Hướng Dẫn Thay Đổi Thông Tin Trên Giấy Phép Kinh Doanh Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp FDI

Bạn đang điều hành doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) tại Việt Nam và cần thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh nhưng không rành những thủ tục phức tạp trong nước? Điều này dễ gây thiếu sót hồ sơ, gây nên những hệ lụy pháp lý, làm gián đoạn kinh doanh? Để đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành thủ tục đầy đủ, không bỏ qua bất cứ bước quan trọng nào, KMC sẽ hướng dẫn bạn các bước thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh thành công cho doanh nghiệp FDI.

Phân loại chi tiết các trường hợp thay đổi và căn cứ pháp lý

Đầu tiên, bạn cần xác định chính xác loại thay đổi mà doanh nghiệp bạn cần thực hiện. Vì mỗi loại sẽ có bộ hồ sơ và quy trình riêng biệt. Dưới đây là phân loại chi tiết 7 trường hợp phổ biến nhất, kèm theo căn cứ pháp lý rõ ràng để bạn hoàn toàn yên tâm về tính chính xác.

• Thay đổi Tên doanh nghiệp 

Áp dụng khi doanh nghiệp muốn định vị lại thương hiệu hoặc điều chỉnh cho phù hợp với chiến lược mới.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 28, Luật Doanh nghiệp 2020.

• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Áp dụng khi doanh nghiệp chuyển văn phòng sang một địa điểm mới, có thể cùng tỉnh/thành phố hoặc khác tỉnh/thành phố.

Căn cứ pháp lý: Điểm a, Khoản 1, Điều 51, Luật Doanh nghiệp 2020.

• Thay đổi vốn điều lệ/Vốn đầu tư

Bao gồm cả tăng và giảm vốn, phản ánh sự thay đổi về quy mô và năng lực tài chính của doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý: Điểm b. Khoản 1, Điều 51, Luật Doanh nghiệp 2020.

• Thay đổi Người đại diện theo pháp luật

Đây là trường hợp quan trọng và phức tạp nhất vì người này chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, việc thay đổi cần được chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng.

Căn cứ pháp lý: Điểm c, Khoản 1, Điều 51, Luật Doanh nghiệp 2020.

• Thay đổi, bổ sung Ngành nghề kinh doanh

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh mới hoặc thu hẹp các ngành nghề hiện có.

Căn cứ pháp lý: Điểm d, Khoản 1, Điều 51, Luật Doanh nghiệp 2020.

• Thay đổi Thành viên góp vốn/Cổ đông

Áp dụng khi có sự thay đổi về cơ cấu sở hữu như chuyển nhượng vốn góp, thêm thành viên mới hoặc thành viên/cổ đông rút vốn.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 51, Luật Doanh nghiệp 2020.

• Thay đổi Thời hạn hoạt động

Khi doanh nghiệp muốn kéo dài hoặc rút ngắn thời gian hoạt động đã đăng ký ban đầu.

Căn cứ pháp lý: Các quy định tương ứng về nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Checklist hồ sơ chi tiết cho từng trường hợp

Hồ sơ chung (bắt buộc trong mọi trường hợp)

Dù thay đổi nội dung gì, doanh nghiệp bạn cũng luôn cần chuẩn bị những giấy tờ nền tảng sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (khai báo theo mẫu quy định sẵn).
• Giấy phép kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.

Hồ sơ bổ sung theo từng loại thay đổi cụ thể

Tùy thuộc vào nội dung bạn muốn thay đổi, hãy tham khảo danh sách bổ sung dưới đây:

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới
• Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc bổ nhiệm người đại diện mới
• Biên bản họp liên quan đến việc thay đổi này (nếu có).

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

• Tài liệu chứng minh trụ sở mới: Hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà (bản sao có chứng thực).
• Quyết định và Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ.

Thay đổi vốn điều lệ

• Quyết định và Biên bản họp về việc tăng/giảm vốn điều lệ.
• Giấy xác nhận vốn góp của thành viên/cổ đông (đối với tăng vốn).
• Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của thành viên/cổ đông mới (nếu có).

Thay đổi/Bổ sung ngành nghề kinh doanh

• Quyết định và Biên bản họp về việc bổ sung, điều chỉnh ngành nghề.
• Điều lệ công ty đã được sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Thay đổi tên công ty

• Quyết định và Biên bản họp về việc thay đổi tên công ty.
• Thông báo mẫu dấu mới (nếu tên thay đổi dẫn đến thay đổi con dấu).

