Là một kế toán viên tại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), bạn có đang bối rối không biết cách xử lý thế nào khi phát hiện một hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai thông tin? Trong bài viết này, KMC sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn theo Thông Tư 78 nhưng vẫn tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật Thuế Việt Nam dựa trên Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính với công ty mẹ
Nguyên tắc xử lý hóa đơn theo thông tư 78 để loại bỏ sai sót
Để biết nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo quy định của pháp luật, bạn cần tìm hiểu về Thông tư 78/2021/TT-BTC trước. Đây là văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được ban hành ngày 17/09/2021 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Thông tư này cung cấp khung pháp lý để xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn, bao gồm cách khắc phục khi có sai sót, giúp doanh nghiệp yên tâm tuân thủ quy định.
Dựa trên Thông tư 78 và các quy định hiện hành (trước ngày 01/06/2025), dưới đây là những nguyên tắc cơ bản để xử lý hóa đơn sai sót một cách dễ hiểu:
Minh bạch với đối tác
Nếu hóa đơn có sai sót, bạn hãy thông báo và thỏa thuận rõ ràng với khách hàng (thường qua văn bản, đặc biệt từ 2025 theo Nghị định 70).
Thông báo cơ quan thuế (CQT)
Mọi sai sót đều cần được báo cáo qua Mẫu 04/SS-HĐĐT, nộp lên cơ quan thuế, trừ một số trường hợp đặc biệt.
Lưu trữ hồ sơ
Bạn cần giữ lại văn bản thỏa thuận, thông báo CQT và hóa đơn sửa đổi để sẵn sàng cho kiểm tra thuế.
Phân loại tình huống và cách xử lý hóa đơn theo thông tư 78 cụ thể
Trường hợp người bán tự phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng
Dựa trên Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/ND-CP, cập nhật theo nghị định 70/2025/NĐ-CP – không còn hủy hóa đơn nữa.
Nếu bạn phát hiện hóa đơn đã được cấp mã từ cơ quan thuế (CQT) bị sai sót nhưng chưa gửi cho khách hàng, hãy lập hóa đơn mới thay thế, kèm văn bản thỏa thuận (nếu cần).
Quy trình xử lý cụ thể:
- Bước 1: Kiểm tra và ghi nhận sai sót nội bộ (ví dụ: sai tên hàng hóa hoặc số lượng).
- Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận với khách hàng (nếu họ là doanh nghiệp hoặc tổ chức), ghi rõ nội dung sai sót. Đây có thể là một email hoặc biên bản ký số. Điều quan trọng là bạn cần để lưu trữ lại.
- Bước 3: Lập thông báo sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123, cập nhật Nghị định 70). Bạn có thể gửi bất cứ lúc nào trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT.
- Bước 4: Khi lập hóa đơn mới thay thế, bạn nhớ ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số .. ngày … tháng … năm”. Sau đó, bạn chỉ cần ký số, gửi CQT cấp mã (nếu hóa đơn có mã), rồi gửi cho khách hàng.
Lưu ý: Kiểm tra phản hồi từ CQT qua cổng thông tin điện tử để chắc chắn mọi thứ ổn. Nếu hóa đơn chưa gửi, bạn không cần thông báo riêng cho khách.
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã gửi hóa đơn cho khách hàng
Dựa trên Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cập nhật Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Trong trường hợp này, bạn có thể chọn điều chỉnh hoặc thay thế tùy tình huống.
Sai tên hoặc địa chỉ khách hàng (các nội dung khác đúng hết)
Phương án: chỉ thông báo, không cần lập hóa đơn mới giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Quy trình xử lý cụ thể:
- Bước 1: gửi thông báo cho khách hàng về sai sót (qua email hoặc phần mềm hóa đơn).
- Bước 2: lập thông báo gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐ ĐT, giải trình rõ lý do (ví dụ: sai địa chỉ từ “Quận 1” thành “Quận 3”).
- Bước 3: gửi kết quả phản hồi từ CQT cho khách hàng để họ yên tâm.
Lưu ý: Nếu hóa đơn không có mã CQT và chưa gửi dữ liệu thuế, bạn không cần báo CQT.
