Bạn đang gặp khó khăn trong quy trình tính lương cho nhân viên: nhân viên nghỉ việc giữa tháng, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng phải xử lý như thế nào? Làm cách nào để tránh sai sót trong tính toán dẫn đến bất mãn nội bộ hay thậm chí là rủi ro pháp lý. Trong bài chia sẻ sau KMC sẽ hướng dẫn chi tiết cùng bạn quy trình tính lương tiêu chuẩn dành cho doanh nghiệp FDI đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ theo pháp luật Việt Nam. Cùng với đó là hướng dẫn xử lý những tình huống đặc biệt trong quá trình tính lương cho nhân viên.

Quy trình tính lương 7 bước chuẩn mực cho doanh nghiệp FDI

Một quy trình tính lương hiệu quả cho doanh nghiệp FDI phải đảm bảo 3 yếu tố cốt lõi: Công bằng – Chính xác – Hiệu quả.

Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng và tối ưu quy trình tính lương, dưới đây KMC sẽ hướng dẫn bạn lộ trình tính lương 7 bước đã được các chuyên gia nhân sự hàng đầu khuyến nghị:

Bước 1: Thu thập & xác minh dữ liệu đầu vào

Đây là bước quyết định đến độ chính xác của cả quy trình. Các dữ liệu cần được thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời bao gồm:

  • Bảng chấm công (giờ làm việc thực tế, giờ tăng ca, ngày nghỉ phép, nghỉ không lương…).
  • Dữ liệu về doanh số, sản lượng (đối với lương khoán, thưởng doanh số).
  • Quyết định về thưởng, phạt, phụ cấp (ăn trưa, đi lại, chức vụ, độc hại…).
  • Thông tin về các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng…).
  • Thông tin thay đổi hợp đồng, nhân sự (mới, nghỉ việc, điều chuyển…).

Bước 2: Tính toán các khoản thu nhập

Áp dụng chính xác công thức tính lương (Ví dụ: Tính lương theo thời gian, khoán, lương 3P), cộng các khoản thưởng, phụ cấp theo quy định công ty và hợp đồng lao động.

Xem thêm: Phương pháp tính lương 3P và mối quan hệ của nó với KPI!

Bước 3: Tính toán các khoản khấu trừ

Tính chính xác các khoản khấu trừ bao gồm:

  • Các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) theo tỷ lệ quy định (cập nhật mới nhất) dựa trên lương đóng bảo hiểm.
  • Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo biểu thuế lũy tiến và các giảm trừ gia cảnh hợp lệ.
  • Khấu trừ các khoản tạm ứng, kỷ luật (nếu có).

Lưu ý: Việc khấu trừ lương phải tuân thủ nghiêm ngặt Điều 102, 103 Bộ Luật Lao động Việt Nam (tham khảo chi tiết trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ).

Bước 4: Xác định lương thực lĩnh

Lương thực lĩnh = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ

Bước 5: Lập bảng lương & kiểm tra chéo

Sử dụng bảng tính hoặc phần mềm chuyên dụng để lập bảng lương chi tiết cho từng nhân viên. Tiến hành kiểm tra chéo bởi một nhân sự khác hoặc cấp quản lý để phát hiện sai sót (nếu có).

Bước 6: Trình ký duyệt

Sau khi chốt bảng lương, cần tiến hành trình bảng lương lên cấp có thẩm quyền (Giám đốc, Kế toán trưởng) để phê duyệt trước khi thanh toán.

Bước 7: Thanh toán & lưu trữ hồ sơ

  • Thanh toán lương đúng hạn theo phương thức đã thỏa thuận (chuyển khoản, tiền mặt).
  • Lưu trữ đầy đủ, bảo mật hồ sơ tính lương (bảng lương, bảng chấm công, quyết định…) theo quy định pháp luật về thời gian lưu trữ.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo mật thông tin cá nhân.

Xem thêm: Cách tính lương 3P và mối quan hệ của chúng với KPI.

7 Sai lầm thường gặp trong quy trình tính lương và cách phòng tránh

Quy trình tính lương

Áp dụng một quy trình tính lương chuẩn cũng vẫn có thể phát sinh sai sót. Dưới đây KMC xin được tổng hợp những lỗi sai thường gặp gây ảnh hưởng đến tính chính xác thậm chí là uy tín của doanh nghiệp FDI:

Sai sót trong dữ liệu đầu vào

  • Lỗi sai: Chấm công không chính xác, bỏ sót giờ tăng ca đã phê duyệt, không cập nhật thông tin nhân viên mới/nghỉ việc.
  • Cách phòng tránh: Số hóa quy trình chấm công (vân tay, face ID), xây dựng quy trình báo cáo và phê duyệt tăng ca rõ ràng, cập nhật sổ lao động và hệ thống HRMS ngay khi có thay đổi.

