Sự thật là có không ít chuyên gia nhân sự và giám đốc điều hành xem quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên như một “nghi thức” hành chính nhàm chán. Đây chính là lý do tại sao họ thất bại trong việc xây dựng kế hoạch phát triển năng lực của nhân viên. Trong bài viết này, KMC sẽ giúp bạn xây dựng quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên hiệu quả.
Đánh giá hiệu suất nhân viên là gì?
Đây là quá trình doanh nghiệp theo dõi nhân viên và đo lường mức độ hiệu quả trong cách làm việc của họ. Không chỉ “chấm điểm”, doanh nghiệp còn trò chuyện và đưa ra phản hồi tích cực để cùng nhân viên xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với họ.
Tại sao doanh nghiệp cần quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên?
Tối ưu hóa nguồn lực, giảm lãng phí
Quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Từ đó, công ty có thể phân bổ nhân viên vào vị trí phù hợp nhất với năng lực của họ để phát huy tối đa ưu điểm và thế mạnh. Điều này giúp người lao động làm việc hiệu quả hơn với chuyên môn của mình, tránh lãng phí thời gian và công sức vào những việc mình không giỏi.
Hỗ trợ ra quyết định nhân sự thông minh
Đánh giá hiệu suất không chỉ dừng lại ở việc khen thưởng mà còn giúp bạn nhận ra những nhân viên tiềm năng và những người cần hỗ trợ thêm. Dựa trên dữ liệu từ quy trình này, bạn có thể đưa ra các quyết định như thăng chức, điều chuyển vị trí, đào tạo bổ sung hoặc thậm chí là thay đổi nhân sự để phù hợp với mục tiêu dài hạn.
Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục
Một quy trình đánh giá rõ ràng giúp mọi người có ý thức tự phát triển chuyên môn của bản thân và tích lũy nhiều kinh nghiệm hơn để ngày càng tiến bộ. Nhờ đó, doanh nghiệp không ngừng cải thiện hiệu quả vận hành, từ đó củng cố vị thế của mình trên thị trường.
Quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên qua 7 bước bài bản
Bước 1: Lập tiêu chí đánh giá
Để đánh giá hiệu suất của nhân viên, doanh nghiệp cần thiết lập một bộ tiêu chí đánh giá để so sánh, đối chiếu và kiểm chứng. Mặc dù tiêu chí có thể khác nhau tùy công ty, nhưng bạn cần đảm bảo nó cụ thể và dễ hiểu để mọi người có thể làm theo.
Ngoài ra, các tiêu chí này cần đo lường được, nên công ty hãy sử dụng các chỉ số định lượng (ví dụ: doanh thu và số lượng dự án hoàn thành) hoặc định tính (ví dụ: kỹ năng giao tiếp và tinh thần làm việc nhóm). Cuối cùng, bộ tiêu chí nên công bằng, phù hợp với nguồn lực hiện có và không quá xa rời thực tế. Đặc biệt, nó cần được thu thập từ các nguồn đáng tin cậy như báo cáo công việc hoặc phản hồi từ đồng nghiệp/ khách hàng.
Ví dụ: Một số tiêu chí như đạt 80% mục tiêu doanh số hàng quý, hoàn thành báo cáo đúng hạn và nhận được ít nhất 90% phản hồi tích cực từ khách hàng.
Bước 2: Truyền thông tiêu chí đến nhân viên
Trước khi bắt đầu kỳ đánh giá, doanh nghiệp phải đảm bảo mọi nhân viên trong công ty đều hiểu rõ tiêu chí và kỳ vọng của công ty. Do đó, bạn cần thực hiện bước 2: truyền thông.
Thời điểm truyền thông lý tưởng là thông báo tiêu chí ngay từ khi tuyển dụng hoặc ít nhất 1-2 tuần trước kỳ đánh giá để nhân viên có thời gian chuẩn bị.
Về cách thức truyền thông, doanh nghiệp có thể tổ chức buổi họp nhóm, gửi email chi tiết hoặc sử dụng nền tảng nội bộ của công ty để chia sẻ. Đừng quên giải thích lý do tại sao các tiêu chí này quan trọng và chúng liên kết như thế nào với mục tiêu của tổ chức.
Bước 3: Theo dõi hiệu suất liên tục
Hiệu suất của nhân viên cần được theo dõi thường xuyên trong suốt chu kỳ đánh giá (tháng, quý hoặc năm) thay vì chỉ tập trung vào vài tuần trước đánh giá. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần:
Công cụ hỗ trợ như các phần mềm quản lý hiệu suất: BambooHR, Workday hoặc bảng theo dõi công việc để ghi nhận tiến độ.
