Bạn đã dành hàng tháng trời để xây dựng một quy chế lương thưởng hoàn hảo với thang bảng lương cạnh tranh và chính sách thưởng hấp dẫn? Thế nhưng, bạn không hiểu tại sao ngày ban hành lại nhận hàng loạt email chất vấn với làn sóng bất mãn từ nhân viên và các cuộc họp căng thẳng? Có lẽ vấn đề không nằm ở nội dung mà nằm ở cách thức triển khai hoặc bạn đang gặp phải cả 2 thách thức. Trong bài viết này, từ kinh nghiệm thực tế trong việc tư vấn cho nhiều doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, KMC sẽ cung cấp cho bạn lộ trình toàn diện từ A-Z để bạn xây dựng quy chế lương thưởng và cách triển khai thành công.
Vì sao doanh nghiệp FDI cần xây dựng quy chế lương thưởng bài bản?
Đáp ứng “bài toán kép” về tuân thủ pháp luật
Doanh nghiệp FDI phải đối mặt với 2 hệ thống pháp lý: Bộ Luật Lao động Việt Nam và các chuẩn mực quốc tế từ trụ sở chính. Một quy chế lương thưởng bài bản giúp doanh nghiệp FDI:
Tránh rủi ro pháp lý trong nước, đảm bảo mọi quy định về mức lương tối thiểu, đóng bảo hiểm, làm thêm giờ, thưởng Tết đều được thực hiện đúng luật.
Tuân thủ các quy định quốc tế khắt khe về chống tham nhũng, minh bạch tài chính như FCPA của Mỹ hay UK Bribery Act của Anh ngay trong chính sách thưởng cho nhân sự cấp cao.
Giữ chân nhân tài giữa “bão” cạnh tranh
Trong bối cảnh nhân sự cạnh tranh tại thị trường Việt Nam, xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng công bằng giúp nhân viên hiểu rõ con đường phát triển và cơ chế để được tăng lương thưởng xứng đáng. Nhờ đó mà người lao động sẽ ở lại công ty lâu hơn.
Tạo văn hóa công bằng trong môi trường đa văn hóa
Dù không nói thẳng ra nhưng giữa nhân viên người Việt và chuyên gia nước ngoài luôn có khoảng cách không nhỏ. Một quy chế lương thưởng bài bản giúp doanh nghiệp “san bằng” khoảng cách này. Bởi mọi đối tượng nhân sự đều được đánh giá và trả công dựa trên một bộ tiêu chí thống nhất về vị trí, năng lực và hiệu suất. Khi mọi thứ được công khai, mọi người sẽ không còn ngờ vực là liệu công ty có đối xử thiên vị hay cho ai đó đặc quyền hay không. Từ đó, nó xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết và gắn kết.
Những nguyên tắc khi xây dựng quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp FDI
Nguyên tắc 1: Luật chơi chuẩn pháp lý và ứng dụng linh hoạt
Xây dựng quy chế lương thưởng phải tuân thủ tuyệt đối Bộ Luật Lao động Việt Nam 2019 về lương tối thiểu vùng, đóng bảo hiểm và làm thêm giờ. Ngoài ra, doanh nghiệp FDI còn phải tính đến các chuẩn mực quốc tế mà tập đoàn mẹ yêu cầu. Nó giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có từ cả hai phía.
Mặc dù bạn cần một bộ khung chuẩn, nhưng đừng máy móc áp dụng nó cho mọi chi nhánh, mọi bộ phận. Thay vào đó, bạn cần một quy chế linh hoạt, phù hợp với đặc thù của từng nhóm đối tượng. Ví dụ, chính sách thưởng cho phòng R&D có thể gắn với sáng tạo còn phòng Kinh doanh có thể gắn với doanh số.
Nguyên tắc 2: Công khai luật chơi nhưng bảo mật thông tin cá nhân
Nhân viên cần biết rõ “Vì sao tôi được trả lương và thưởng như vậy?” nên bạn hãy công khai các nguyên tắc cốt lõi. Chẳng hạn, thang bảng lương được xây dựng dựa trên những yếu tố gì (ví dụ thang bậc lương 3P – Position, Person, Performance), công thức tính thưởng KPI ra sao và các loại phụ cấp nào được áp dụng. Công khai biến quy chế thành luật chơi rõ ràng mà ai cũng có thể hiểu và phấn đấu.
Tuy nhiên, bạn phải bảo mật lá bài ngửa của mình – là mức lương cụ thể của từng cá nhân. Nó tôn trọng quyền riêng tư và tránh những cuộc so sánh, đố kỵ không cần thiết gây mất đoàn kết nội bộ.
Nguyên tắc 3: Gắn kết chặt chẽ với chiến lược và văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng quy chế lương thưởng tốt phải đi kèm với chiến lược kinh doanh và nuôi dưỡng văn hóa công ty mà doanh nghiệp FDI hướng đến.
Chẳng hạn, một công ty khởi nghiệp (Startup) FDI trong lĩnh vực công nghệ sẽ có chính sách thưởng cổ phần (ESOP) để thu hút nhân tài và giữ chân người giỏi. Trong khi đó, công ty sản xuất Nhật Bản đề cao tính ổn định và thâm niên sẽ có cấu trúc lương cân bằng giữa lương cơ bản và thưởng theo hiệu suất.
