Bổ nhiệm kế toán trưởng cho công ty TNHH không dừng lại ở quyết định trên giấy tờ. Nó có nhiều vấn đề quan trọng hơn như tính pháp lý của mẫu quyết định, làm thế nào để kế toán trưởng tiếp quản công việc một cách suôn sẻ, tránh gián đoạn hoạt động tài chính – kế toán? Trong bài viết này, KMC không chỉ cung cấp mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty TNHH mà còn hướng dẫn chi tiết quy trình bàn giao nghiệp vụ toàn diện.
Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty TNHH
CÔNG TY…………………. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số QĐ/GĐ………. ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Địa danh, ngày……., tháng……., năm
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC
CÔNG TY ……………………………….
V/v: Bổ nhiệm kế toán trưởng
Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty
Căn cứ vào chức năng, quyền hạn của Giám đốc;
Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;
Xét năng lực và phẩm chất cán bộ;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay bổ nhiệm ông/bà:………………..
– Sinh ngày:
– Hộ khẩu thường trú:
– Chỗ ở hiện tại:
– CMTND số:
Giữ chức vụ: Kế toán trưởng
CÔNG TY ………………………………………….
Điều 2: Quyền và nghĩa vụ:
Kế toán trưởng có các quyền sau:
– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp lập chứng từ cho các nghiệp vụ kế toán tái sinh ở bộ phận đó một cách chính xác và chuyển về phòng kế toán các chứng từ đó đầy đủ, kịp thời;
– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp phối kết hợp thực hiện các công việc có liên quan;
– Ký duyệt các chứng từ, báo cáo kinh tế và phải bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ này.
– Được hưởng lương, bảo hiểm xã hội, chế độ công tác phí theo quy định trong Hợp đồng lao động và các quy chế tài chính khác của Công ty
– Kế toán trưởng có các nghĩa vụ sau:
– Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của Công ty.
– Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác, không được tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trường hợp được Hội đồng quản trị chấp thuận;
Điều 3: Ông/ Bà …………………………….. và những người liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Nơi nhận:
– Như Điều 1
– Lưu VP
Ai có thẩm quyền ký quyết định bổ nhiệm?
Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình công ty TNHH.
Trường hợp 1: Công Ty TNHH Một Thành Viên
Đối với công ty TNHH một thành viên, thẩm quyền ký quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng thuộc về Chủ tịch công ty. Bởi đây là người đại diện theo pháp luật, có toàn quyền quyết định các vấn đề nhân sự và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Trường hợp 2: Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Trường hợp này phức tạp hơn một chút. Căn cứ theo Điều 5 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên (cơ quan quyết định cao nhất của công ty) mới là cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm kế toán trưởng.
Tuy nhiên, trên thực tế, Hội đồng thành viên sẽ ủy quyền cho Giám đốc (Tổng giám đốc) – người đại diện theo pháp luật – thực hiện việc ký và ban hành Quyết định bổ nhiệm.
Lưu ý:
Với công ty TNHH 2 thành viên, hội đồng thành viên là cơ quan quyết định việc bổ nhiệm. Giám đốc/Tổng giám đốc là người ký và ban hành quyết định dựa trên nghị quyết của Hội đồng thành viên.
Để chắc chắn 100%, hãy kiểm tra lại Điều lệ công ty của bạn. Vì điều lệ sẽ ghi rõ ai là người đại diện theo pháp luật và có thẩm quyền ký các quyết định nhân sự quan trọng như bổ nhiệm kế toán trưởng.
Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng
Trình độ chuyên môn
Ứng viên phải có bằng cấp chuyên môn về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên. Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) và các công ty có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở lên, pháp luật yêu cầu ứng viên phải có trình độ đại học trở lên. Nó đảm bảo người được bổ nhiệm có đủ năng lực xử lý các nghiệp vụ phức tạp trong môi trường đa quốc gia.
Kinh nghiệm thực tế
Lý thuyết phải đi đôi với thực hành. Thời gian công tác thực tế là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo kế toán trưởng không chỉ biết luật mà còn biết cách vận dụng linh hoạt.
Nếu có bằng Đại học trở lên, ứng viên phải có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm. Trong khi đó, với bằng Trung cấp hoặc Cao đẳng, ứng viên cần tối thiểu 3 năm kinh nghiệm.
