phải đối mặt với nhu cầu thay đổi cổ đông sáng lập do M&A, tái cấu trúc và rút vốn.

Đây không phải là giao dịch nội bộ thông thường mà là thủ tục pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự chấp thuận của cơ quan nhà nước. Sai sót có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, thuế và gián đoạn kinh doanh. Trong bài viết này, KMC cung cấp hướng dẫn từ A-Z, giúp doanh nghiệp FDI nắm vững quy trình đúng luật để thực hiện thành công.

Thay đổi cổ đông sáng lập là gì?

Về bản chất, “thay đổi cổ đông sáng lập” trong doanh nghiệp FDI là chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn góp (đối với công ty TNHH) hoặc cổ phần(đối với công ty cổ phần) của các cổ đông/ cổ đông sáng lập ban đầu cho một hoặc nhiều cổ đông mới.

Vậy cổ đông sáng lập là ai? Đây là những nhà đầu tư đầu tiên bỏ vốn, ký tên vào danh sách cổ đông sáng lập và trực tiếp thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp. Họ có thể là cá nhân hoặc pháp nhân nước ngoài.

Giao dịch này không dừng lại ở việc thay đổi tên trong sổ đăng ký cổ đông nội bộ. Nó dẫn đến sự thay đổi tư cách của nhà đầu tư nước ngoài – Nhà nước Việt Nam đã cấp phép cho thông tin nền tảng này. Do đó, bạn buộc phải cập nhật và điều chỉnh thông tin trên 2 giấy tờ “gốc” quan trọng: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ERC).

Lưu ý:

Ngoài ra, với doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam, chuyển nhượng vốn/cổ phần giữa các cá nhân/tổ chức Việt Nam chủ yếu là thủ tục nội bộ tại công ty và đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp FDI, mọi sự thay đổi liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài (kể cả cổ đông sáng lập) đều được xem là sự kiện “thay đổi nhà đầu tư”. Theo quy định, sự kiện này phải được sự chấp thuận và cấp phép lại bởi cơ quan quản lý đầu tư cấp tỉnh – Sở Tài Chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Không có sự chấp thuận này, giao dịch chuyển nhượng sẽ không có hiệu lực pháp lý đầy đủ.

5 nguyên nhân phổ biến dẫn đến thay đổi cổ đông sáng lập

Chiến lược M&A (Mua bán & Sáp Nhập)

Một tập đoàn mới muốn gia nhập thị trường Việt Nam có thể thông qua việc mua lại toàn bộ hoặc phần lớn vốn góp từ các cổ đông sáng lập hiện hữu.

Tái cấu trúc danh mục đầu tư của tập đoàn mẹ

Các tập đoàn đa quốc gia thường xuyên rà soát và tối ưu danh mục đầu tư toàn cầu. Bán lại cổ phần tại một công ty con (có thể là cổ đông sáng lập) để tập trung nguồn lực cho thị trường chiến lược khác rất thường xảy ra.

Rút vốn đầu tư hoặc chuyển giao thế hệ

Cổ đông sáng lập là cá nhân có thể muốn rút vốn để nghỉ hưu, đầu tư vào dự án mới hoặc chuyển giao cổ phần cho thế hệ kế cận.

Điều chỉnh tỷ lệ góp vốn giữa các đối tác

Trong các liên doanh, mối quan hệ đối tác có thể thay đổi. Một bên muốn tăng tỷ lệ kiểm soát hoặc một bên muốn rút bớt vốn sẽ dẫn đến chuyển nhượng vốn góp giữa chính các cổ đông sáng lập ban đầu.

Chuyển đổi từ liên doanh sang công ty 100% vốn nước ngoài

Đây là xu hướng thường thấy. Sau một thời gian hợp tác, nhà đầu tư nước ngoài có thể mua lại toàn bộ phần vốn của đối tác Việt Nam để chuyển thành công ty con 100% vốn nước ngoài nhằm tăng quyền kiểm soát, đơn giản hóa quyết định và tối ưu chiến lược toàn cầu.

Những rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp FDI thay đổi cổ đông sáng lập

Ràng buộc từ “giấy phép gốc” – IRC và ERC

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) là nền tảng pháp lý của doanh nghiệp FDI. Cho nên, mọi thay đổi cổ đông sáng lập đều phải được phản ánh trên 2 văn bản này. Những điều kiện ghi trong đó có thể trở thành rào cản bất ngờ khi thay đổi cổ đông sáng lập:

Điều kiện ngành nghề

Một số ngành nghề có điều kiện đầu tư quy định về tư cách, kinh nghiệm hoặc năng lực tài chính của nhà đầu tư nước ngoài. Nhà đầu tư mới có thể không đáp ứng được các điều kiện này, dẫn đến việc không được chấp thuận chuyển nhượng hoặc phải xin điều chỉnh giấy phép đầu tư – một thủ tục phức tạp và mất thời gian.

