Bạn đang làm việc tại một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và phân vân không biết mình có đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN hay không? Hay bạn là kế toán, nhân sự phụ trách hạng mục tính toán, quyết toán thuế TNCN và mong muốn tìm hiểu những quy định hướng dẫn chi tiết rõ ràng về vấn đề này. Bài viết này của KMC sẽ giải đáp chi tiết về điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN, từ điều kiện pháp lý cho đến quy trình thực hiện chi tiết đặc biệt là những lưu ý đặc biệt dành cho doanh nghiệp FDI.
Đối tượng phải đóng thuế TNCN
Thuế TNCN là số tiền mà cá nhân phải nộp vào ngân sách Nhà nước dựa trên mức thu nhập.
Thuế TNCN chủ yếu đánh vào các cá nhân có thu nhập khá và cao.
Cụ thể, các cá nhân có nghĩa vụ phải đóng thuế TNCN (căn cứ theo Điều 2 Luật Thuế TNCN 2007) là:
- Cá nhân có thu nhập và đang cư trú tại Việt Nam
- Cá nhân có thu nhập trong lãnh thổ Việt Nam nhưng không cư trú tại Việt Nam
Các hình thức đóng thuế TNCN
Có hai hình thức đóng thuế TNCN là:
- Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế hoặc bằng quyết toán online thông qua trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế
- Ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân khác
Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân chỉ được thực hiện trong những trường hợp cụ thể như sau:
Cá nhân được ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Có duy nhất một nơi trả thu nhập trong năm tính thuế.
- Đã trực tiếp tạm nộp thuế TNCN tại nơi trả thu nhập đó.
- Toàn bộ thu nhập chịu thuế là thu nhập vãng lai (thu nhập từ tiền lương, tiền công không ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên hoặc có ký hợp đồng lao động nhưng chấm dứt trước thời điểm quyết toán).
- Thu nhập tính thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế (dưới 11 triệu đồng/tháng tính đến năm 2025) HOẶC đã khấu trừ thuế với thuế suất 10%.
Cá nhân không được ủy quyền – phải tự quyết toán
Bạn bắt buộc phải tự mình thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Có thu nhập từ 02 nơi trở lên trong năm.
- Có thu nhập từ kinh doanh, đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng bất động sản, trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại…
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài.
- Cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động và rời Việt Nam.
Nên ủy quyền cho công ty hay tự quyết toán thuế TNCN
Bên cạnh điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN, không ít cá nhân vẫn đang băn khoăn với câu hỏi nên tự quyết toán thuế hay ủy quyền cho công ty, doanh nghiệp thay mặt mình quyết toán thuế TNCN? Dưới đây KMC sẽ cung cấp đến bạn một bảng so sánh chi tiết:
|
Tiêu chí |
Ủy quyền cho công ty |
Tự đi quyết toán |
| Mức độ phức tạp | Rất đơn giản. Bạn chỉ cần ký giấy ủy quyền, mọi thủ tục còn lại do bộ phận Kế toán – Nhân sự công ty xử lý. | Phức tạp hơn. Bạn phải tự tìm hiểu quy trình, chuẩn bị hồ sơ, khai tờ khai và nộp tại cơ quan thuế. |
| Thời gian & Công sức | Tiết kiệm tối đa. Gần như không mất thời gian cá nhân. | Tốn nhiều thời gian và công sức để hoàn tất thủ tục, có thể phải đi lại nhiều lần. |
| Rủi ro sai sót | Thấp. Việc được thực hiện bởi chuyên gia có kinh nghiệm trong công ty. | Cao hơn. Nếu không nắm rõ quy định, bạn dễ khai sai dẫn đến bị phạt hoặc phải nộp bổ sung. |
| Tính chủ động & Minh bạch | Hạn chế. Bạn ít nắm được tiến trình và kết quả cụ thể. | Rất cao. Bạn trực tiếp kiểm soát toàn bộ hồ sơ, số liệu và kết quả quyết toán. |
| Đối tượng phù hợp | Người lao động chỉ có 1 nguồn thu nhập vãng lai, người bận rộn, không am hiểu về thuế. | Người có 2 nơi trả lương trở lên, có nhiều loại thu nhập, muốn chủ động và rõ ràng về tài chính cá nhân. |
Có thể thấy, nếu bạn đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN và là người bận rộn, ưu tiên sự tiện lợi, hãy lựa chọn ủy quyền cho công ty. Ngược lại, nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập hoặc muốn tự mình kiểm soát hoàn toàn, việc tự quyết toán sẽ mang lại sự chủ động và minh bạch cao hơn.
Xem thêm: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương!