Chứng chỉ hành nghề
Đây là yêu cầu bắt buộc, chứng minh ứng viên được đào tạo bài bản về kỹ năng quản lý, điều hành bộ máy kế toán và có trách nhiệm pháp lý đặc thù của người đứng đầu bộ phận kế toán.
Phẩm chất đạo đức
Pháp luật yêu cầu kế toán trưởng phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: trung thực và liêm khiết. Đây không phải là một yêu cầu pháp lý suông mà người có phẩm chất đạo đức như thế mới có thể khiến doanh nghiệp yên tâm giao mọi số liệu tài chính nhạy cảm.
Khi nào công ty TNHH không bắt buộc phải có kế toán trưởng?
Công ty TNHH nhỏ và siêu nhỏ không bắt buộc phải có chức danh Kế toán trưởng. Theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được xếp vào loại siêu nhỏ và không bắt buộc phải bổ nhiệm kế toán trưởng nếu đáp ứng một trong các tiêu chí sau:
| Lĩnh vực kinh doanh | Số lao động tham gia BHXH (bình quân năm) | Tổng doanh thu năm | Hoặc tổng nguồn vốn/năm |
| Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy sản, Công nghiệp, Xây dựng | Không quá 10 người | Không quá 3 tỷ đồng | Không quá 3 tỷ đồng |
| Thương mại và Dịch vụ | Không quá 10 người | Không quá 10 tỷ đồng | Không quá 3 tỷ đồng |
Lưu ý quan trọng: “Không bắt buộc” không đồng nghĩa với bỏ trống
Dù được miễn chức danh Kế toán trưởng, công ty bạn vẫn phải có người phụ trách kế toán một cách chính xác và chuyên nghiệp. Người này phải đáp ứng các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của Luật Kế toán.
Quy định này đặc biệt hữu ích cho:
- Các công ty TNHH mới thành lập, quy mô nhỏ
- Các chi nhánh/văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài (FDI) mới bắt đầu hoạt động tại Việt Nam với quy mô khiêm tốn.
Quy trình 4 bước bổ nhiệm và thông báo với cơ quan nhà nước
Bước 1: Soạn thảo và ký quyết định bổ nhiệm
Sử dụng ngay mẫu quyết định chuẩn mà chúng tôi cung cấp để soạn thảo. Sau đó, trình lên Giám đốc/Tổng giám đốc – người đại diện theo pháp luật của công ty – để ký ban hành.
Bước 2: Công bố quyết định với toàn thể công ty
Thông báo rộng rãi quyết định bổ nhiệm với toàn thể người lao động thông qua email nội bộ, thông báo tại bảng tin hoặc trong một cuộc họp.
Đây không chỉ là thủ tục đơn thuần. Nó giúp mọi phòng ban, nhân viên biết quyền hạn của kế toán trưởng mới, tạo sự hợp tác ngay từ đầu và giúp quá trình bàn giao ở bước 3 diễn ra thuận lợi hơn.
Bước 3: Bàn giao công việc
Ở bước này, bạn cần tổ chức một buổi bàn giao chính thức giữa kế toán trưởng cũ và mới dưới sự chứng kiến của lãnh đạo. Một quy trình bàn giao chi tiết (về hồ sơ, tài khoản ngân hàng và quyền truy cập hệ thống giúp kế toán trưởng mới nắm bắt công việc ngay lập tức, tránh gián đoạn hoạt động tài chính.
Bước 4: Thông báo với Cơ quan Thuế
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký quyết định, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu số 08-MST để thông báo thay đổi người phụ trách kế toán với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Quản lý Thuế. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, còn kế toán trưởng mới sẽ không thể thực hiện các giao dịch kê khai, nộp thuế điện thử thay cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục bàn giao công việc cho kế toán trưởng mới
Danh mục bàn giao chi tiết
Để buổi bàn giao diễn ra suôn sẻ, bạn hãy sử dụng danh sách kiểm kê (checklist) dưới đây:
Bàn giao hồ sơ, sổ sách kế toán
- Sổ sách: Sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết công nợ, sổ theo dõi thuế GTGT.
