Bạn đang vận hành một doanh nghiệp FDI tại Việt Nam và cảm thấy bối rối trước các quy định phức tạp về hình thức trả lương? Làm cách nào để lựa chọn một phương thức trả lương phù hợp và loại bỏ các rủi ro pháp lý có thể phát sinh? Hãy cùng KMC công ty chuyên tư vấn, cung cấp các giải pháp thuế – kế toán – nhân sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp FDI giải đáp một cách chi tiết và rõ ràng nhất.
Lý do cần lựa chọn hình thức trả lương phù hợp cho doanh nghiệp?
Khảo sát thực tế cho thấy hơn 68% tranh chấp lao động tại các công ty FDI xuất phát từ sai sót trong tính lương và thanh toán tiền lương.
Nếu như cách tính lương – xác định lương nhân viên luôn được các đơn vị, doanh nghiệp chú trọng thì phương thức chi trả lại chưa có được sự quan tâm phù hợp. Doanh nghiệp cần biết rằng phương thức chi trả lương có sự ảnh hưởng sâu sắc đến dòng tiền và cả trải nghiệm của nhân viên. Không chỉ thế việc chọn sai phương thức trả lương còn có thể dẫn tới một số rủi ro về mặt pháp lý.
Vậy nên mỗi doanh nghiệp đặc biệt với doanh nghiệp Nhật Bản – nơi văn hóa công sở đặt nặng tính minh bạch và kỷ luật thì việc hiểu rõ các hình thức trả lương theo quy định Việt Nam càng trở nên cấp thiết.
Các hình thức trả lương phổ biến hiện nay
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 96 Bộ luật lao động 2019, quy định hình thức trả lương như sau:
- Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.
- Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.
Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
Như vậy căn cứ theo quy định trên thì người sử dụng lao động thỏa thuận về hình thức trả lương bằng cách cách sau:
- Trả lương theo thời gian, bao gồm: tháng, tuần, ngày, giờ.
- Trả lương theo sản phẩm.
- Trả lương theo khoán.
Cách áp dụng thực tế các hình thức trả lương
Để chi trả lương cho nhân viên thì các doanh nghiệp sẽ áp dụng thực tế vào quy trình trả lương cho nhân viên theo hướng dẫn sau:
1. Trả lương theo thời gian
Đây là hình thức phổ biến nhất tại các công ty văn phòng FDI cũng như đối với hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp hiện nay.
Công thức tính lương:
Lương thực nhận = (Mức lương thỏa thuận / Số ngày công chuẩn) x Số ngày làm việc thực tế – Các khoản giảm trừ
Ví dụ: Công ty TNHH XYZ (100% vốn Nhật Bản) tại Hà Nội áp dụng lương tháng cho nhân viên văn phòng. Với mức lương thỏa thuận 15,000,000 VND/tháng (22 ngày công), nếu nhân viên làm đủ 20 ngày do nghỉ phép 2 ngày, lương nhận được là: (15,000,000 / 22) x 20 = 13,636,364 VND.
Ưu điểm của hình thức trả lương theo thời gian đó là:
- Dễ dự trù ngân sách và phù hợp với công việc định tính
- Tính toán linh hoạt dễ dàng
Nhược điểm:
- Không phản ảnh trực tiếp năng suất làm việc của nhân viên
2. Trả lương theo sản phẩm
Là phương thức tính lương tối ưu hiệu suất sản xuất phù hợp với các nhà xưởng, xưởng sản xuất, doanh nghiệp sản xuất.
Khi áp dụng phương pháp tính lương này thì doanh nghiệp cần phải lưu ý đến vấn đề pháp lý. Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, mức lương theo sản phẩm phải đảm bảo người lao động làm việc 8 giờ/ngày sẽ nhận không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Công thức tính lương:
Tổng thu nhập = Số lượng sản phẩm hoàn thành x Đơn giá sản phẩm
Ví dụ: Một công ty linh kiện điện tử Nhật tại Bắc Ninh áp dụng đơn giá 500 VND/sản phẩm. Công nhân A hoàn thành 1,200 sản phẩm/ngày sẽ nhận 600,000 VND.
Ưu điểm:
- Gắn thu nhập với năng suất lao động nhờ đó có thể giúp doanh nghiệp giảm được thời gian giám sát trực tiếp.
