Việc làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty không đơn giản chỉ là dời đến nơi làm việc mới, rồi thay địa chỉ cũ bằng địa chỉ mới. Có rất nhiều việc cần làm như chuẩn bị hồ sơ, nộp cho các cơ quan để được chấp nhận, thông báo cho đối tác khách hàng và sửa lại địa chỉ trên giấy tờ, bảng hiệu. Mặc dù quá trình có chút phức tạp, nhưng KMC sẽ hướng dẫn bạn các bước từ A-Z.
Điều Kiện Pháp Lý Bắt Buộc Cho Địa Chỉ Trụ Sở Mới
Các điều kiện cơ bản cho địa chỉ trụ sở mới là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 42), trụ sở chính của công ty cần đáp ứng những yêu cầu đơn giản sau:
- Nằm trên lãnh thổ Việt Nam: Nó phải là địa chỉ thực tế trong nước. Không được dùng địa chỉ ảo trừ khi bạn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hợp pháp.
- Xác định theo địa giới hành chính: Điều này có nghĩa là bạn phải ghi rõ số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố thay vì dùng những địa chỉ mơ hồ như “gần chợ” hay “cạnh sông”.
- Có thông tin liên lạc: Ít nhất địa chỉ công ty của bạn phải có số điện thoại. Nếu có thể, bạn nên có thêm fax hoặc email để dễ liên hệ.
Bạn có thể chuyển trụ sở về căn hộ chung cư không?
Trụ sở công ty không nhất thiết phải là nơi bạn làm việc hằng ngày. Tuy nhiên, đó là nơi kinh doanh nên bạn phải tuân thủ luật.
Theo Luật Nhà ở 2014 (Điều 3), chung cư là tòa nhà 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, lối đi chung, cầu thang chung và phần sở hữu riêng/chung. Chúng có 2 loại chính:
- Chung cư chỉ để ở được xây dựng hoàn toàn cho mục đích ở. Theo khoản 11, Điều 6 Luật Nhà ở 2014, doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở ở loại chung cư này vì luật cấm sử dụng căn hộ cho mục đích khác. Nếu cố tình, bạn có thể bị phạt hoặc gặp vấn đề khi kiểm tra.
- Chung cư hỗn hợp (để ở và kinh doanh) cho phép bạn kinh doanh ở phần diện tích dành riêng (thường là các tầng dưới như shophouse hoặc khu thương mại. Lưu ý là bạn có thể đặt trụ sở ở phần kinh doanh, nhưng không được đặt ở phần để ở.
Các ngành nghề, hàng hóa bị cấm kinh doanh tại chung cư là gì?
Dù chung cư của bạn là loại hỗn hợp, bạn cũng cần kiểm tra thêm xem ngành nghề của công ty có nằm trong danh sách cấm không. Theo Nghị định, 99/2015/ NĐ-CP (Điều 35), bạn không được kinh doanh ở phần diện tích kinh doanh của chung cư hỗn hợp nếu liên quan đến:
- Vật liệu gây cháy nổ hoặc ngành nghề nguy hiểm (theo luật phòng cháy chữa cháy).
- Kinh doanh vũ trường
- Sửa chữa xe có động cơ
- Giết mổ gia súc
- Các dịch vụ gây ô nhiễm môi trường như tiếng ồn, khói bụi
- Bạn có thể kinh doanh nhà hàng, karaoke, quán bar, nhưng chung cư phải có cách âm tốt, có lối thoát hiểm và tuân thủ quy định phòng cháy, chữa cháy.
Địa chỉ mới có cần hợp đồng thuê nhà không? Hay chỉ mượn thôi?
Không bắt buộc phải thuê, bạn có thể mượn nhà từ người thân hoặc bạn bè miễn là có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng. Cả hai loại hợp đồng đều là dân sự, không cần công chứng bắt buộc nên bạn có thể làm dưới dạng văn bản đơn giản. Tuy nhiên, để an toàn khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ, bạn nên có hợp đồng rõ ràng (thuê hoặc mượn) để chứng minh quyền sử dụng. Nếu không, cơ quan đăng ký có thể từ chối hồ sơ.
Bạn thay đổi địa chỉ công ty cùng Quận/Huyện hay khác Quận/ khác Tỉnh?
Thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện
Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nếu địa chỉ mới nằm trong cùng quận/huyện, cơ quan thuế quản lý của bạn không thay đổi. Do đó, trường hợp này khá dễ thở.
Bạn chỉ cần làm thủ tục thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) tỉnh/thành phố, không cần thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế. Bởi hệ thống dữ liệu của Sở KH&ĐT đã liên thông với cơ quan thuế.
Lưu ý: Dù không cần thông báo về địa chỉ với thuế, nhưng bạn vẫn phải làm thủ tục cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Thay đổi địa chỉ khác quận hoặc khác tỉnh
Nếu địa chỉ mới ở quận/huyện khác hoặc thậm chí tỉnh khác, mọi thứ có thể phức tạp hơn một chút. Vì nó thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này:
- Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ hơn, bao gồm cả thông báo thay đổi với Sở KH&ĐT và cơ quan thuế (vì có thể phải chuyển mã số thuế hoặc điều chỉnh thông tin quản lý).