Thay đổi thành viên/cổ đông (đối với Công Ty TNHH 2 Thành viên, công ty cổ phần)

• Danh sách thành viên/cổ đông mới
• Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của thành viên/cổ đông mới (nếu là cá nhân) hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu là tổ chức).
• Hợp đồng chuyển nhượng vốn/cổ phần, giấy xác nhận góp vốn hoặc tài liệu chứng minh khác (thừa kế, tặng cho…)
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (Ví dụ: Từ Công Ty TNHH sang Công Ty Cổ Phần)
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cho loại hình mới.
• Điều lệ công ty mới.
• Danh sách cổ đông sáng lập/thành viên mới.
• Hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp và các giấy tờ liên quan đến chuyển đổi.

Lưu ý:

• Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ, bạn cần có Giấy ủy quyền và bản sao công chứng CCCD của người được ủy quyền.
• Các giấy tờ là bản sao cần được công chứng/chứng thực trong thời hạn hợp lệ (thường là không quá 6 tháng).
• Với các doanh nghiệp FDI, các giấy tờ của nhà đầu tư nước ngoài cần được dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Quy trình thực hiện: online và trực tiếp

Phương thức 1: Nộp hồ sơ trực tuyến (Online)

Bước 1: Truy cập Cổng Thông Tin Quốc Gia

Truy cập vào website chính thức của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn. 

Bước 2: Khai báo thông tin và tải lên hồ sơ

Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số (Token).

Chọn loại thủ tục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” và điền đầy đủ các thông tin yêu cầu vào biểu mẫu điện tử.

Sau đó, tiến hành tải lên (upload) các tài liệu đính kèm đã được scan thành file PDF hoặc JPG.

Bước 3: Ký số & nộp hồ sơ điện tử

Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử lên toàn bộ hồ sơ. Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Nộp hồ sơ” để gửi đến Sở Tài Chính.

Bước 4: Theo dõi trạng thái hồ sơ

Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trực tiếp trên Cổng thông tin quốc gia bằng mã số hồ sơ đã nhận. Hệ thống sẽ cập nhật liên tục các trạng thái “Đã tiếp nhận”, “Đang xử lý”, “Yêu cầu bổ sung” hoặc ‘Đã giải quyết xong”.

Bước 5: Nhận kết quả

Khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận thay đổi đăng ký doanh nghiệp bản điện tử có giá trị pháp lý tương tự bản giấy. Hãy tải về và in ra để sử dụng.

Ưu điểm của phương thức online là:

• Chủ động 24/7: Nộp hồ sơ mọi lúc, kể cả ngoài giờ hành chính
• Tiết kiệm tối đa: Không tốn chi phí đi lại, in ấn, chờ đợi
• Minh bạch, rõ ràng: Theo dõi được tiến độ xử lý mọi lúc
• Bảo mật và an toàn: Hồ sơ được ký số và lưu trữ an toàn

Phương thức 2: Nộp hồ sơ trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bản cứng

In và ký đầy đủ tất cả các giấy tờ trong bộ hồ sơ đã được hướng dẫn ở trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Tài Chính

Hãy mang toàn bộ hồ sơ đến trực tiếp Bộ phận một cửa của Sở Tài Chính nơi doanh nghiệp bạn đặt trụ sở chính. Cán bộ sẽ tiếp nhận và kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ và hợp lệ không.

Bước 3: Nhận phiếu hẹn kết quả

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Tài Chính sẽ cấp cho bạn một Phiếu hẹn trả kết quả, ghi rõ ngày giờ bạn có thể quay lại để nhận Giấy chứng nhận.

Bước 4: Nhận kết quả theo lịch hẹn

Đến đúng ngày và giờ ghi trên phiếu hẹn, bạn mang theo phiếu hẹn và giấy giới thiệu (hoặc CCCD nếu là người đại diện) đến để nhận kết quả.