- Báo cáo: Báo cáo tài chính các năm gần nhất, báo cáo thuế tháng/quý/năm.
- Chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào/đầu ra, phiếu thu/chi, phiếu nhập/xuất kho.
- Hồ sơ pháp lý: Hợp đồng kinh tế quan trọng, hồ sơ lao động, giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận mã số thuế.
Bàn giao thông tin tài khoản ngân hàng và quyền truy cập
Bàn giao thông tin tài khoản ngân hàng và quyền truy cập giúp kế toán trưởng mới ngay lập tức kiểm soát được dòng tiền:
- Danh sách đầy đủ các tài khoản ngân hàng của công ty.
- Token ký điện tử, mật khẩu đăng nhập Internet Banking.
- Giấy ủy quyền ngân hàng (nếu có) và các thông tin liên hệ của ngân hàng.
Bàn giao quyền truy cập hệ thống phần mềm và cổng thuế
- Tài khoản cổng Thuế điện tử: URL, tên đăng nhập, mật khẩu.
- Tài khoản phần mềm Hóa đơn điện tử.
- Chữ ký số (Token) và mật khẩu.
- Tài khoản phần mềm kế toán nội bộ (MISA, FAST).
- Các tài khoản phần mềm khác: bảo hiểm xã hội và khai báo hải quan.
Bàn giao công việc đang dang dở và các vấn đề cần lưu ý
- Các vấn đề thuế chưa giải quyết. Ví dụ: Tờ khai đang bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình và hồ sơ hoàn thuế đang chờ.
- Công nợ khó đòi, công nợ phải trả sắp đến hạn.
- Các dự án, kế hoạch tài chính đang triển khai dở
- Mối quan hệ với các đối tác quan trọng (ngân hàng, cơ quan thuế và kiểm toán).
Biên bản bàn giao công việc
Mọi nội dung bàn giao ở trên phải được ghi nhận lại bằng một phiên bản chính thức. Đây không chỉ là hình thức mà còn là văn bản pháp lý bảo vệ cho cả 3 bên: người giao, người nhận và doanh nghiệp.
Một biên bản đầy đủ cần có:
- Thông tin các bên: Bên giao (Kế toán trưởng cũ), Bên nhận (Kế toán trưởng mới), Người giám sát/chứng kiến (Thường là giám đốc hoặc Kế toán trưởng cấp cao hơn).
- Thời gian, địa điểm bàn giao.
- Nội dung bàn giao chi tiết: Liệt kê rõ ràng theo từng danh mục đã nêu ở trên.
- Cam kết và phân định trách nhiệm: Ghi rõ: “Kể từ ngày (Ngày bàn giao), mọi số liệu, nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ thuộc trách nhiệm của Bên nhận. Các số liệu và nghiệp vụ trước đó thuộc trách nhiệm của Bên giao.”
- Chữ ký xác nhận của cả 3 bên.
Mẫu biên bản bàn giao công việc:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
———————–
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN
Căn cứ Quyết định số: ……/QĐ-PGD&ĐT, ngày …./…../…… của …………………………….
Thời gian bàn giao: từ ngày …… /……. /20… đến ngày ……. /…….. /20……; tại…………………..
BÊN GIAO:
Ông/ Bà:………………………. Bộ Phận: ………………………….
BÊN NHẬN:
Ông/ Bà:……………………… Bộ Phận: …………………………..
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH & LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG
Ông/ Bà:…………………….. Bộ Phận: ……………………………
NỘI DUNG BÀN GIAO
- BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN
| STT | Công việc cần theo dõi | Người liên hệ | Ghi chú |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| … |
- BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU
| STT | Hồ sơ/ Tài liệu | Số lượng | Phân loại | Ghi chú |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| … |
- BÀN GIAO FILE TRONG MÁY TÍNH
| STT | Hồ sơ/ Tài liệu | Đường dẫn | Ghi chú |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| … |
- BÀN GIAO TÀI SẢN CÔNG CỤ DỤNG CỤ
| STT | Công cụ/ Dụng cụ | ĐVT | SL | Tình trạng | Ghi chú |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| … |
- BÀN GIAO CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao chứng từ sổ sách kế toán, gồm các nội dung sau:
- Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.