Nhược điểm:
- Khó áp dụng cho công việc sáng tạo, dễ dẫn đến cắt xén chất lượng
3. Trả lương khoán
Trả lương khoán là hình thức trả lương tối ưu dành cho các dự án đặc thù. Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định rõ việc trả lương khoán phải có thỏa thuận bằng văn bản, nêu rõ khối lượng, chất lượng và thời hạn hoàn thành.
Công thức tính lương:
Tổng lương = Mức khoán theo khối lượng công việc hoàn thành
Ví dụ: Công ty thiết kế nội thất Nhật Bản tại Đà Nẵng khoán 50,000,000 VND cho thiết kế bản vẽ một dự án căn hộ cao cấp hoàn thành trong 15 ngày.
Ưu điểm:
- Linh hoạt thời gian
- Tập trung vào kết quả cuối cùng
Nhược điểm:
- Khó kiểm soát tiến độ
- Dễ phát sinh mâu thuẫn nếu không định nghĩa rõ “hoàn thành công việc”
Xem thêm: Cách tính lương 3P: Lương 3P và KPI!
Bảng so sánh chi tiết các hình thức trả lương
Hiểu về các hình thức trả lương tuy nhiên bạn vẫn đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn áp dụng một phương án chi trả lương tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Hãy tham khảo ngay bảng so sánh chi tiết phía dưới đây:
|
Tiêu chí |
Lương theo thời gian | Lương theo sản phẩm |
Lương khoán |
| Đối tượng phù hợp | Nhân viên văn phòng, quản lý | Công nhân sản xuất, nhân viên kinh doanh | Dự án ngắn hạn, công việc đặc thù |
| Ưu điểm nổi bật | Ổn định ngân sách, dễ quản lý | Tăng năng suất rõ rệt, công bằng theo đầu ra | Linh hoạt, giảm chi phí giám sát |
| Rủi ro chính | Ứ đọng nhân sự kém hiệu suất | Chất lượng sản phẩm không đồng đều | Khó kiểm soát chất lượng, chậm tiến độ |
| Mức độ tuân thủ pháp lý | Cao (dễ áp dụng chuẩn) | Trung bình (cần tính toán kỹ đơn giá) | Thấp (dễ phát sinh tranh chấp) |
|
Khuyến nghị cho doanh nghiệp FDI |
★★★★★ | ★★★★☆ |
★★★☆☆ |
KẾT LUẬN: Có thể thấy mỗi phương án chi trả lương lại đi kèm với những ưu điểm, nhược điểm và rủi ro riêng và phù hợp riêng với các đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Là một nhà quản trị điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ về doanh nghiệp của mình để đưa ra lựa chọn sau cùng hoặc sử dụng kết hợp các phương pháp tính lương một cách thông minh giúp thúc đẩy năng suất, hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Lựa chọn phương thức chi trả lương cho doanh nghiệp FDI
Bên cạnh cách tính lương và hình thức trả lương thì phương thức chi trả cũng là yếu tố gây nhiều tranh cãi. Theo khảo sát của Bộ LĐ-TB&XH (2024), 42% khiếu nại lao động liên quan đến hình thức nhận lương.
Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ:
- Lương phải được trả trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn
- Được trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân
- Nếu trả qua tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp không được khấu trừ phí chuyển tiền vào lương nhân viên
- Bắt buộc có bảng lương ký nhận hoặc chứng từ ngân hàng làm bằng chứng thanh toán
Lưu ý: Theo Thông tư 23/2021/TT-BLĐTBXH, việc trả lương bằng hiện vật chỉ được áp dụng tối đa 30% tổng thu nhập tháng và phải có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động.
Hiện tại thì các doanh nghiệp FDI nói chung và doanh nghiệp FDI Nhật Bản nói riêng đã thực hiện chi trả lương nhân viên theo cách sau:
- Chuyển khoản: 92% doanh nghiệp Nhật chọn hình thức này để đảm bảo minh bạch và phù hợp với hệ thống kế toán tập trung.