- Thủ tục sẽ gồm thêm các bước như kiểm tra và xác nhận nợ thuế (nếu có), chuyển hồ sơ thuế sang cơ quan mới và cập nhật thông tin trên hệ thống thuế.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ cần chuẩn bị
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Trong tài liệu này, bạn cần ghi rõ địa chỉ mới của công ty, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố một cách chính xác.
Quyết định thay đổi địa chỉ
Loại giấy tờ này phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp:
- Đối với công ty TNHH 1 thành viên hoặc doanh nghiệp tư nhân, đó nên là quyết định của chủ sở hữu.
- Với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh, bạn cần chuẩn bị quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần cần chuẩn bị quyết định và bản sao biên bản họp của đại hội đồng cổ đông.
Giấy ủy quyền
Nếu bạn ủy quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ và nhận kết quả, cần có giấy ủy quyền kèm bản sao công chứng còn hiệu lực của căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bổ sung thêm (nếu cần)
Nếu địa chỉ mới không rõ ràng (ví dụ: không phải tòa nhà văn phòng hoặc nhà đất riêng) có thể bị nhầm là chung cư, bạn cần nộp thêm bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc bản photo sổ đỏ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh.
Quy trình thực hiện
Theo quy định, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định thay đổi. Quy trình này có 3 bước đơn giản.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đầu tiên, bạn cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã liệt kê ở trên, phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Tài liệu cũng phải được soạn thảo đúng mẫu và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Bạn có thể chọn một trong hai cách sau để nộp hồ sơ:
Nộp online: Scan toàn bộ hồ sơ thành file PDF và nộp qua Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia hoặc trang dịch vụ công của Sở Kế Hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố của bạn là được.
Nộp trực tiếp: Bạn có thể mang hồ sơ đến Bộ phận Một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nhận kết quả
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ:
Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy phép kinh doanh mới với thông tin địa chỉ đã được cập nhật. Đồng thời, thông tin thay đổi cũng sẽ được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo nêu rõ lý do. Đọc xong, bạn cần chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn. Sau khi hoàn thiện, bạn hãy nộp lại bộ hồ sơ hoàn chỉnh và chờ thêm 3 ngày để nhận kết quả.
Tùy theo tỉnh/thành phố, bạn có thể nhận giấy phép trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc đăng ký nhận qua bưu điện.
Những việc cần làm sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong các giao dịch. Để thực hiện, bạn hãy chuẩn bị mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và nộp cho cơ quan thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm.
Sau 2 ngày, cơ quan thuế chấp nhận, công ty có thể tiếp tục xuất hóa đơn như bình thường. Trong thời gian chờ cập nhật, bạn nên thông báo tạm dừng xuất hóa đơn để tránh sai sót.
Thông báo thay đổi địa chỉ tới cơ quan BHXH (bảo hiểm xã hội)
Nếu công ty bạn tham gia BHXH, đừng quên thông báo địa chỉ mới tới họ. Bạn có thể nộp trực tiếp thông báo thay đổi địa chỉ hoặc nộp qua phần mềm BHXH điện tử. Việc này giúp doanh nghiệp cập nhật hồ sơ BHXH của nhân viên một cách chính xác, tránh rắc rối khi làm các thủ tục liên quan sau này.
Thông báo tới khách hàng, đối tác và ngân hàng
Việc này đảm bảo các giao dịch không bị gián đoạn. Doanh nghiệp có thể thông báo bằng cách gửi email hoặc đăng tải thông tin trên mạng xã hội.
Làm lại và treo bảng hiệu công ty tại trụ sở mới
Bảng hiệu công ty không chỉ là yếu tố nhận diện mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Nếu bảng hiệu cũ có ghi địa chỉ, bạn cần làm lại cái mới.
Kiểm tra và cập nhật các thông tin liên quan khác
Tùy vào đặc thù hoạt động, bạn có thể cần thực hiện thêm một số việc như:
- Liên hệ ngân hàng để thay đổi địa chỉ trên tài khoản doanh nghiệp
- Nếu công ty có các loại giấy phép phụ như giấy phép lao động và giấy phép kinh doanh đặc thù, bạn cũng cần kiểm tra xem mình có cần điều chỉnh thông tin địa chỉ không.
- Doanh nghiệp cũng cần cập nhật địa chỉ mới trên website, danh thiếp và catalogue.
Trước khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần xác nhận các điều kiện pháp lý, xem mình có thay đổi địa chỉ ở quận hoặc tỉnh khác luôn không, sau đó chuẩn bị hồ sơ và nộp. Nếu bạn cảm thấy quá trình bên trên phức tạp, có thể sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của KMC. Chuyên gia giàu kinh nghiệm, biết Tiếng Anh, Tiếng Việt và Tiếng Nhật của chúng tôi sẽ giúp bạn tư vấn chuyên nghiệp miễn phí về điều kiện pháp lý để thay đổi địa chỉ công ty ngay từ đầu, sau đó hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ.