- Bàn giao về tài sản, tiền quỹ.
- Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của từng đối tượng
- Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao
- Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm…….
- Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan
- Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ
- ….(nếu có phát sinh nội dung khác)
Nội dung bàn giao chi tiết trong các phần dưới đây:
- Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước
Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….
2.1 Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:
- Hồ sơ liên quan đến việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê tài sản cố định, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh)
- Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….)
- Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).
2.2 Tình hình kinh phí năm ……
- Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).
- Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác)
- Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).
2.3 Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm …….
Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).
- Năm …… (gồm các loại sổ: ………………………………………………..
- Năm ……………………………………………………………………………….
- Năm ……………………………………………………………………………….
2.4 Phần mềm kế toán
Bản quyền phần mềm kế toán MISA, số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….
2.5 Tài sản công tại đơn vị
Nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm.
Sổ Tài sản cố định, CCDC, biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.
- Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng
3.1 Các khoản phải thu: (trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)
……………………………………………………………………………
3.2 Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)
…………………………………………………………………………..
- Các nội dung khác
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
- Trách nhiệm các bên
- Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..
- Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….
Công tác bàn giao kết thúc lúc …..giờ cùng ngày; biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành …..bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.
Biên Bản được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho Nhân viên nghỉ việc và 1 bản lưu tại văn phòng Công ty.
ĐẠI DIỆN P. TCHC & LĐTL BÊN NHẬN BÊN GIAO
Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng sau khi bổ nhiệm
Nhiệm vụ
Theo Điều 55 Luật Kế toán 2015, sau khi bổ nhiệm, kế toán trưởng công ty TNHH phải đảm nhận 3 trách nhiệm chính yếu này. Kế toán trưởng phải:
Đảm bảo mọi hoạt động kế toán, tài chính trong công ty đều tuân thủ tuyệt đối pháp luật Việt Nam.
Tổ chức và điều hành toàn bộ bộ máy kế toán vận hành trơn tru, từ nhân sự cho đến quy trình.
Lập các báo cáo tài chính một cách trung thực, minh bạch và đúng chuẩn mực.
Quyền hạn
Để hoàn thành tốt những trách nhiệm trên, pháp luật trao cho kế toán trưởng những quyền hạn quan trọng sau:
Quyền độc lập về chuyên môn
Trong lĩnh vực nghiệp vụ kế toán, kế toán trưởng có quyền quyết định cuối cùng. Điều này đảm bảo tính khách quan và chính xác của số liệu, tránh sự can thiệp có thể dẫn đến sai sót.
Quyền được cung cấp thông tin
Kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các phòng ban (kinh doanh, sản xuất, hành chính) cung cấp đầy đủ, kịp thời mọi tài liệu, hóa đơn, chứng từ liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính.
Quyền “bảo lưu ý kiến” và “báo cáo vượt cấp”
Nếu không đồng ý với một quyết định có nguy cơ vi phạm pháp luật về tài chính-kế toán từ cấp trên, kế toán trưởng có quyền bảo lưu ý kiến bằng văn bản.
Trong trường hợp vẫn phải chấp hành, kế toán trưởng có quyền báo cáo trực tiếp lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền như cơ quan Thuế. Và quan trọng, họ sẽ không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của quyết định sai trái đó.
Mức phạt khi không bổ nhiệm kế toán trưởng
Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi “không bố trí kế toán trưởng” khi đủ điều kiện bắt buộc sẽ chịu mức phạt tiền từ 10-20 triệu đồng dành cho cá nhân. Đối với tổ chức (công ty TNHH), mức phạt sẽ tăng lên gấp đôi, tức là từ 20-40 triệu đồng.
Như vậy, một quy trình thực hiện quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty TNHH không chỉ cần một mẫu quyết định chuẩn chỉnh về pháp lý mà phải có quy trình bàn giao bài bản. Nếu bạn chưa tìm được người bổ nhiệm ngay, có thể sử dụng dịch vụ kế toán trưởng thuê ngoài của KMC. Dù chi phí rẻ hơn, nhưng chúng tôi cung cấp đội ngũ chuyên nghiệp, có đầy đủ chứng nhận và đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý để hoàn thành mọi nhiệm vụ của một kế toán trưởng cho doanh nghiệp.
