Cuối năm tài chính là thời điểm các kế toán viên và chủ doanh nghiệp, bao gồm FDI phải đối mặt với áp lực hoàn thiện, in sổ sách kế toán để phục vụ công tác quyết toán thuế và lưu trữ. Trong bài viết này, KMC sẽ liệt kê danh sách các loại sổ sách cần chuẩn bị và hướng dẫn cách in cũng như cách sắp xếp để tự bạn có thể làm một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác.
Tầm quan trọng của việc in sổ sách kế toán đầy đủ
Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán
Doanh nghiệp FDI hoạt động tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về kế toán và thuế theo luật pháp địa phương. In sổ sách kế toán đầy đủ, rõ ràng và đúng chuẩn mực giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp tài liệu cho cơ quan kiểm toán hoặc cơ quan thuế. Điều này không chỉ giúp bạn tránh các rủi ro về phạt hành chính mà còn khiến các đối tác, cơ quan quản lý tin tưởng doanh nghiệp của mình hơn.
Đảm bảo thông tin rõ ràng và chính xác
Tất cả các giao dịch tài chính của công ty đều được ghi vào sổ sách kế toán một cách chi tiết và có tổ chức để rà soát lại xem có sai sót nào không khi cần. Nó giúp bạn chỉnh sửa nhanh chóng, đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.
Hỗ trợ lập báo cáo tài chính cuối năm
Sổ sách kế toán là nền tảng để xây dựng các báo cáo tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Do đó, in những sổ sách này ra giúp kế toán viên tổng hợp dữ liệu dễ hơn và chính xác hơn. Từ đó, nó hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược.
Danh sách các loại sổ sách bắt buộc phải in cuối năm
Sổ sách kế toán tổng hợp
Đây là phần cốt lõi. Tuy nhiên, hình thức ghi sổ kế toán có thể khác nhau tùy doanh nghiệp. Đó có thể là Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ hay Chứng từ ghi sổ. Bên dưới là những phần cần in tùy vào từng loại hình thức ghi sổ:
- Sổ Nhật ký chung (nếu áp dụng hình thức Nhật ký chung).
- Nhật ký sổ cái (nếu áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái).
- Nhật ký chứng từ số 7-8 (nếu áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ).
- Chứng từ ghi sổ (nếu áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ).
Mẹo thân thiện: Trước khi in, bạn nhớ kiểm tra lại phương pháp ghi sổ của công ty để chọn đúng, tránh in thừa gây tốn giấy mực.
Sổ cái các tài khoản
Phần này dựa hoàn toàn vào Bảng cân đối kế toán của năm tài chính. Công ty có bao nhiêu tài khoản phát sinh thì bạn in bấy nhiêu sổ cái tương ứng. Một số loại bao gồm Sổ cái cho các tài khoản như TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) và TK 131 (Phải thu khách hàng), v.v…
Sổ chi tiết các tài khoản
Nếu doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên quan, bạn cần in đầy đủ để lưu trữ. Dưới đây là những sổ chi tiết phổ biến:
- Tiền mặt: Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ quỹ tiền mặt.
- Tiền gửi ngân hàng: Sổ chi tiết tiền gửi (kèm sao kê ngân hàng hàng tháng).
- Công nợ: Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng, Sổ chi tiết công nợ phải trả của nhà cung cấp.
- Tài sản cố định (TSCĐ): Sổ tổng hợp tình hình tăng/giảm TSCĐ, Sổ khấu hao TSCĐ.
- Công cụ dụng cụ (CCDC): Sổ tổng hợp tình hình tăng/giảm CCDC, Bảng phân bổ CCDC.
- Vật tư, hàng hóa: Thẻ kho nguyên vật liệu, thành phẩm/hàng hóa, Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho.