Lưu ý:

• Thời gian xử lý là 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ thiếu hoặc có thông tin không chính xác, Sở Tài Chính sẽ ra thông báo bằng văn bản (với nộp trực tiếp) hoặc thông báo điện tử (với nộp online) yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Những việc phải làm ngay sau khi thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh

Ngân hàng

Hãy mang giấy phép kinh doanh mới và các giấy tờ liên quan đến ngân hàng nơi bạn mở tài khoản giao dịch để cập nhật thông tin đặc biệt khi thay đổi Người đại diện pháp luật hoặc Tên công ty. Nếu không, ngân hàng có thể nghi ngờ giao dịch và khóa tài khoản để đảm bảo an toàn. Từ đó, mọi hoạt động thu chi của công ty sẽ bị đình trệ ngay lập tức.

Nhà cung cấp dịch vụ

Sau khi thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh, bạn hãy gửi ngay bản sao Giấy phép kinh doanh mới cho đơn vị cung cấp chữ ký số để họ cập nhật thông tin. Bởi chữ ký số của bạn sẽ mất hiệu lực về mặt pháp lý nếu thông tin trên đó không khớp với thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia. Từ đó, bạn sẽ không thể kê khai thuế, hải quan hoặc nộp tờ khai điện tử, dẫn đến bị phạt hành chính.

Cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm xã hội

Đối với cơ quan thuế, bạn cần thông báo thay đổi thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi. Đây là quy định bắt buộc.

Với cơ quan bảo hiểm, hãy cập nhật thông tin mới (đặc biệt là địa chỉ) để đảm bảo việc đóng bảo hiểm cho người lao động không bị gián đoạn hoặc gửi thông báo sai địa điểm.

Nếu bạn bỏ qua những điều này, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính vì chậm trễ thông báo và đảm bảo mọi văn bản, thông báo từ cơ quan nhà nước được gửi đến đúng nơi.

Đối tác, khách hàng lớn và nhà cung cấp chính

Bạn cần soạn một công văn/thông báo chính thức (kèm theo bản sao giấy phép kinh doanh mới) và gửi cho các đối tác, khách hàng lớn và nhà cung cấp chính của bạn.

Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, duy trì lòng tin và quan trọng nhất là tránh hiểu lầm, sai sót trong các giao dịch, hợp đồng sau này. Họ sẽ cập nhật thông tin thanh toán, địa chỉ giao hàng và các điều khoản pháp lý liên quan.

Khắc lại con dấu và cập nhật biển hiệu

Nếu thay đổi Tên công ty hoặc Địa chỉ (sang quận/huyện khác), bạn bắt buộc phải làm thủ tục thu hồi con dấu cũ, khắc dấu mới và công bố mẫu dấu mới.

Ngoài ra, bạn cũng cần treo biển hiệu mới tại trụ sở chính và các chi nhánh/văn phòng đại diện (nếu có) để tuân thủ quy định pháp luật.

Tại sao bạn phải làm những điều này? Sử dụng con dấu cũ cho các giao dịch là vi phạm pháp luật và có thể khiến văn bản đó vô hiệu. Không treo biển hiệu đúng quy định cũng có thể bị xử phạt.

Những rủi ro và mức xử phạt

Mức phạt hành chính

Theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10-20 triệu đồng nếu thực hiện thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chậm so với thời hạn quy định.

Tuy nhiên, khoản tiền phạt này chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Những rủi ro gián tiếp sau đây mới thực sự là cơn ác mộng với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Các rủi ro

• Tài khoản ngân hàng bị đóng băng.
• Mọi hóa đơn xuất ra với thông tin cũ đều bị coi là bất hợp pháp.
• Hợp đồng với đối tác bị mất hiệu lực
• Gián đoạn các thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu

Nói chung, thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh không chỉ đơn giản là hoàn thành thủ tục tại Sở Tài Chính mà còn bao gồm cả một quá trình sau đó. Nếu bạn vẫn còn xa lạ với thủ tục phức tạp trong nước, bạn có thể sử dụng dịch vụ tư vấn doanh nghiệp của KMC. Với gần 20 năm kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp FDI, chúng tôi hiểu rõ những khó khăn và thách thức mà bạn phải đối mặt. Đội ngũ của KMC sẽ tư vấn chi tiết về thủ tục và hồ sơ cần thiết để bạn biết mình phải làm gì. Hãy liên hệ với chúng tôi qua email info@kmc.vn để được tư vấn.

Xem thêm: Lộ trình chiến lược và thời điểm vàng thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh.