Bạn tự hỏi những khoản chi hằng ngày nào là chi phí hợp lý trong doanh nghiệp để giảm trừ thuế? Xác định không đúng có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý từ cơ quan thuế. Do đó, trong bài viết này KMC sẽ giúp xác định điều kiện để được công nhận là chi phí hợp lý trong doanh nghiệp đề giảm thiểu số thuế phải nộp và tối ưu ngân sách.
Chi phí hợp lý trong doanh nghiệp là gì?
Chi phí hợp lý trong doanh nghiệp là những khoản chi tiêu thực tế, cần thiết, giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển được pháp luật công nhận và cho phép. Đặc biệt, bạn được phép trừ ra khỏi doanh thu trước khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Điều kiện bắt buộc của chi phí hợp lý trong doanh nghiệp là gì?
Tuy nhiên, để một khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý trong doanh nghiệp, nó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
Chi phí hợp lý phải phục vụ cho việc tạo ra doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp, có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, chứ không phải sử dụng cho mục đích cá nhân.
Ví dụ, mua nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, thuê văn phòng để vận hành công ty, chi tiền vào việc vận chuyển hàng hóa đến khách hàng là chi phí hợp lý. Trong khi đó, chi tiền mua quà tặng cá nhân cho nhân viên hay chi phí du lịch cá nhân không phải chi phí hợp lý.
Có hóa đơn chứng từ hợp pháp
Mọi khoản chi cần được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật để cơ quan thuế có thể kiểm tra và xác nhận tính minh bạch của chi phí. Hơn nữa, hóa đơn cần được phát hành đúng quy định, có đầy đủ thông tin như tên công ty, mã số thuế, ngày tháng và nội dung chi tiết.
Một số loại hóa đơn, chứng từ cụ thể bao gồm: hóa đơn VAT khi mua thiết bị văn phòng, biên lai thuê mặt bằng có chữ ký và thông tin đầy đủ, hợp đồng dịch vụ với các điều khoản rõ ràng.
Không thanh toán tiền mặt cho các khoản chi lớn
Đối với các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bạn bắt buộc phải thanh toán qua các phương thức không dùng tiền mặt như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ và các phương tiện thanh toán điện tử khác. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tránh gian lận thuế.
Ví dụ minh họa:
Công ty XYZ mua một lô nguyên liệu trị giá 50 triệu đồng. Để chi phí này được công nhận là hợp lý, công ty cần:
- Chứng minh lô nguyên liệu được dùng để sản xuất sản phẩm kinh doanh.
- Có hóa đơn VAT hợp pháp từ nhà cung cấp.
- Thanh toán 50 triệu đồng qua tài khoản ngân hàng.
Một số trường hợp đặc biệt
Ngoài các điều kiện trên, một số khoản chi đặc thù cần đáp ứng thêm một số yêu cầu cụ thể mới được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Bên dưới là một số ví dụ:
Mua hàng hóa từ người dân tự sản xuất, đánh bắt
Khi mua hàng hóa từ người dân tự sản xuất và đánh bắt, bạn cần có bảng kê mẫu số 01/TNDN kèm hồ sơ chứng từ (hợp đồng, biên bản giao hàng và chứng từ thanh toán).
Thuê lao động thời vụ
Trong trường hợp này, bạn và lao động thời vụ cần có hợp đồng lao động thời vụ và chứng từ thanh toán.
Thuê tài sản (nhà, oto) của cá nhân
Bạn cần hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, giấy nộp thuế, và bản sao CCCD của chủ tài sản.
Danh sách các khoản chi phí hợp lý trong doanh nghiệp thường gặp
Dưới đây là danh sách các khoản chi phí hợp lý mà doanh nghiệp thường gặp. Những chi phí này được pháp luật Việt Nam công nhận nên có thể khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa chi phí và tuân thủ quy định.
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí khấu hao tài sản cố định như máy móc, thiết bị hoặc phương tiện vận chuyển được xem là hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Tài sản được sử dụng trực tiếp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc phục vụ người lao động.