Hạn chế tỷ lệ sở hữu

Dự án đầu tư ban đầu có thể được cấp phép với tỷ lệ sở hữu nước ngoài cụ thể (ví dụ: không quá 49%). Việc chuyển nhượng vốn có thể vô tình làm vi phạm tỷ lệ này nếu không được tính toán và xin phép điều chỉnh kịp thời.

Tiến độ góp vốn

Nếu cổ đông sáng lập chưa hoàn thành nghĩa vụ góp vốn theo lộ trình đã đăng ký, chuyển nhượng phần vốn này sẽ gặp khó khăn. Cơ quan quản lý có thể yêu cầu hoàn tất góp vốn trước khi phê duyệt thay đổi.

Thủ tục pháp lý phức tạp 

Khi thay đổi cổ đông sáng lập, bạn sẽ phải vượt qua quy trình xin chấp thuận phức tạp tại Sở Tài Chính và chờ đợi rất lâu.

Thời gian xử lý không chắc chắn

Quá trình này có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ, ngành nghề và khối lượng công việc của cơ quan. Điều này làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến cam kết tài chính giữa các bên.

Yêu cầu hồ sơ khắt khe và hay thay đổi

Nếu hồ sơ của bạn thiếu một chi tiết nhỏ nhất như chữ ký, nó cũng có thể bị trả lại và kéo dài thêm thời gian. Các quy định và biểu mẫu cũng có thể được điều chỉnh trong lúc bạn làm hồ sơ, cho nên bạn phải cập nhật liên tục để đảm bảo mình làm đúng hồ sơ.

Bài toán thuế phức tạp và rủi ro truy thu

Giao dịch chuyển nhượng vốn chắc chắn phát sinh nghĩa vụ thuế, mang nhiều rủi ro nếu không được tính toán kỹ lưỡng.

Xác định giá tính thuế

Cơ quan thuế có quyền kiểm tra và truy thu thuế nếu giá chuyển nhượng trong hợp đồng thấp hơn giá thị trường. Do đó, định giá cổ phần vốn góp phải có cơ sở khoa học để bảo vệ các bên trước nguy cơ này.

Nghĩa vụ thuế kép

Tùy vào tư cách cổ đông mà nghĩa vụ thuế và tỷ lệ khấu trừ sẽ khác nhau. Bởi vậy, nó đòi hỏi sự am hiểu về các hiệp định tránh đánh thuế 2 lần (nếu có).

Thời điểm và trách nhiệm khai, nộp thuế

Nếu bạn không xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, người nộp thuế và thủ tục khai báo, có thể bị phạt vi phạm hành chính về thuế.

Hiệu lực của hàng loạt “giấy phép con”

Sau khi thay đổi cổ đông sáng lập, hàng loạt giấy phép con gắn với thông tin của chủ sở hữu cũ có thể mất hiệu lực hoặc cần điều chỉnh. Chúng bao gồm:

• Giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu thông tin nhà đầu tư thay đổi).
• Giấy chứng nhận về phòng cháy chữa cháy (PCCC).
• Giấy phép về môi trường (ĐTM, Cam kết BVMT, Giấy phép xả thải…).
• Các giấy chứng nhận, Chứng chỉ hàng hóa (nếu có).
• Tài khoản ngân hàng và ủy quyền.

Làm mới hoặc điều chỉnh những giấy tờ này có thể gây gián đoạn nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt với các nhà máy vận hành liên tục.

Rủi ro ở khâu thẩm định không kỹ

Bỏ qua hoặc thực hiện Due Diligence một cách sơ sài có thể biến một thương vụ thành một thảm họa tài chính. Ví dụ:

• Nhà đầu tư có thể phải gánh các khoản nợ không được công bố đầy đủ.
• Các hợp đồng với điều khoản bất lợi hoặc đang trong tình trạng tranh chấp có thể trở thành gánh nặng cho chủ sở hữu mới.
• Hợp đồng lao động không đúng chuẩn, chế độ bảo hiểm chưa đầy đủ hoặc tranh chấp lao động chưa giải quyết có thể khiến chủ sở hữu mới chịu những khoản chi phí lớn và tổn hại uy tín doanh nghiệp sau khi tiếp quản.
• Tài sản trí tuệ có thể chưa được đăng ký bảo hộ đầy đủ hoặc quyền sử dụng đất có vấn đề pháp lý.

Lộ trình thay đổi cổ đông sáng lập thành công

Bước 1: Chuẩn bị nền tảng và đàm phán nguyên tắc

Hội đồng quản trị (với công ty cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (với công ty TNHH) phải tổ chức họp và thông qua Nghị quyết/Văn bản chấp thuận việc chuyển nhượng vốn góp/cổ phần của cổ đông sáng lập. Đây là điều kiện tiên quyết trước mọi thỏa thuận bên ngoài.

