Kiểm soát nội bộ là gì? Nhiều người chỉ hiểu nó theo góc độ pháp lý. Điều này đúng nhưng chưa đủ. Để ứng dụng được vào thực tế, bạn cần một cái nhìn toàn diện hơn. Trong bài viết này, KMC sẽ cho bạn biết khái niệm kiểm soát nội bộ toàn diện là gì và cách ứng dụng nó vào thực tế cho doanh nghiệp FDI.
Khái niệm kiểm soát nội bộ từ góc độ pháp lý là gì?
Theo điều 39 của Luật Kế toán 2025, kiểm soát nội bộ (KSNB) là xây dựng, thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật. Mục đích là phát hiện, ngăn ngừa và xử lý rủi ro kịp thời, đồng thời, đảm bảo doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
Đơn giản mà nói, khái niệm kiểm soát nội bộ là “bộ quy tắc được lưu hành trong công ty” để giúp doanh nghiệp giữ mọi thứ đi đúng hướng. Nó giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề (như sai sót, gian lận) và ngăn chặn chúng trước khi gây thiệt hại nặng nề. Đồng thời, bộ quy tắc này cũng đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru, tuân thủ pháp luật và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Thực trạng của các doanh nghiệp FDI
Nhân viên có thể mắc sai lầm do thiếu kiến thức, chủ quan hoặc thậm chí cố ý vi phạm.
Trong một số trường hợp, các nhân viên, thậm chí là lãnh đạo có thể “bắt tay” với nhau để lách luật qua các quy trình kiểm soát.
Đầu tư vào một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đòi hỏi chi phí không nhỏ, từ việc đào tạo nhân viên, triển khai công nghệ đến duy trì quy trình giám sát. Nếu ban lãnh đạo cho rằng chi phí này vượt quá lợi ích mang lại, họ có thể cắt giảm, khiến hệ thống kiểm soát không còn toàn diện.
Khung COSO – Chuẩn mực toàn cầu cho khái niệm kiểm soát nội bộ
Khung COSO được phát triển bởi Ủy ban Tài trợ (Committee of Sponsoring Organization – COSO) tại Mỹ, là một bộ chuẩn mực giúp các doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Hệ thống chuẩn mực chung này cho phép các công ty có thể tự đánh giá, cải thiện cách thức quản lý rủi ro và vận hành. Bên dưới là 5 yếu tố chính của khung COSO:
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát giống như “tinh thần” của doanh nghiệp, phản ánh thái độ và cam kết của ban lãnh đạo cũng như nhân viên đối với việc kiểm soát nội bộ. Một môi trường kiểm soát tốt được xây dựng dựa trên:
- Đạo đức và sự liêm chính: Ban lãnh đạo cần làm gương, trung thực và tuân thủ các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để nhân viên noi theo.
- Cơ cấu tổ chức rõ ràng: Phân định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm một cách minh bạch giúp mọi người biết rõ vai trò của mình.
- Quy định bằng văn bản: Các quy tắc trong quy trình kinh doanh nên được ban hành rõ ràng trên văn bản một cách dễ hiểu để toàn thể nhân viên nắm rõ.
Mọi người trong doanh nghiệp đều hiểu và coi trọng tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ chính là môi trường kiểm soát tích cực. Nó tạo điều kiện để các thành phần khác của hệ thống hoạt động hiệu quả.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình ban lãnh đạo và nhân viên nhận diện và phân tích những “cạm bẫy” tiềm ẩn có thể cản trở doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Một số ví dụ như biến động thị trường, thay đổi pháp lý, lỗi hệ thống và gian lận nội bộ.
Sau khi đánh giá mức độ rủi ro, ban quản lý sẽ tiến hành đưa ra biện pháp để giảm thiểu thiệt hại đến mức thấp nhất. Lưu ý là bạn nên đặt mục tiêu cụ thể và chi tiết để nhân viên có định hướng mục tiêu rõ ràng khi thực hiện công việc.
Hoạt động kiểm soát
Đây là những hành động cụ thể trong quy trình, chính sách để ngăn ngừa rủi ro và đảm bảo mọi việc vận hành trơn tru. Một số hoạt động cụ thể như:
- Chi tiêu quản lý: Xác định các chỉ số tài chính (doanh thu, chi phí) và hoạt động (năng suất, hiệu quả) để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
- Kiểm tra và điều chỉnh: Thường xuyên tổng hợp kết quả, so sánh với mục tiêu và điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch.
- Phân quyền rõ ràng: Quy định cụ thể ai có thẩm quyền phê duyệt các giao dịch tài chính, đảm bảo tách biệt giữa các vai trò như kế toán và kiểm soát.
- Lưu trữ minh bạch: Tất cả giao dịch đều được ghi nhận và lưu trữ cẩn thận để công ty dễ dàng truy xuất và xác định trách nhiệm nếu xảy ra sai sót.
Thông tin và truyền thông
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phải được truyền tải một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn.
Để truyền thông nội bộ thành công, bạn nên có chính sách và quy định rõ ràng về cách thu thập, lưu trữ và chia sẻ thông tin để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống công nghệ thông tin hiện đại như phần mềm quản lý và mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin quan trọng.