Doanh nghiệp sở hữu hợp pháp tài sản và có ghi chép đầy đủ trong sổ sách kế toán.
Mức khấu hao tuân theo quy định của bộ tài chính.
Chi phí nguyên liệu, vật liệu và nhiên liệu
Khoản phí này bao gồm chi phí nguyên liệu sản xuất, vật liệu phụ, nhiên liệu hoặc hàng hóa và chi phí thuê dịch vụ đóng gói, vận chuyển hoặc gia công. Tuy nhiên, chúng chỉ được xem là hợp lý nếu không vượt quá định mức do Nhà nước quy định.
Chi phí không cần hóa đơn
Một số khoản chi phí không có hóa đơn vẫn được xem là hợp lý nếu doanh nghiệp lập đầy đủ hồ sơ theo quy định. Bên dưới là một số trường hợp phổ biến:
Bạn mua hàng hóa/dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc hộ kinh doanh dưới 100 triệu đồng/năm. Trong trường hợp này, bạn cần lập bảng kê (mẫu 01/TNDN), biên bản bàn giao, hợp đồng mua bán và chứng từ thanh toán. Bạn cũng cần lưu ý là giá mua không được cao hơn giá thị trường.
Ví dụ: Công ty mua rau củ từ nông dân với giá 20 triệu VND, cần lập bảng kê khai và phiếu chi để hợp lý hóa chi phí.
Công ty mua hàng hóa/dịch vụ từ hộ kinh doanh trên 100 triệu VND/ năm cần hóa đơn từ Chi cục Thuế, hợp đồng, biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán.
Ví dụ: Mua vật liệu xây dựng trị giá 150 triệu VND từ một hộ kinh doanh cần kèm hóa đơn thuế và chứng từ thanh toán.
Nếu bạn thuê cá nhân làm việc thời vụ, bạn và người lao động cần ký hợp đồng thời vụ, khấu trừ thuế TNCN 10% và lưu trữ hồ sơ như hợp đồng, phiếu chi và bản sao CCCD.
Chi phí thuê tài sản của cá nhân
Bạn có thể thuê tài sản của cá nhân như văn phòng, kho bãi, nhưng đảm bảo có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản). Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cá nhân, cần bổ sung chứng từ nộp thuế.
Ví dụ: Nếu bạn thuê văn phòng từ cá nhân với giá 10 triệu đồng/tháng và công ty nộp TNCN thay, bạn cần lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán và giấy nộp thuế.
Chi phí tiền lương, tiền công và tiền thưởng
Các khoản chi cho nhân viên như lương, thưởng hoặc phúc lợi được tình vào chi phí hợp lý nếu:
Có chứng từ thanh toán hợp lệ (phiếu chi, chuyển khoản).
Được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế thưởng của công ty.
Ví dụ: Công ty trả lương 25 triệu VND/tháng cho một nhân viên và thưởng cuối năm 50 triệu đồng, cần kèm hợp đồng lao động và phiếu chi.
Chi phí trang phục cho nhân viên
Chi phí trang phục cho nhân viên là chi phí hợp lý nhưng với tiền mặt, nó không được vượt quá 5 triệu VND/người/năm và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên. Nếu công ty chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật, nó không giới hạn mức chi. Tuy nhiên, bạn phải có hóa đơn và chứng từ hợp lệ.
Ví dụ: Công ty cung cấp đồng phục trị giá 10 triệu đồng/năm cho nhân viên, phải kèm hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp.
Chi phí thưởng sáng kiến, cải tiến
Các khoản thưởng cho sáng kiến mới hoặc cải tiến đều được tính là chi phí hợp lý nhưng công ty phải có quy chế thưởng rõ ràng và có hội đồng nghiệm thu sáng kiến.
Ví dụ: Công ty thưởng 30 triệu VND cho nhân viên đề xuất cải tiến dây chuyền sản xuất, phải kèm biên bản nghiệm thu.