Đối với văn hóa công ty, nếu bạn muốn thúc đẩy sự hợp tác, đừng chỉ thưởng thành tích cá nhân mà hãy có thêm thưởng nhóm. Trường hợp bạn coi trọng sự đổi mới, hãy có chính sách khen thưởng xứng đáng cho những ý tưởng đột phá, ngay cả khi nó thất bại.
Quy trình các bước xây dựng quy chế lương thưởng
Bước 1: Thu thập và phân tích thông tin
Phân tích nội bộ
Đầu tiên, bạn hãy tự hỏi “ Doanh nghiệp mình muốn thúc đẩy hành vi và kết quả ra sao?”. Từ đó, rà soát chiến lược kinh doanh, văn hóa công ty, khả năng tài chính và cấu trúc tổ chức hiện tại.
Khảo sát thị trường
Bạn cần thu thập dữ liệu lương thưởng từ các khảo sát uy tín (ví dụ: từ Mercer, Towers Watson) và đối chiếu với mặt bằng chung của các doanh nghiệp FDI cùng ngành tại Việt Nam. Điều này giúp bạn đưa ra mức lương cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài.
Nghiên cứu pháp lý
Trước khi xây dựng quy chế lương thưởng, bạn phải đảm bảo nắm vững các quy định của Bộ Luật Lao động Việt Nam và các thông tư hướng dẫn liên quan đến lương, thưởng và làm thêm giờ.
Bước 2: Phân tích công việc và xây dựng thang bảng lương
Đối với công việc, bạn cần đánh giá một cách hệ thống các yếu tố như trách nhiệm, kỹ năng yêu cầu, mức độ phức tạp và ảnh hưởng của từng vị trí. Phương pháp phổ biến mà các tập đoàn đa quốc gia thường dùng là Thang Điểm Hay hoặc Mô hình 3P.
Dựa trên kết quả định giá công việc và dữ liệu thị trường, bạn sẽ thiết lập các “ngạch” và “bậc lương”. Mỗi ngạch tương ứng với một nhóm vị trí có giá trị tương đồng. Các bậc lương trong ngạch đó cho phép nhân viên có lộ trình tăng lương dựa trên năng lực và thâm niên.
Bước 3: Thiết kế hệ thống lương và thưởng linh hoạt
Trước khi thiết kế, bạn cần biết cấu trúc thu nhập gồm có các thành phần sau: Lương cố định (nền tảng), Phụ cấp (ví dụ: chức vụ, đi lại, ăn trưa) và Thu nhập biến đổi (phần “gia vị” tạo động lực).
Chính sách thưởng phải gắn với mục tiêu. Cho nên, bạn hãy thiết kế các loại thưởng như thưởng hiệu suất (gắn với KPI cá nhân/phòng ban), thưởng theo dự án và thưởng sáng kiến. Công thức tính thưởng cần rõ ràng, đo lường được và công bằng. Ví dụ, thưởng cho nhân viên kinh doanh có thể dựa trên doanh số và tỷ lệ chốt hợp đồng.
Bước 4: Soạn thảo và hoàn thiện văn bản
Bước này là gộp các nội dung trên thành một văn bản chính thức, rõ ràng và dễ hiểu. Cấu trúc văn bản chuẩn bao gồm các chương, điều khoản về Phạm vi áp dụng, Đối tượng, Nguyên tắc, các thành phần lương, Chính sách thưởng và Điều khoản thi hành.
Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, hãy sử dụng từ ngữ đơn giản, giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường đa văn hóa, nơi có rào cản ngôn ngữ.
Bước 5: Lấy ý kiến và trình duyệt
Có nhiều sự đồng thuận giúp quy chế được thông qua dễ dàng hơn. Bởi vậy, bạn nên trình bày dự thảo với Ban Lãnh đạo, cấp quản lý và thậm chí là đại diện Ban Chấp hành Công đoàn để lấy ý kiến đóng góp.
Lưu ý: Khi trình lãnh đạo phê duyệt, kèm với các số liệu, dữ liệu thị trường và phân tích tác động rõ giúp chứng minh tính cần thiết và hiệu quả của quy chế mới.
Bước 6: Truyền thông và triển khai
Sau khi được phê duyệt, đừng vội ban hành ngay. Thay vào đó, bạn cần xây dựng kế hoạch truyền thông. Hãy nghĩ thử xem bạn cần thông báo cho ai? vào lúc nào? bằng cách nào? và nội dung là gì?
Ngoài ra, bạn cũng phải đào tạo trước cho cấp quản lý để họ hiểu rõ quy chế lương thưởng, sẵn sàng giải thích và dẫn dắt nhân viên của mình. Bạn cũng nên cân nhắc áp dụng thí điểm ở một vài phòng ban trước để đánh giá phản ứng và điều chỉnh kịp thời. Với phản ứng tốt, bạn có thể nhân rộng toàn công ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng không chỉ nằm ở nội dung mà còn khâu triển khai. Đừng để công sức xây dựng chính sách đổ sông đổ bể vì những sai lầm trong khâu triển khai. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy để các chuyên gia KMC đồng hành cùng bạn. Với gần 20 năm kinh nghiệm, dịch vụ tính lương của chúng tôi không chỉ giao cho bạn tài liệu mà còn đồng hành xuyên suốt quá trình truyền thông, huấn luyện nội bộ và đánh giá hiệu quả sau triển khai.
Xem thêm: Xây dựng quy chế lương thưởng cho nhân viên kinh doanh.
