Hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn mới nhất và các trường hợp có thể bị truy thu

Ngày 31/03/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 105/2026/NĐ-CP về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công đoàn về tài chính công đoàn (có hiệu lực từ ngày 16/05/2026), thay thế cho Nghị định 191/2013/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn, tránh phát sinh truy thu, tiền lãi chậm đóng và xử phạt hành chính.

1. Mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay

Theo Luật Công đoàn 2024, doanh nghiệp và các tổ chức có sử dụng lao động thuộc đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn với mức:

• 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
• Khoản đóng này do người sử dụng lao động chi trả, không khấu trừ vào lương của người lao động.

Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Doanh nghiệp;
• Đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
• Các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định.

2. Phương thức và thời hạn đóng kinh phí công đoàn

Theo quy định mới, phần lớn doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng kinh phí công đoàn:

• Mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động;
• Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

3. Doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn ở đâu?

Việc nộp kinh phí công đoàn được thực hiện tùy theo tình trạng tổ chức công đoàn tại doanh nghiệp:

• Nếu doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở: nộp thông qua công đoàn cơ sở.
• Nếu chưa thành lập công đoàn cơ sở: nộp cho công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý theo phân cấp của Liên đoàn Lao động hoặc công đoàn ngành.

4. Mức xử phạt khi chậm đóng hoặc không đóng

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Hành vi chậm đóng, đóng thiếu mức hoặc thiếu số người thuộc diện phải đóng có thể bị phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng, tối đa không quá 75 triệu đồng.
• Trường hợp không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng có thể bị phạt từ 18% đến 20%, tối đa không quá 75 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải:

• nộp đủ phần kinh phí công đoàn còn thiếu;
• đồng thời thanh toán khoản lãi chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Các quy định mới cho thấy cơ quan quản lý đang siết chặt nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn và tăng cường chế tài xử lý vi phạm. Do đó, doanh nghiệp nên:

• rà soát đúng số lao động thuộc diện phải đóng;
• kiểm tra mức đóng và thời hạn đóng theo quy định;
• theo dõi việc kê khai, trích nộp hàng tháng;
• lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.

Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt và phát sinh thêm chi phí lãi chậm đóng trong quá trình hoạt động.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc dịch vụ tư vấn thuế, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.

Website: https://kmc.vn/
Hotline: +84 81 489 4789 hoặc +84 91 988 9331
Email: info@kmc.vn