- Lương: Bảng chấm công hàng tháng, Bảng lương hàng tháng
Hướng dẫn thực hành in và hoàn thiện sổ sách đúng chuẩn
Chuẩn bị và in sổ sách từ phần mềm kế toán
Trước tiên, bạn phải đảm bảo dữ liệu đã đầy đủ, chính xác và được lưu trữ trong phần mềm kế toán chuyên nghiệp.
Nếu mọi thứ đã đáp ứng yêu cầu, bạn vào phần “Báo cáo” hoặc “in sổ sách” trong phần mềm, chọn loại sổ cần in cuối năm và in.
Bạn cũng cần đảm bảo bản in có đầy đủ các cột như số hiệu chứng từ, ngày tháng, nội dung, số tiền, tài khoản nợ/có. Nếu phần mềm hỗ trợ, bạn hãy chọn tùy chọn “in theo chuẩn kế toán Việt Nam” để phù hợp với Thông tư 200/2014/TT-BTC và các quy định liên quan.
Mẹo:
- Khi in, bạn nên dùng font chữ Times New Roman hoặc Arial, cỡ 12-14 cho dễ đọc còn lề giấy nên có ít nhất 2cm mỗi bên để nội dung không bị cắt xén.
- Nếu cần số lượng lớn, bạn hãy in thử một vài trang trước để tránh trường hợp sai một loạt và phải in lại từ đầu.
- Dùng máy in laser giúp chất lượng bản in tốt hơn, không bị mờ nhòe.
- Thông thường A4 là khổ giấy chuẩn cho hầu hết sổ sách vì nó dễ lưu trữ và phổ biến. Với sổ chi tiết dài, bạn có thể dùng A3 ngang để tránh chia trang còn A5 chỉ dùng cho sổ tay nhỏ hoặc tóm tắt. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp FDI, A4 là sự lựa chọn an toàn nhất để hợp quy định.
Sắp xếp sổ sách trước khi đóng quyển
Bước này rất quan trọng, quyết định xem sau này, bạn có thể tra cứu dễ dàng và nhanh chóng khi cần không. Có 2 cách phổ biến được phân chia theo quy mô doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn có ít sổ sách, bạn có thể gộp chung cho tiết kiệm. Trường hợp có quá nhiều loại sổ sách kế toán, bạn có thể chia chúng theo tháng/quý để dễ quản lý.
Cách 1: Sắp xếp theo bộ để dễ kiểm tra theo nhóm chứng từ
Theo bộ chung: gộp các loại liên quan lại
Tờ khai thuế theo quý bao gồm GTGT, TNDN, TNCN, MB v.v….: gộp chung từ quý 1 đến quý 4.
Hóa đơn đầu vào: sắp xếp theo ngày tăng dần. Hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán tiền mặt cần kèm phiếu chi và phiếu nhập kho. Với hóa đơn trên 20 triệu và chuyển khoản, doanh nghiệp cần kèm phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi photo và phiếu hạch toán.
Hóa đơn đầu ra: sắp xếp theo ngày. Nếu thu tiền mặt, bạn cần kèm hóa đơn, phiếu thu và phiếu xuất kho. Trong khi đó, thu chuyển khoản phải kèm hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng và phiếu báo có photo.
Theo bộ riêng: Tách ra để dễ quản lý
- Chứng từ ngân hàng
- Phiếu xuất kho nội bộ
- Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập/xuất/tồn kho
Đối với rừng loại sổ sách trên, bạn gộp chung (nếu ít) hoặc chia tháng (nếu nhiều).
Cách 2: Sắp xếp theo trật tự (theo trình tự logic) từ đầu năm đến cuối năm để rà soát nhanh.
Đây là thứ tự cụ thể:
- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN,MB, báo cáo SDHĐ BC26, BCTC …. chia theo tháng (1-12) hoặc quý.
- Hóa đơn đầu vào: tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia tháng/quý. Hóa đơn gốc đánh số thứ tự như bảng kê GTGT đầu vào, bảng photo kẹp vào bộ phiếu chi.
- Hóa đơn đầu ra: tương tự, tăng dần theo ngày, chia tháng/quý.