Tính thiếu các khoản phụ cấp, trợ cấp

  • Lỗi sai: Quên phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, trợ cấp đi lại, ăn trưa theo hợp đồng/thỏa ước lao động tập thể.
  • Cách phòng tránh: Có bảng tổng hợp đầy đủ các loại phụ cấp, trợ cấp áp dụng cho từng vị trí/bộ phận. Rà soát hợp đồng lao động và thỏa ước trước khi tính lương.

Tính sai bảo hiểm xã hội & thuế TNCN

  • Lỗi sai: Áp dụng sai mức đóng, sai đối tượng đóng, tính thuế TNCN không đúng biểu thuế hoặc quên giảm trừ gia cảnh.
  • Cách phòng tránh: Cập nhật thường xuyên quy định mới về BHXH, thuế TNCN từ nguồn uy tín (BHXH Việt Nam, Tổng cục Thuế). Sử dụng phần mềm tính thuế tự động có cập nhật chính sách mới. Đào tạo nhân viên kế toán lương chuyên sâu thường xuyên.

Không tuân thủ thời gian thanh toán

  • Lỗi sai: Trả lương chậm so với quy định trong hợp đồng lao động (thường là ngày làm việc cuối cùng của tháng hoặc đầu tháng sau). Điều này là vi phạm Bộ Luật Lao động có thể gây gây bất mãn nhân viên hay dẫn tới việc doanh nghiệp bị phạt.
  • Cách phòng tránh: Lập kế hoạch tính lương sớm, đảm bảo quy trình nội bộ hoàn tất trước hạn thanh toán ít nhất 3-5 ngày làm việc.

Thiếu minh bạch trong bảng lương

  • Lỗi sai: Nhân viên không hiểu cách tính lương của mình, dẫn đến nghi ngờ, khiếu nại.
  • Cách phòng tránh: Cung cấp phiếu lương điện tử/truyền thống chi tiết, dễ hiểu, giải thích rõ các khoản thu nhập, khấu trừ. Thêm vào đó phòng Nhân sự phải sẵn sàng giải đáp thắc mắc mọi thắc mắc của cán bộ công nhân viên một cách tận tình và chính xác.

Bảo mật thông tin kém

  • Lỗi sai: Rò rỉ thông tin lương của nhân viên ra ngoài hoặc trong nội bộ không cần thiết. Điều này là vi phạm luật bảo vệ dữ liệu cá nhân và có thể gây mất đoàn kết nội bộ.
  • Cách phòng tránh: Quy định nghiêm ngặt về quyền truy cập dữ liệu lương, sử dụng hệ thống bảo mật, đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin.

Không lưu trữ/lưu trữ không đầy đủ hồ sơ

  • Lỗi sai: Không đủ hồ sơ để giải trình khi có thanh tra hoặc khiếu nại.
  • Cách phòng tránh: Số hóa hồ sơ lương và tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn lưu trữ theo pháp luật (thường là 5-10 năm).

Xử lý thông minh các tình huống tính lương “Đặc Biệt” cho doanh nghiệp FDI

Quy trình tính lương chuẩn đôi khi vẫn vấp phải những tình huống không nằm trong kịch bản thông thường. Để tính toán lương chuẩn xác cho những trường hợp này dưới đây KMC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết để xử lý cho các tình huống hay gây lúng túng thường gặp hiện nay.

Nhân viên nghỉ việc giữa tháng

  • Cách tính: Tính lương theo ngày công thực tế làm việc trong tháng. Công thức: (Lương tháng / Số ngày công chuẩn của tháng) * Số ngày công thực tế.
  • Rủi ro pháp lý: Thanh toán chậm lương sau khi nghỉ việc là vi phạm nghiêm trọng Bộ Luật Lao động.

Lưu ý: Thanh toán đầy đủ lương + các khoản phụ cấp, trợ cấp (nếu có) + bảo hiểm + trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) ngay trong lần thanh toán cuối cùng cùng với các thủ tục hoàn thành nghỉ việc. Không được khấu trừ tiền phạt không đúng luật.

Nhân viên nghỉ thai sản

Trợ cấp thai sản được hưởng từ quỹ Bảo hiểm xã hội. Mức hưởng = 100% mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH của 06 tháng liền kề trước khi nghỉ. Doanh nghiệp không trả lương trong thời gian này, trừ khi có chính sách phúc lợi cao hơn.

Lưu ý: Tiếp tục đóng BHXH cho nhân viên trong thời gian nghỉ thai sản. Tính toán chính xác thời gian nghỉ theo quy định (6 tháng). Đảm bảo quyền lợi khi nhân viên trở lại làm việc.

Tạm hoãn hợp đồng lao động

Nguyên tắc: Không phát sinh lương trong thời gian tạm hoãn, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Lưu ý: Thỏa thuận tạm hoãn phải bằng văn bản, nêu rõ lý do và thời hạn. Xử lý đúng các quyền lợi về bảo hiểm xã hội trong thời gian tạm hoãn (thường là người lao động tự đóng phần của mình nếu muốn duy trì).

