Là một trong những tài liệu kế toán vô cùng quan trọng, hồ sơ kế toán yêu cầu phải được lưu trữ đúng theo quy định để cơ quan thuế có thể kiểm tra trong các trường hợp cần thiết. Vậy thì hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm? Trong bài viết này, KMC sẽ chia sẻ các thông tin cập nhật mới nhất 2025, cung cấp cho bạn một câu trả lời rõ ràng, đầy đủ về quy trình lưu trữ cùng như tiêu hủy hồ sơ kế toán, các chứng từ kế toán sau khi hết hạn lưu trữ.
Tại sao cần lưu trữ hồ sơ kế toán?
Các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp FDI nói riêng đều được yêu cầu lưu trữ hồ sơ kế toán để:
- Phục vụ công tác quản lý nội bộ: Theo dõi dòng tiền, đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các chiến lược kinh doanh.
- Cung cấp cho cơ quan nhà nước: Phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra thuế, kiểm toán nhà nước. Việc không xuất trình được chứng từ theo yêu cầu sẽ dẫn đến những rủi ro tài chính và pháp lý khôn lường.
- Đảm bảo tính minh bạch: Là cơ sở để đối soát và xây dựng uy tín với đối tác, nhà đầu tư.
Các loại hồ sơ, chứng từ kế toán bắt buộc phải lưu trữ?
Trước khi tìm hiểu hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm bạn cần hiểu về những loại hồ sơ, chứng từ kế toán mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ.
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, cụ thể bao gồm các tài liệu sau:
– Chứng từ kế toán
– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
– Báo cáo tài chính;báo các quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách
– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán, bao gồm:
+ Các loại hợp đồng;
+ Báo cáo kế toán quản trị;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; dự án quan trọng quốc gia;
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm?
Căn cứ theo Điều 40 của Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành (như Thông tư 200/2014/TT-BTC, Nghị định 174/2016/NĐ-CP), thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán được phân loại rất rõ ràng thành 03 nhóm.
1. Lưu trữ tối thiểu 05 năm
Nhóm này bao gồm các chứng từ kế toán có tính chất thông thường, phát sinh với tần suất lớn.
- Phiếu thu, phiếu chi
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Các chứng từ ngân hàng (ủy nhiệm chi, sao kê…)
- Bảng chấm công, bảng thanh toán lương
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra (bản lưu)
2. Lưu trữ tối thiểu 10 năm
Đây là nhóm các tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý cao và liên quan đến các báo cáo tài chính tổng hợp.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo tài chính năm
- Báo cáo quyết toán thuế năm
- Biên bản kiểm kê tài sản
- Các tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra đã kết thúc
3. Lưu trữ vĩnh viễn
Nhóm này cần được bảo quản đặc biệt cẩn thận, bao gồm những tài liệu mang tính lịch sử, nền tảng của doanh nghiệp.
- Báo cáo thành lập doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Các tài liệu về quyền sở hữu trí tuệ, tài sản cố định có giá trị lớn
- Các văn bản pháp lý quan trọng khác
Lưu ý: Một số ngành nghề đặc thù (như dầu khí, tài chính ngân hàng) có thể có quy định về thời hạn lưu trữ dài hơn theo luật chuyên ngành.
Quy trình tiêu hủy hồ sơ kế toán sau khi hết hạn lưu trữ
Giải đáp được câu hỏi hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm và bạn đang thắc mắc với quy trình tiêu hủy hồ sơ kế toán sau thời hạn lưu trữ.
Thực tế thì hồ sơ kế toán và các chứng từ kế toán không thể tự ý vứt bỏ sau thời hạn lưu trữ. Việc tiêu hủy phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, có biên bản rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý. Quy trình tiêu hủy hồ sơ kế toán sau thời hạn lưu trữ bao gồm các bước cơ bản như sau:
- Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu: Hội đồng bao gồm đại diện lãnh đạo doanh nghiệp, kế toán trưởng và các bộ phận liên quan. Đây là bước bắt buộc để đảm bảo tính khách quan và minh bạch cho toàn bộ quy trình.
- Lập Danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy: Liệt kê chi tiết từng loại chứng từ, số lượng, thời gian phát sinh và lý do đề nghị tiêu hủy (đã hết thời hạn lưu trữ).
- Lập Biên bản tiêu hủy: Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia và phương pháp tiêu hủy. Tất cả thành viên hội đồng phải ký xác nhận.
- Lựa chọn phương pháp tiêu hủy an toàn: Ưu tiên các phương pháp đảm bảo thông tin không bị rò rỉ ra ngoài. Đối với tài liệu giấy, phương pháp hủy (shred) là phổ biến nhất. Tuyệt đối không được bán như phế liệu.
- Lưu trữ Biên bản tiêu hủy: Biên bản sẽ là chứng từ quan trọng chứng minh bạn đã thực hiện đúng quy định, cần được lưu trữ vĩnh viễn.
KMC đồng hành cùng doanh nghiệp FDI trong công tác kế toán & lưu trữ
Quy trình lưu trữ cho đến tiêu hủy hồ sơ kế toán sau thời hạn như thế nào cho đúng chuẩn và tuân thủ quy định của pháp luật không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ đặc biệt là với các doanh nghiệp FDI. Nếu như bạn là người quản lý doanh nghiệp việc tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp để đồng hành, hỗ trợ và xử lý các vấn đề kế toán quan trọng là điều cần thiết.
Với kinh nghiệm dày dặn am hiểu quy định địa phương và tiêu chuẩn quốc tế, KMC thấu hiểu những thách thức đặc thù mà các doanh nghiệp FDI, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản, phải đối mặt. Chúng tôi không chỉ giúp bạn trả lời câu hỏi “hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm” mà còn hỗ trợ toàn diện các vấn đề kế toán doanh nghiệp.
Dịch vụ Kế toán chuyên nghiệp của chúng tôi được thiết kế riêng cho doanh nghiệp FDI, bao gồm:
- Tư vấn toàn diện về hệ thống lưu trữ và quy trình tiêu hủy chứng từ đúng chuẩn.
- Hỗ trợ đăng ký kế toán và thuế ban đầu, đảm bảo nền tảng tuân thủ vững chắc ngay từ ngày đầu thành lập.
- Kê khai thuế, báo cáo tài chính hàng năm chính xác, kịp thời.
- Tổ chức các hội thảo chuyên đề về thuế, kế toán để cập nhật những thay đổi mới nhất của pháp luật.
Tư vấn kế toán doanh nghiệp chuyên nghiệp, tận tâm, đảm bảo tuân thủ pháp luật với đội ngũ chuyên gia đầu ngành từ KMC quý khách hàng hãy liên hệ ngay hotline: 081 489 4789.
Xem thêm: Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế IFRs!