Chi phí phúc lợi cho lao động đặc thù
Đối với lao động nữ, chi phí này bao gồm chi phí đào tạo lại nghề, phụ cấp sau sinh hoặc chi phí khám sức khỏe bổ sung. Nếu bạn là lao động dân tộc thiểu số, bạn sẽ được hỗ trợ học phí, nhà ở hoặc bảo hiểm xã hội nếu chưa được Nhà nước hỗ trợ.
Ví dụ: Công ty tổ chức lớp đào tạo lại nghề cho lao động nữ với chi phí 15 triệu VND, cần kèm chứng từ hợp lệ.
Chi phí trích nộp quỹ hưu trí, bảo hiểm
Các khoản trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, hoặc quỹ an sinh xã hội được tính vào chi phí hợp lý nếu không vượt 3 triệu đồng/tháng/người và được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế công ty.
Chi phí trợ cấp mất việc làm
Trợ cấp mất việc làm được tính là chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc gặp khó khăn kinh tế. Mức trợ cấp ít nhất bằng một tháng lương/năm làm việc (tối thiểu 2 tháng lương nếu làm dưới 24 tháng).
Ví dụ: Nhân viên nghỉ việc sau 18 tháng với lương trung bình 12 triệu VND/tháng, sẽ nhận trợ cấp 24 triệu VND.
Chi phí thuê và sửa chữa tài sản cố định
Chi phí thuê tài sản cố định được phân bổ theo thời gian hợp đồng. Trong khi đó, chi phí sửa chữa tài sản thuê được ghi nhận ngay hoặc phân bổ trong tối đa 3 năm.
Ví dụ: Công ty chi 60 triệu VND sửa chữa máy móc thuê, phân bổ 20 triệu VND/ năm trong 3 năm.
Chi phí phụ cấp tàu xe nghỉ phép
Chi phí đi lại, thuê khách sạn trong thời gian nghỉ phép của nhân viên được tính là hợp lý nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo Bộ luật Lao động.
Ví dụ: Công ty chi trả 5 triệu đồng vé máy bay cho nhân viên nghỉ phép, kèm hóa đơn hợp lệ.
Ví dụ minh họa chung:
Hãy xem trường hợp của công ty công nghệ XYZ, chuyên cung cấp phần mềm, trong năm 2024:
- Lương nhân viên lập trình và hỗ trợ kỹ thuật: 3 tỷ đồng
- Chi phí thuê văn phòng: 800 triệu đồng
- Khấu hao tài sản cố định (máy tính, server): 400 triệu đồng
- Chi phí mua phần mềm và công cụ phát triển: 600 triệu đồng
- Chi phí quảng cáo trực tuyến: 500 triệu đồng
- Chi phí đào tạo nhân viên: 200 triệu đồng
Tổng chi phí hợp lý:
3 tỷ + 800 triệu + 400 triệu + 600 triệu + 500 triệu + 200 triệu = 5,5 tỷ đồng
Giả sử doanh thu năm 2024 của công ty XYZ là 12 tỷ đồng, và không có khoản thu nhập nào khác đáng kể. Thu nhập chịu thuế được tính như sau:
Thu nhập chịu thuế = Doanh thu – Chi phí hợp lý = 12 tỷ – 5,5 tỷ = 6,5 tỷ đồng
Với thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 20%, số thuế phải nộp là:
Thuế TNDN = 6,5 tỷ × 20% = 1,3 tỷ đồng
Nhờ ghi nhận đúng các chi phí hợp lý, công ty XYZ đã giảm thu nhập chịu thuế từ 12 tỷ xuống còn 6,5 tỷ, giúp tối ưu hóa số thuế phải nộp.
Nhìn chung, quản lý chi phí hợp lý trong doanh nghiệp không đơn thuần là tuân thủ từng hạng mục. Đó là một hệ thống bài bản từ chính sách nội bộ (quy chế tài chính và lương thưởng) đến việc xử lý chứng từ, hạch toán kế toán và tuân thủ thuế. Nếu bạn cảm thấy quy trình này phức tạp và cần hỗ trợ, hãy liên hệ với KMC – Dịch vụ tư vấn kế toán – thuế ngay qua hotline +84814894789, +84919889331 (TP.HCM) hoặc +84814894789 (Hà Nội).