- Xử lý phí ngân hàng: Công ty chịu 100% phí chuyển tiền, không khấu trừ vào lương nhân viên
- Kỳ hạn chi trả: Áp dụng nghiêm ngặt theo hợp đồng, thường vào ngày 15-25 hàng tháng
5 Sai lầm thường gặp khi áp dụng hình thức trả lương tại doanh nghiệp FDI
Không ít các doanh nghiệp FDI Nhật Bản tại Việt Nam vẫn đang mắc phải một số sai lầm khi chọn hình thức trả lương và chi trả lương cho nhân viên như:
- Không ghi rõ hình thức trả lương trong hợp đồng: 65% tranh chấp xuất phát từ hợp đồng lao động thiếu chi tiết này
- Tính thiếu lương ngày lễ, tết: Theo Điều 112 Bộ luật Lao động, người lao động được hưởng nguyên lương 11 ngày nghỉ lễ/năm
- Áp dụng sai mức lương tối thiểu vùng: Mức hiện tại (2025) dao động 3.920.000 – 4.680.000 VND/tháng tùy vùng
- Không điều chỉnh lương khi thay đổi hình thức trả: Phải ký phụ lục hợp đồng khi thay đổi phương pháp tính lương
- Chậm thanh toán quá 15 ngày: Vi phạm Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, bị phạt đến 75 triệu đồng
Tư vấn giải pháp tính lương – chi trả lương chuyên nghiệp từ chuyên gia KMC
Là một doanh nghiệp mới bước vào thị trường Việt Nam và bạn mong muốn được tư vấn, hướng dẫn các quy định mới nhất về thuế – kế toán – nhân sự. Xây dựng phương án lương – thuế – kế toán chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật để hướng tới phát triển lâu dài và bền vững. Hãy liên hệ ngay KMC – công ty đã có hơn 15 năm kinh nghiệm tư vấn cho hơn 300 doanh nghiệp FDI tại Việt Nam. Chúng tôi tư vấn đồng hành và giúp khách hàng xây dựng một phương án tích lương, lựa chọn hình thức trả lương phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, đảm bảo minh bạch và góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên.
KMC cung cấp giải pháp toàn diện từ A – Z bao gồm:
- Phân tích đa chiều: Đánh giá loại hình kinh doanh, cơ cấu nhân sự và văn hóa doanh nghiệp để đề xuất hình thức trả lương tối ưu
- Rà soát pháp lý toàn diện: Đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động Việt Nam và các công ước quốc tế mà doanh nghiệp FDI phải thực hiện
- Xây dựng quy trình chuẩn: Thiết kế hệ thống tính lương minh bạch, công thức rõ ràng và phương thức chi trả hợp lý
- Giải pháp công nghệ: Tích hợp hệ thống tính lương tự động phù hợp với phần mềm kế toán hiện có của doanh nghiệp
- Hỗ trợ đàm phán lao động: Tư vấn chiến lược thương lượng khi thay đổi hình thức trả lương với người lao động
Đội ngũ chuyên gia KMC với kinh nghiệm triển khai thành công hệ thống lương cho 47 công ty Nhật Bản tại Việt Nam sẵn sàng đồng hành cùng bạn xây dựng chính sách lương chuyên nghiệp đáp ứng đúng thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về hình thức trả lương cho nhân viên
Doanh nghiệp FDI có bắt buộc trả lương qua ngân hàng không?
Không bắt buộc, nhưng theo Thông tư 23/2021, nếu trả lương cho trên 10 lao động cùng lúc, doanh nghiệp nên sử dụng hình thức chuyển khoản để đảm bảo minh bạch.
Có được thay đổi hình thức trả lương giữa hợp đồng không?
Có, nhưng phải tuân thủ Điều 35 Bộ luật Lao động: Cần có thỏa thuận bằng văn bản với người lao động trước khi thay đổi và không được làm giảm quyền lợi đã thỏa thuận.
Làm thế nào xử lý tranh chấp về hình thức trả lương?
Bộ luật Lao động quy định 4 bước:
- Thương lượng trực tiếp
- Hòa giải tại Hội đồng hòa giải
- Trọng tài lao động
- Khởi kiện tại Tòa án
Thống kê cho thấy 80% tranh chấp được giải quyết ở bước thương lượng khi có tài liệu hợp đồng rõ ràng. Vậy nên doanh nghiệp hay nghiên cứu, xây dựng một chính sách tính lương cho đến lựa chọn phương thức trả lương phù hợp ngay từ đầu để: Giảm thiểu rủi ro pháp lý – hạn chế tranh chấp nội bộ và thúc đẩy nhân viên hiệu quả.
Cần tư vấn chuyên nghiệp từ chuyên gia quý khách hãy liên hệ ngay hotline: +84 91 988 9331.
Xem thêm: Quy trình tính lương chi tiết từng bước!