Tổ chức các buổi trao đổi 1:1 hàng tháng hoặc hàng quý để cập nhật tiến độ, giúp nhân viên điều chỉnh kịp thời.
Ghi nhận những kết quả tốt để khích lệ tinh thần nhân viên thay vì chỉ tập trung vào điểm yếu. Ví dụ, nếu một nhân viên hoàn thành một dự án trước thời hạn, bạn hãy ghi nhận điều này để sử dụng trong đánh giá sau này.
Bước 4: Đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu
Khi đến kỳ đánh giá, có 2 bước so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với bộ tiêu chí đã đặt ra. Đầu tiên, bạn hãy yêu cầu nhân viên tự đánh giá trước để họ có cơ hội trình bày quan điểm của mình. Sau đó, quản lý sẽ đối chiếu dữ liệu (báo cáo, KPI, phản hồi từ đồng nghiệp) để đưa ra kết quả khách quan.
Bước 5: Thảo luận kết quả với nhân viên
Đây là bước đi cần thiết để nhân viên hiểu tại sao có kết quả đánh giá như thế. Bạn hãy tổ chức các buổi trao đổi 1-1 để nói cho nhân viên nghe về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân một cách có tính xây dựng thay vì chỉ trích. Đồng thời, bạn cũng cần lắng nghe ý kiến của nhân viên để hiểu rõ khó khăn họ gặp phải, từ đó tìm cách hỗ trợ. Sự tinh tế này giúp bạn xây dựng niềm tin và thúc đẩy nhân viên cải thiện hiệu suất.
Bước 6: Đề xuất kế hoạch phát triển và cải thiện
Dựa trên kết quả đánh giá, công ty cùng nhân viên xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cho họ.
Thông thường, bạn có thể đề xuất các khóa học, buổi đào tạo hoặc mentoring để cải thiện kỹ năng. Ví dụ, một nhân viên yếu về kỹ năng đàm phán có thể tham gia khóa học kỹ năng bán hàng. Ngoài kiến thức và kỹ năng, doanh nghiệp cũng nên cung cấp công cụ và cho thêm thời gian để nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Nếu mục tiêu ban đầu không khả thi, các bạn thảo luận để đặt mục tiêu mới phù hợp hơn.
Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhân viên marketing bằng cách để họ tham gia các khóa học về SEO hoặc sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu mới.
Bước 7: Theo dõi và điều chỉnh liên tục
Đánh giá hiệu suất không thể kết thúc sau một kỳ đánh giá. Cho nên, công ty cần theo dõi liên tục và điều chỉnh quy trình để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.
Lên lịch họp định kỳ và xem xét tiến độ của kế hoạch giúp bạn xác định những điều cần cải thiện. Nếu doanh nghiệp có thay đổi chiến lược, hãy điều chỉnh tiêu chí đánh giá để phù hợp.
Các phương pháp đánh giá hiệu suất phổ biến và ứng dụng thực tế
Đánh giá theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO)
MBO tập trung vào việc đặt ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được để cho nhân viên có thời gian hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể đặt mục tiêu cho trưởng phòng sản xuất là “giảm 10% tỷ lệ lỗi sản phẩm trong 6 tháng”. Nhân viên và quản lý cùng thống nhất mục tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả cuối kỳ.
Ưu điểm:
- Nhân viên biết chính xác họ cần làm gì, ví dụ như đạt 100 cuộc gọi bán hàng mỗi tuần.
- Có mục tiêu cụ thể giúp nhân viên phấn đấu hơn, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp FDI.
- Cách này công bằng vì hiệu suất được đánh giá dựa trên kết quả thực tế, hạn chế cảm tính.
Nhược điểm:
- Việc đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ tốn nhiều thời gian và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên và quản lý.
- Cách này không linh hoạt. Bởi nếu thị trường thay đổi, ví dụ: nhu cầu khách hàng giảm, mục tiêu ban đầu không còn thực tế nữa.
- Nó không phù hợp với công việc sáng tạo. Vì các vị trí như thiết kế và marketing cần sự linh hoạt thay vì những con số cố định.
MBO phù hợp với các vị trí có kết quả công việc dễ đo lường như bán hàng, sản xuất.
Đánh giá 360 độ
Phương pháp này thu thập ý kiến phản hồi từ nhiều nguồn: sếp, đồng nghiệp, cấp dưới, thậm chí là khách hàng hoặc đối tác. Chẳng hạn, một nhân viên dịch vụ khách hàng được khách hàng đánh giá cao về thái độ, nhưng đồng nghiệp lại nhận xét cần cải thiện kỹ năng phối hợp nhóm.