Sau đó, bạn cũng phải đào tạo nhân viên để đảm bảo họ hiểu rõ quy trình và tuân thủ các quy định về thông tin.
Mẹo: Công ty có thể thiết lập kênh để nhân viên báo cáo các vấn đề bất thường, giúp phát hiện và xử lý sớm rủi ro.
Giám sát
Giám sát và thường xuyên kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ để phát hiện và khắc phục kịp thời những điểm yếu. Nó đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng kế hoạch.
Sau khi phát hiện sai lệch và điểm yếu, bạn sẽ báo cáo trực tiếp cho ban lãnh đạo về tình trạng đó và đưa ra giải pháp.
Ví dụ ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp FDI
Nếu mở rộng hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp FDI có thể:
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tuân thủ luật pháp địa phương.
- Đánh giá rủi ro từ sự khác biệt văn hóa và pháp lý.
- Thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.
- Đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả giữa trụ sở chính và chi nhánh tại Việt Nam.
- Giám sát liên tục để điều chỉnh kịp thời khi cần.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả
Hiểu rõ mục tiêu cần đạt được
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng: “Bạn muốn đạt được gì từ hệ thống kiểm soát nội bộ?” Một số mục tiêu cụ thể như bảo vệ tài sản, đảm bảo thông tin tài chính chính xác.
Đối với các doanh nghiệp FDI, đó có thể là tuân thủ quy định pháp luật địa phương và quốc tế hay báo cáo tài chính minh bạch để duy trì uy tín với cổ đông và đối tác. Mục tiêu nên cụ thể để mọi người trong công ty đều có thể nắm rõ.
Nhìn rõ rủi ro để phòng tránh
Đừng phủ nhận sự tồn tại của khía cạnh tiêu cực. Không có doanh nghiệp nào hoạt động mà không đối mặt với rủi ro. Hãy đặt câu hỏi: “Điều gì có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn?” Đó có thể là rủi ro tài chính như sai sót trong sổ sách, rủi ro vận hành như quy trình sản xuất không hiệu quả hay rủi ro pháp lý do không tuân thủ quy định.
Với các doanh nghiệp FDI, rủi ro còn có thể đến từ sự khác biệt về văn hóa kinh doanh hoặc quy định pháp luật giữa các quốc gia. Phân tích rủi ro kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp biết được đâu là điểm yếu cần kiểm soát.
Thiết kế quy trình rõ ràng, dễ áp dụng
Sau khi hiểu rõ rủi ro, doanh nghiệp cần “tạo luật chơi” – xây dựng quy trình và chính sách kiểm soát cụ thể để mọi người trong công ty theo đó mà làm. Ví dụ, đó là quy trình kiểm tra hóa đơn trước khi thanh toán, phân quyền rõ ràng để tránh lạm quyền hoặc thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ.
Để phù hợp với doanh nghiệp FDI, quy trình này cần được thiết kế sao cho vừa thích hợp với tiêu chuẩn quốc tế vừa đáp ứng yêu cầu địa phương. Điều quan trọng nhất là nó phải đơn giản, dễ hiểu để nhân viên nào cũng hiểu và thực hiện.
Đưa hệ thống vào hoạt động
Để triển khai hệ thống, bạn cần đào tạo nhân viên và cung cấp đủ tài nguyên cần thiết. Chẳng hạn, công ty có thể tổ chức các buổi hướng dẫn để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình hoặc đầu tư vào phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính để vận hành dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nhân viên trong công ty có thể đến từ nhiều nước khác nhau nên khi đào tạo, công ty cần chú ý đến sự đa dạng văn hóa và ngôn ngữ để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm bắt được quy trình.
Theo dõi và kiểm tra thường xuyên
Cần có người giám sát liên tục để theo dõi các chỉ số hiệu suất. Nếu có sai sót, công ty có thể phát hiện kịp thời và nhanh chóng xử lý. Ví dụ, nếu phát hiện một khoản chi bất thường, doanh nghiệp cần điều tra ngay để tìm nguyên nhân và cách khắc phục.
Luôn cải tiến để tốt hơn
Thế giới kinh doanh thay đổi không ngừng nên hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần thay đổi để thích nghi. Doanh nghiệp cần cập nhật và cải tiến hệ thống thường xuyên dựa trên những thay đổi về pháp luật, công nghệ và môi trường kinh doanh. Cải tiến liên tục giúp hệ thống kiểm soát không bị lỗi thời và luôn đáp ứng được các thách thức mới.
Khái niệm kiểm soát nội bộ là bộ quy tắc giúp công ty giảm thiểu rủi ro và tăng trưởng lợi nhuận. Nếu bạn cần một giải pháp chuyên nghiệp và hiệu quả để giúp bạn xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, KMC có thể tư vấn Tổ chức Hoạt động Kinh doanh hiệu quả. Chúng tôi áp dụng khung COSO để không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu rủi ro mà còn tăng cường hiệu quả kinh doanh.
