Doanh nghiệp FDI không chỉ cần một hệ thống lương “đúng luật”, tuân thủ bộ Luật Lao động Việt Nam. Bạn phải biết cách xây dựng thang bảng lương theo hệ số một cách chiến lược để cạnh tranh với thị trường lao động toàn cầu, thu hút và giữ chân nhân tài giỏi nhất. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết, thực tế với các bước then chốt thường bị bỏ qua như khảo sát thị trường.
Thang lương, bảng lương và hệ số lương là gì?
Thang lương – bộ khung xương của cả hệ thống
Định nghĩa thang lương sẽ trả lời câu hỏi “Công ty tôi có những vị trí nào và lộ trình thăng tiến cho mỗi vị trí ra sao?”. Bởi đây là hệ thống các nhóm chức danh và các bậc lương được sắp xếp theo trình tự từ thấp đến cao.
Nó giúp bạn nhóm các vị trí có tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm tương đồng lại với nhau để tạo lộ trình thăng tiến cụ thể. Mỗi nhóm chức danh có nhiều bậc lương, nên nhân viên có thể phát triển từ Bậc 1 lên Bậc cao nhất mà không cần thiết phải thay đổi chức danh.
Bảng lương – “lớp thịt” cụ thể trên khung xương
Bảng lương là “phần thịt” được đắp lên bộ khung thang lương. Bởi nó là một bảng tổng hợp chi tiết các mức tiền lương cụ thể tương ứng với từng bậc trong từng nhóm chức danh.
Đây cũng là tài liệu chính thức để phòng Nhân sự và Kế toán tính toán lương hàng tháng cho nhân viên. Tóm lại, bảng lương trả lời câu hỏi: “Ở bậc này, chức danh này, nhân viên sẽ nhận được bao nhiêu tiền?”.
Hệ số lương – yếu tố quyết định sự chênh lệch
Hệ số lương là trái tim của toàn bộ hệ thống vì nó phản ánh sự chênh lệch về giá trị giữa các bậc lương trong cùng một thang lương. Thông thường, chúng ta sẽ có công thức như sau:
Mức lương thực tế = mức lương cơ sở x hệ số lương.
Lưu ý cho doanh nghiệp FDI:
Trong khu vực nhà nước, “mức lương cơ sở” là một con số cố định. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp FDI, nó nên là “mức lương thị trường cho bậc cơ bản nhất” của mỗi nhóm chức danh. Để tìm ra mức lương khởi điểm cạnh tranh này, bạn cần dựa vào dữ liệu khảo sát lương thị trường.
Tại sao doanh nghiệp FDI cần biết cách xây dựng thang bảng lương theo hệ số?
Tuân thủ Luật Lao Động Việt Nam
Theo Điều 93 Bộ Luật Lao Động 2019, mọi người sử dụng lao động (bao gồm tất cả doanh nghiệp FDI) đều phải xây dựng thang lương, bảng lương. Ngoài ra, bạn cũng cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc. Điều này không chỉ giúp bạn tránh những rủi ro pháp lý, tiền phạt từ các cuộc thanh tra lao động mà còn xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp đáng tin, biết tôn trọng pháp luật.
Tạo sự công bằng nội bộ
Thang bảng lương theo hệ số đảm bảo nhân viên ở mọi cấp bậc đều cảm thấy được trả lương xứng đáng. Vì “bảng giá” này được lập một cách công bằng và thống nhất dựa trên các yếu tố khách quan như:
- Mức độ phức tạp của công việc
- Trách nhiệm và áp lực đi kèm
- Kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu
Thu hút và giữ chân nhân tài trong môi trường cạnh tranh toàn cầu
Một thang lương được xây dựng bài bản theo hệ số với mức lương cơ sở được khảo sát kỹ lưỡng từ thị trường sẽ giúp bạn:
Xác định mức lương cạnh tranh
Bạn biết chính xác mình cần trả bao nhiêu để thu hút một kỹ sư giỏi hay một chuyên gia marketing xuất sắc so với mặt bằng chung của thị trường.
Có một “bộ công cụ” để thương thảo lương
Thay vì đưa ra các con số cảm tính, bạn có một cơ sở vững chắc để thuyết phục ứng viên về mức lương và cả lộ trình tăng lương, thăng tiến rõ ràng trong tương lai.
Lộ trình 5 bước cách xây dựng thang bảng lương theo hệ số
Bước 1: “Vẽ bản đồ công việc” – Phân nhóm chức danh
Trước khi định giá, bạn cần phân loại. Hãy xem xét toàn bộ tổ chức công ty và nhóm các vị trí có tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm tương đồng lại với nhau. Ví dụ thực tế cho doanh nghiệp FDI:
- Nhóm Quản lý cấp cao: Giám đốc, Trưởng phòng….
- Nhóm Chuyên gia/Kỹ sư: Kỹ sư chất lượng, Chuyên gia IT
- Nhóm Chuyên viên: Kế toán, Nhân sự, Marketing
- Nhóm Giám sát/Tổ trưởng
- Nhóm Công nhân kỹ thuật/Vận hành
Việc này giống như bạn sắp xếp một tủ đồ: áo với áo, quần với quần để sau đó dễ dàng “gắn giá” cho từng nhóm một cách hệ thống.
Bước 2: Khảo sát mức lương cạnh tranh trên thị trường – Bí quyết thu hút nhân tài
Như đã nói, thay vì sử dụng mức lương tối thiểu vùng theo luật định, bạn hãy sử dụng dữ liệu thị trường để đặt ra mức lương cạnh tranh. Cách này giúp bạn không bị mất nhân viên giỏi chỉ vì đối thủ trả lương cao hơn.