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách/ chất lượng
Phương án: bạn có thể chọn 1 trong 2 phương án sau: lập hóa đơn điều chỉnh (nếu chỉ cần chỉnh số liệu) hoặc thay thế (nếu sai sót lớn). Từ 2025, bạn bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận với khách trước khi làm.
Quy trình cho phương án 1 – lập hóa đơn điều chỉnh
- Bước 1: Thỏa thuận với khách hàng bằng văn bản, ghi rõ sai sót (ví dụ: “sai số tiền từ 100 triệu thành 90 triệu”).
- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng …. năm”. Dùng dấu (+) cho tăng, (-) cho giảm (ví dụ: điều chỉnh giảm tiền thì ghi -10 triệu).
- Bước 3: Ký số, gửi CQT cấp mã (nếu có), rồi gửi cho khách.
- Bước 4: Lập thông báo sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT và kiểm tra phản hồi.
Quy trình cho phương án 2 – Lập hóa đơn thay thế
- Bước 1: Thỏa thuận văn bản với khách như trên.
- Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế, ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm.”
- Bước 3: Ký số, gửi CQT cấp mã (nếu có), rồi gửi cho khách hàng.
- Bước 4: Lập thông báo sai sót gửi CQT.
Lưu ý: Nếu nhiều hóa đơn sai cùng tháng với cùng khách, bạn có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/ thay thế kèm bảng kê (Mẫu 01/BK-ĐCTT). Tra cứu mã số thuế trước khi lập tránh lặp lại.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện và thông báo sai sót
Dựa trên Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cập nhật Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Nếu cơ quan thuế gửi thông báo (Mẫu 01/TB-RSĐT qua email), bạn cần hành động nhanh để tránh kiểm tra sâu hơn.
Quy trình xử lý cụ thể:
- Bước 1: Nhận và kiểm tra thông báo từ CQT (họ sẽ cho thời hạn phản hồi, thường 2-5 ngày).
- Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận với khách hàng (nếu cần), rồi chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Bước 3: Lập thông báo sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Bước 4: Gửi hóa đơn đã sửa cho khách và chờ phản hồi từ CQT.
Lưu ý: Nếu không phản hồi sau 2 lần thông báo, CQT có thể kiểm tra toàn bộ hệ thống hóa đơn của bạn.
Các tình huống đặc biệt khác
- Nếu bạn phát hiện sai sót của hóa đơn cũ (theo Nghị định 51) sau khi chuyển sang hệ thống mới, lập hóa đơn thay thế, kèm văn bản thỏa thuận (Khoản 6, Điều 12 Thông tư 78, cập nhật Nghị định 70).
- Sai ký hiệu, mẫu số hóa đơn cần lập hóa đơn điều chỉnh (Điểm đ, Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78).
- Hóa đơn điều chỉnh/ thay thế bị sai tiếp cần bạn lập hóa đơn mới tương ứng (vẫn điều chỉnh cho gốc hoặc thay thế cho gốc) (Điểm c, Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78).
- Trong trường hợp bạn cần điều chỉnh chiết khấu thương mại hoặc trả hàng, hãy lập hóa đơn điều chỉnh với dấu (+) hoặc (-), kèm bảng kê nếu cần. Đối với trả hàng, nếu doanh nghiệp của bạn dùng hóa đơn điện tử, lập hóa đơn trả lại (Điểm 4, Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70).
- Hoàn phí bảo hiểm hoặc giảm phí đòi hỏi doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên biên bản thỏa thuận, ghi rõ số tiền hoàn (không bao gồm thuế GTGT).
Mặc dù bài viết đã cung cấp một quy trình tương đối đầy đủ về cách xử lý hóa đơn theo thông tư 78, nhưng các doanh nghiệp FDI có thể gặp những tình huống phức tạp hơn mà bộ phận kế toán nội bộ không xử lý được. Ví dụ, cách hiểu và áp dụng quy định xử lý hóa đơn giữa văn phòng và trụ sở chính ở nước ngoài khác nhau. Trong trường hợp này, bạn cần một chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp am hiểu sâu sắc cả luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế như KMC. Đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp bạn đưa ra các giải pháp tối ưu nhất. Để được tư vấn cụ thể về tình huống của doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline +84814894789 (Hà Nội).