- Chứng từ phiếu chi: kèm hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng… Bạn có thể gộp 12 tháng nếu ít hoặc mỗi tháng một quyển nếu nhiều.
- Chứng từ phiếu thu: cũng có thể gộp 12 tháng nếu ít hoặc mỗi tháng một quyển nếu nhiều.
- Chứng từ ngân hàng: theo thứ tự sao kê (giấy báo nợ/có, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền NSNN). Giống 2 loại giấy tờ trên, bạn cũng gộp 12 tháng vào 1 hoặc chia mỗi tháng 1 quyển.
- Phiếu xuất kho: cũng gộp 12 tháng vào 1 quyển nếu bạn có ít giấy tờ và chia mỗi tháng 1 quyển nếu doanh nghiệp có nhiều giấy tờ.
- Bảng phân bố, khấu hao, báo cáo nhập/xuất/tồn kho (tài khoản 142, 242, 214, 152): Gộp đủ 12 tháng.
- Chứng từ hạch toán: Gộp 12 tháng (nếu ít) hoặc làm mỗi tháng 1 quyển.
- Bạn có thể dùng kẹp giấy hoặc dây buộc tạm để sắp xếp trước, rồi mới đóng quyển để tránh lộn xộn.
Đóng quyển sổ sách
Sau khi sắp xếp, giờ là lúc đóng gói để sổ sách trông chuyên nghiệp hơn. Quy cách đóng là dùng bìa cứng cho sổ chính như sổ cái, báo cáo tài chính để chống hỏng và bìa mềm cho sổ phụ như hóa đơn, phiếu chi để tiết kiệm. Đóng ghim/gáy keo để cố định luôn. Tuy nhiên, nếu bạn cần mở rộng sau này, hãy đóng gáy xoắn ốc.
Trên bìa ghi rõ tên sổ, ví dụ: “Sổ Chi Tiết Hóa Đơn Đầu Vào Năm 2025”), tên doanh nghiệp, năm tài chính và chữ ký người lập.
Đánh số trang và giáp lai
Bạn hãy đánh số trang liên tục từ 1 đến hết. Lưu ý là đặt số trang ở góc dưới phải hoặc giữa.
Dùng dấu giáp lai (hoặc dây chỉ đỏ) giữa các trang giúp chống thay thế. Yêu cầu là mỗi giáp lai cần đóng dấu công ty và chữ ký người có thẩm quyền (kế toán trưởng hoặc giám đốc).
Quy trình ký tá và đóng dấu hợp lệ
Bước cuối là hợp pháp hóa sổ sách. Làm đúng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ký tá
- Người lập (kế toán viên): ký vào từng chứng từ gốc.
- Kế toán trưởng: ký xác nhận toàn bộ sổ.
- Giám đốc hoặc người đại diện pháp lý: ký cuối sổ, đặc biệt với báo cáo tài chính và tờ khai thuế.
- Lưu ý là ký bằng bút mực xanh hoặc đen và ghi ngày tháng rõ ràng.
Đóng dấu
Theo luật, sổ sách phải có dấu đỏ của doanh nghiệp để chứng minh tính hợp lệ (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và chứng từ kế toán). Do đó, doanh nghiệp hãy đóng dấu bằng dấu tròn công ty và đảm bảo dấu rõ nét, không mờ.
Đối với các doanh nghiệp FDI, in sổ sách kế toán hoàn chỉnh rất quan trọng không chỉ cho cơ quan thuế Việt Nam mà còn cho cả báo cáo với công ty mẹ. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có nhân lực làm được một bộ sổ sách kế toán chỉn chu, hãy tìm một đối tác dịch vụ kế toán thuê ngoài uy tín như KMC. Chúng tôi có chuyên môn sâu, am hiểu cả 2 hệ thống kế toán, giúp bạn tối ưu hóa chi phí và bảo đảm an toàn pháp lý tuyệt đối.