Quy trình thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp FDI
Đối với các doanh nghiệp FDI, việc tuân thủ một quy trình chuẩn chỉnh trong quyết toán thuế TNCN cho cán bộ công nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dưới đây KMC sẽ chia sẻ cùng bạn một quy trình quyết toán thuế đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định:
Bước 1: Xác định điều kiện và thông báo cho người lao động
Bộ phận Nhân sự/Kế toán cần rà soát và lập danh sách những người lao động đủ điều kiện được ủy quyền. Sau đó, thông báo và hướng dẫn họ về thủ tục cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ ủy quyền
Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN): Người lao động ký trực tiếp vào giấy ủy quyền.
- Bản chụp CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người ủy quyền.
- Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Bước 3: Tổ chức trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế
Doanh nghiệp, với tư cách là người được ủy quyền, sẽ tập hợp hồ sơ của tất cả người lao động và nộp trực tiếp một lần cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
Bước 4: Giải trình và hoàn tất thủ tục
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi, giải trình với cơ quan thuế nếu có phát sinh và thông báo kết quả cuối cùng cho người lao động.
Những lưu ý quan trọng dành riêng cho doanh nghiệp FDI và Nhật Bản
Để đảm bảo tính chuẩn xác trong quá trình thực hiện quyết toán thuế, doanh nghiệp FDI đặc biệt là các doanh nghiệp Nhật Bản cần đặc biệt lưu ý đến những yếu tố sau:
- Người lao động nước ngoài: Cần đặc biệt lưu ý về tình trạng cư trú và các nguồn thu nhập toàn cầu. Phần lớn trường hợp họ phải tự quyết toán, đặc biệt khi kết thúc hợp đồng và về nước.
- Tính phức tạp của thu nhập vãng lai: Với đặc thù có nhiều chuyên gia, tư vấn viên ngắn hạn, doanh nghiệp FDI cần phân loại rõ ràng giữa thu nhập từ hợp đồng lao động dài hạn và thu nhập vãng lai để áp dụng đúng điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
- Nguyên tắc “Phòng ngừa rủi ro”: Luôn đảm bảo mọi giấy tờ, chứng từ được lưu trữ đầy đủ, có chữ ký xác nhận rõ ràng để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra sau này.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Tôi có thu nhập từ 2 công ty trong năm, thu nhập mỗi nơi dưới 10 triệu/tháng, tôi có được ủy quyền quyết toán thuế TNCN không?
Không. Một trong những điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN tiên quyết là bạn chỉ có duy nhất một nơi trả thu nhập. Trường hợp của bạn bắt buộc phải tự thực hiện quyết toán tổng hợp toàn bộ thu nhập trong năm.
Doanh nghiệp có trách nhiệm gì khi nhận ủy quyền quyết toán thuế?
Doanh nghiệp có trách nhiệm pháp lý trong việc:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ ủy quyền.
- Tổng hợp, lập tờ khai quyết toán thuế thay cho người lao động.
- Nộp hồ sơ đúng hạn cho cơ quan thuế.
- Giải trình, cung cấp thông tin khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế ủy quyền là khi nào?
Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Ví dụ: cho năm tính thuế 2024, hạn cuối nộp hồ sơ là ngày 30/4/2025.
Làm sao để tránh các lỗi sai phổ biến khi làm giấy ủy quyền?
Một số lỗi thường gặp cần tránh:
- Người lao động không ký trực tiếp vào giấy ủy quyền.
- Khai sai thông tin cá nhân (CMND/CCCD, mã số thuế).
- Ủy quyền cho những trường hợp không đủ điều kiện (có 2 nơi trả lương trở lên).
- Nộp hồ sơ trễ hạn so với quy định
Trên đây KMC đã giải đáp chi tiết về điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN và những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp FDI trong việc quyết toán thuế cho nhân viên.
Bạn đang là nhà quản lý của doanh nghiệp FDI nhưng vẫn còn nhiều câu hỏi, vướng mắc trong việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho công ty. Bạn mong muốn tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp để đồng hành hướng dẫn một cách chi tiết, chuẩn xác các vấn đề thuế – kế toán của doanh nghiệp.
Liên hệ ngay KMC – đơn vị uy tín, công ty chuyên cung cấp các giải pháp thuế – kế toán – pháp lý chuyên nghiệp cho doanh nghiệp FDI đặc biệt là doanh nghiệp FDI Nhật Bản. Chúng tôi với đội ngũ luật sư, chuyên gia đầu ngành và giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành, tư vấn, hướng dẫn và cung cấp giải pháp toàn diện đáp ứng chuẩn xác nhu cầu của doanh nghiệp.
Xem ngay: Dịch vụ hoàn thuế TNCN chuyên nghiệp tại KMC!
Nhận tư vấn hướng dẫn chuyên sâu từ chuyên gia, quý khách hàng hãy liên hệ ngay hotline: 081 489 4789.