Sau khi thống nhất, các bên (cổ đông chuyển nhượng, cổ đông nhận chuyển nhượng và công ty) đàm phán và ký kết một Term Sheet ràng buộc về mặt nguyên tắc. Tài liệu này cần nêu rõ:

• Tỷ lệ, loại cổ phần/vốn góp được chuyển nhượng
• Giá chuyển nhượng và phương pháp định giá (cực kỳ quan trọng cho bước tính thuế sau này).
• Cơ cấu, điều kiện và tiến độ thanh toán.
• Các điều kiện tiên quyết để chuyển sang Bước 3 (ví dụ: hoàn tất Due Diligence, được cơ quan nhà nước chấp thuận).

Bước 2: Thẩm định toàn diện (Due Diligence)

Ký kết thỏa thuận bảo mật (NDA) phải được thực hiện trước khi bên nhận chuyển nhượng tiếp cận bất kỳ tài liệu mật nào của công ty.

Khi tiến hành Due Diligence chuyên sâu, các nhà đầu tư mới hoặc đơn vị tư vấn độc lập sẽ tiến hành rà soát toàn diện các yếu tố sau:

• Pháp lý: giấy tờ thành lập, giấy phép con, hợp đồng quan trọng, tranh chấp, sở hữu trí tuệ.
• Tài chính – thuế: báo cáo tài chính, nghĩa vụ thuế, các khoản nợ, công nợ
• Lao động: hợp đồng lao động, chế độ bảo hiểm, thỏa ước lao động tập thể.
• Tài sản: giấy tờ pháp lý của tài sản (nhà xưởng,máy móc, quyền sử dụng đất).

Bước 3: Soạn thảo, ký kết hợp đồng chính thức và thủ tục nội bộ

Dựa trên Term Sheet và kết quả Due Diligence, các bên soạn thảo và ký kết Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp/cổ phần chính thức.

Lưu ý: Hợp đồng này bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam để có hiệu lực.

Thủ tục nội bộ ngay sau khi ký kết bao gồm:

Công ty phải ghi nhận thông tin cổ đông mới vào sổ đăng ký ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực.

Trước khi làm thủ tục với Sở Tài chính, cổ đông chuyển nhượng (hoặc công ty thay mặt) phải kê khai và nộp thuế TNCN/TNDN phát sinh từ giao dịch. Thời hạn là trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng còn cơ sở tính thuế là giá chuyển nhượng ghi trong hợp đồng (cơ quan thuế có quyền truy thu nếu giá không phản ánh giá thị trường).

Bước 4: Xin phê duyệt từ cơ quan nhà nước

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đề nghị thay đổi nhà đầu tư nộp lên Sở Tài Chính. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/ doanh nghiệp.
• Hợp đồng chuyển nhượng (đã công chứng/chứng thực) và biên bản thanh lý (nếu có).
• Nghị quyết của Hội đồng quản trị/thành viên.
• Bản sao có chứng thực CCCD/Hộ chiếu (với cá nhân) hoặc giấy chứng nhận thành lập (với tổ chức) của nhà đầu tư mới.
• Điều lệ công ty sau khi sửa đổi
• Chứng từ nộp thuế đối với giao dịch chuyển nhượng (cực kỳ quan trọng).

Bạn hãy theo dõi sát sao quá trình thẩm định để kịp thời bổ sung hoặc giải trình nếu có yêu cầu.

Khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp IRC và ERC mới với thông tin nhà đầu tư đã được cập nhật. Cho nên, bạn phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục hậu kỳ

Sau khi có giấy phép mới, doanh nghiệp cần khẩn trương cập nhật mọi thông tin liên quan như:

• Khắc con dấu mới (nếu tên công ty thay đổi hoặc theo nhu cầu).
• Thay đổi thông tin người đại diện và chủ tài khoản ngân hàng.
• Điều chỉnh các “giấy phép con” như lao động cho người nước ngoài, phòng cháy chữa cháy (PCCC), môi trường và giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
• Thông báo chính thức cho các đối tác quan trọng như ngân hàng, đối tác kinh doanh và cơ quan hải quan (nếu có).

Bước 6: Quản trị truyền thông và ổn định nội bộ

Để tránh gây hoang mang cho nhân viên và giữ chân nhân tài, doanh nghiệp cần lên kế hoạch truyền thông nội bộ với thông điệp rõ ràng, kịp thời đến toàn bộ người lao động về sự thay đổi. Hãy nhấn mạnh là doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường và vẫn bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Thay đổi cổ đông sáng lập là một dự án pháp lý chiến lược, chứ không phải thủ tục hành chính đơn thuần, nên bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu bạn vẫn lo lắng và cần giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất, tối ưu thời gian và nguồn lực, hãy hợp tác với đối tác tư vấn am hiểu sâu cả luật Việt Nam và văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp FDI như KMC. Liên hệ với chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn chi tiết ngay.

Xem thêm: Tác động của chính sách mới đối với hộ kinh doanh khi xóa bỏ thuế khoán