Làm sao để có thông tin? Bạn có thể tham khảo:
- Các báo cáo lương thường niên từ những công ty tư vấn nhân sự uy tín.
- Khảo sát từ các hiệp hội doanh nghiệp nước ngoài (JETRO, EuroCham).
- Hoặc dữ liệu từ các trang tuyển dụng lớn.
Mục tiêu là xác định một khoảng lương tham chiếu, ví dụ: từ 25-45 triệu cho vị trí Kỹ sư Cơ khí có 3 năm kinh nghiệm. Từ đó, bạn sẽ quyết định mức lương khởi điểm (bậc 1) cho từng nhóm chức danh sao cho thật hấp dẫn.
Bước 3: Xây dựng hệ thống với hệ số lương và số bậc
Trước khi xây dựng, bạn cần biết một số nguyên tắc sau:
Các vị trí có đóng góp tương đương thì có hệ số tương đương
Khoảng cách giữa các bậc nên dao động từ 5% đến 12% để thực sự tạo động lực cho nhân viên phấn đấu. Mặc dù luật không quy định cụ thể điều này, nhưng đây là con số thực tế và hiệu quả.
Mỗi nhóm chức danh nên có ít nhất 2 bậc (theo luật), nhưng lý tưởng là từ 3 đến 5 bậc để tạo lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân viên ngay tại vị trí của họ.
Bước 4: “Lắp ráp” thành bảng lương hoàn chỉnh
Ở bước này, bạn hãy lấy mức lương cơ sở (ở bước 2) nhân với Hệ số lương (ở bước 3) để tính ra mức lương cụ thể cho từng bậc.
Ví dụ:
Giả sử sau khảo sát, bạn xác định mức lương khởi điểm bậc 1 cạnh tranh cho Kỹ sư là 18 triệu đồng. Vậy ta có thang bảng lương theo hệ số là:
| Bậc | Hệ Số Lương | Mức Lương (Triệu VNĐ) | Mô Tả Cấp Bậc |
| Bậc 1 | 1.6 | 28.8 | Kỹ sư mới, cần được hướng dẫn |
| Bậc 2 | 1.8 | 32.4 | Kỹ sư có kinh nghiệm, làm việc độc lập |
| Bậc 3 | 2.1 | 37.8 | Kỹ sư cao cấp, có khả năng đào tạo và xử lý vấn đề phức tạp |
Bước 5: Hoàn tất pháp lý và công khai minh bạch
Bước cuối cùng này đảm bảo hệ thống của bạn hợp pháp và nhận được sự tin tưởng của nhân viên.
Về mặt pháp lý
Theo Điều 93 Bộ Luật Lao động, bạn cần đăng ký thang bảng lương tại trụ sở chính Sở Lao động Thương binh & Xã hội. Hồ sơ thường bao gồm Thang bảng lương, Quyết định ban hành và Biên bản lấy ý kiến người lao động.
Về mặt nội bộ
Hãy công khai nguyên tắc và cấu trúc của hệ thống lương cho toàn thể nhân viên, Điều này giúp mọi người hiểu được lộ trình thăng tiến và tiêu chí tăng lương của mình, từ đó xây dựng một môi trường làm việc với nhiều động lực.
Lưu ý: Đừng dùng một thang bảng lương cố định. Bạn nên định kỳ (ví dụ: mỗi năm một lần) rà soát lại toàn bộ lộ trình, đặc biệt là Bước 2 – Khảo sát thị trường để kịp thời điều chỉnh.
Giải đáp thắc mắc liên quan
Công ty FDI dưới 10 người có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương không?
Có vì đây là quy định bắt buộc với tất cả doanh nghiệp quy mô lớn nhỏ. Nếu muốn, bạn có thể xây dựng một thang bảng lương đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với cơ cấu vài nhân sự của mình. Tuy nhiên, nó phải đảm bảo đầy đủ cơ sở pháp lý.
Nếu nhân viên đã ở bậc lương cao nhất, làm thế nào để tăng lương tiếp?
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tạo một chức danh mới cao hơn (ví dụ: từ “Chuyên viên Cao cấp” lên “Trưởng nhóm/Expert”) với một thang lương mới với hệ số cao hơn.
Khi rà soát định kỳ, nếu bạn thấy nhiều nhân sự giỏi đã chạm trần, doanh nghiệp nên điều chỉnh mở rộng hoặc nâng cao các bậc lương để tiếp tục khuyến khích nhân viên.
Bạn phải làm gì khi mức lương hiện tại của nhân viên thấp hơn mức tối thiểu trong bảng lương mới?
Thay vì tăng đột ngột, hãy xây dựng một lộ trình nâng lương từng bước trong vòng 6-12 tháng để ngân sách công ty thích ứng.
Doanh nghiệp nên cập nhật lại thang bảng lương bao lâu một lần?
Khuyến nghị là từ 1-2 năm một lần. Bởi thời gian này đảm bảo công ty bạn vẫn theo kịp biến động của thị trường lao động. Nó cũng phản ánh đúng cơ cấu và chiến lược phát triển mới của công ty.
Tuy nhiên, nếu thị trường có biến động mạnh như lạm phát cao và khủng hoảng nhân sự ngành, bạn nên linh hoạt rà soát và điều chỉnh sớm hơn.
Nói tóm lại, biết cách xây dựng thang bảng lương theo hệ số không chỉ giúp giữ sự công bằng nội bộ, kích thích sự nỗ lực mà còn là chiếc lược chiêu mộ và giữ chân nhân tài. Nếu bạn đang tìm giải pháp tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp FDI, có thể xem xét sử dụng dịch vụ của KMC. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua email: info@kmc.vn để được tư vấn.
Xem thêm: Xây dựng quy chế lương thưởng cho nhân viên kinh doanh.