Nhân viên nghỉ không lương (Unpaid Leave)

Cách tính: Không tính lương cho những ngày nghỉ không lương. Công thức tính lương tháng: (Lương tháng / Số ngày công chuẩn) * Số ngày công thực tế đi làm.

Lưu ý: Phải có đơn xin nghỉ không lương được phê duyệt. Ảnh hưởng đến thời gian đóng BHXH liên tục.

Chuyển công tác giữa tháng có thay đổi lương

Cách tính: Tính riêng lương cho từng vị trí/vùng lương tương ứng với số ngày làm việc tại mỗi bộ phận trong tháng.

Lưu ý: Phải có quyết định điều chuyển nêu rõ ngày hiệu lực và mức lương mới (nếu thay đổi). Thông báo kịp thời cho bộ phận tính lương.

Doanh nghiệp cần xử lý chính xác cho từng tình huống để đảm bảo tuân thủ pháp luật tránh các vấn đề pháp lý phát sinh và hơn thế nữa là thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng với nhân viên và giữ chân đội ngũ nhân viên cho doanh nghiệp.

Đặc biệt là với thị trường lao động chất lượng cao, đội ngũ lao động chuyên môn tại các doanh nghiệp FDI. Việc xây dựng, áp dụng một quy trình chuẩn ngay từ đầu đóng vai trò quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp, giữ chân nhân viên lâu dài và đóng góp trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao kết nối bền vững với doanh nghiệp.

KMC: Tư vấn xây dựng quy trình tính lương chuyên nghiệp “không sai sót” cho doanh nghiệp FDI

Bạn là nhà quản lý doanh nghiệp và đang tìm kiếm một giải pháp tính lương chuyên nghiệp toàn diện để tiết kiệm thời gian đảm bảo hiệu quả, tính chính xác tối ưu. Bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp đồng hành cùng doanh nghiệp để thiết lập hoàn thiện một hệ thống tính lương tiêu chuẩn đáp ứng đúng quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay cùng KMC công ty tư vấn và cung cấp các giải pháp thuế, kế toán, nhân sự trọn gói cho doanh nghiệp FDI đặc biệt là doanh nghiệp FDI Nhật Bản. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và duy trì một quy trình tính lương hoàn thiện, chính xác tuyệt đối và tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Quy trình tính lương

Dịch vụ tư vấn nhân sự và tiền lương chuyên nghiệp từ KMC mang đến những ưu điểm nổi bật sau:

  • Quy trình tính & thanh toán lương chuẩn mực: Quy trình tính lương được thiết kế riêng biệt, phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô và văn hóa doanh nghiệp FDI của bạn (bao gồm cả các hình thức phức tạp như lương khoán, lương 3P), tích hợp sẵn cơ chế phòng ngừa sai sót và xử lý tình huống đặc biệt.
  • Hệ thống biểu mẫu, tài liệu đầy đủ & cập nhật: Từ bảng chấm công, bảng tính lương (theo mẫu chuẩn), đến quy trình giải trình minh bạch cho nhân viên, đảm bảo chính xác ngay từ đầu vào và thực thi hiệu quả.
  • Đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam: Với đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc Bộ Luật Lao động, Luật Bảo hiểm Xã hội, Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn liên quan, giúp doanh nghiệp tránh mọi rủi ro pháp lý, phạt không đáng có.
  • Tiết kiệm thời gian & chi phí: Tối ưu từ quy trình cho đến giải pháp tính luôn giúp giải phóng bộ phận Nhân sự/Kế toán khỏi công việc tính toán thủ công dễ sai sót, tập trung vào chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
  • Tăng cường lòng tin & sự hài lòng của nhân viên: Thông qua quy trình minh bạch, lương chính xác, giải thích rõ ràng.
  • Hỗ trợ chuyên sâu cho doanh nghiệp Nhật Bản: Hiểu rõ văn hóa làm việc và yêu cầu quản trị đặc thù, cung cấp giải pháp và tài liệu song ngữ (Việt – Nhật) khi cần thiết.

Trên đây KMC đã giải đáp trọn bộ về một quy trình tính lương tiêu chuẩn có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp FDI. Bạn đã và đang xây dựng một quy trình tính lương – thưởng chuẩn xác cho nhân viên hay chưa? Bạn đang gặp khó khăn nào trong quá trình tính toán lương cho đội ngũ nhân sự?

Hãy để chuyên gia từ KMC đồng hành tư vấn, hỗ trợ và hơn thế nữa là xây dựng quy trình tính lương, áp dụng phương pháp tính lương chuyên nghiệp đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao nhất.

Liên hệ ngay hotline: +84 91 988 9331 nếu bạn muốn nhận tư vấn trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm từ KMC.