Ưu điểm:
- Cung cấp góc nhìn đa chiều, giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình.
- Khuyến khích giao tiếp, tạo văn hóa phản hồi cởi mở, rất phù hợp với môi trường quốc tế như doanh nghiệp FDI.
- Được nhận góp ý cụ thể và chi tiết như cách giao tiếp với đối tác nước ngoài.
Nhược điểm:
- Thu thập phản hồi từ nhiều nguồn đòi hỏi quy trình chặt chẽ và công cụ hỗ trợ nên nó tốn rất nhiều thời gian.
- Một số đồng nghiệp có thể đưa ra phản hồi dựa trên cảm xúc cá nhân, dẫn đến nguy cơ thiên vị.
- Nếu không được quản lý tốt, lượng thông tin lớn từ nhiều nguồn có thể gây nhầm lẫn, khó xử lý dữ liệu.
Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp nào muốn cải thiện kỹ năng mềm của nhân viên, đặc biệt ở vị trí quản lý hoặc là việc trực tiếp với khách hàng đối tác.
Đánh giá theo năng lực (Competency-Based evaluation)
Phương pháp này bao gồm đánh giá các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết cho công việc. Chẳng hạn, một nhân viên kế toán có thể được đánh giá dựa trên năng lực như “chú ý đến chi tiết” hoặc “khả năng phân tích tài chính”. Trong khi đó, kỹ sư công nghệ được đánh giá dựa trên kỹ năng lập trình, khả năng giải quyết vấn đề và thái độ làm việc nhóm.
Ưu điểm:
- Giúp nhân viên nhận ra họ cần cải thiện những gì để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Dựa trên những tiêu chí rõ ràng như “kỹ năng đàm phán”.
- Đảm bảo nhân viên có kỹ năng phù hợp với mục tiêu của công ty như mở rộng thị trường quốc tế.
Nhược điểm:
- Xác định và đo lường năng lực đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực
- Một số năng lực mềm như kỹ năng lãnh đạo có thể bị đánh giá dựa trên cảm nhận cá nhân của quản lý.
- Các kỹ năng như giao tiếp và sáng tạo thường khó định lượng chính xác.
Cách này thích hợp với công ty muốn đầu tư và phát triển nhân sự dài hạn, đặc biệt ở các vị trí đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao hoặc làm việc trong môi trường đa văn hóa.
Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện buổi đối thoại đánh giá trực tiếp
Đánh giá phải mang tính xây dựng. Vô ý chỉ trích nhân viên có thể khiến tình huống trở nên căng thẳng và gây ra mâu thuẫn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tổ chức buổi đối thoại. Nó bao gồm kịch bản mẫu, cách đưa ra phản hồi tiêu cực một cách có tính xây dựng và cách xử lý các phản ứng cảm xúc của nhân viên.
Chuẩn bị trước buổi nói chuyện
- Xem lại dữ liệu và sử dụng số liệu cụ thể đảm bảo bạn đánh giá một cách khách quan.
- Bạn nên chọn trò chuyện trong không gian yên tĩnh để không ai cắt ngang buổi đánh giá.
- Không cần học thuộc lòng, nhưng bạn cần xác định các điểm chính cần thảo luận trước để đảm bảo cuộc nói chuyện diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, sử dụng các câu hỏi mở có thể khiến nhân viên cởi mở và chia sẻ nhiều hơn.
- Gửi thông báo trước về thời gian, mục đích của buổi trò chuyện và khuyến khích nhân viên tự đánh giá hiệu suất giúp họ chuẩn bị tốt hơn.
Kịch bản mẫu để mở đầu cuộc trò chuyện
Bước 1: Chào hỏi và tạo sự kết nối
Chào [Tên nhân viên], cám ơn bạn dành thời gian tham gia buổi trò chuyện.
Bước 2: Nêu mục đích của buổi trò chuyện
“Hôm nay, chúng ta bàn về hiệu suất làm việc của bạn trong thời gian qua. Mục đích là để phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu và định hướng kế hoạch cho giai đoạn tới. Đây là cuộc trao đổi 2 chiều nên bạn cứ thoải mái chia sẻ. Nếu có khó khăn, công ty có thể cân nhắc hỗ trợ bạn.
Mình đã xem lại kết quả công việc của bạn và mình thấy rất có ấn tượng với [nêu một thành tựu cụ thể], nhưng mình thấy bạn vẫn có tiềm năng làm tốt hơn nữa.”
Bước 3: Khuyến khích nhân viên chia sẻ trước
Trước khi mình nhận xét, bạn có muốn chia sẻ cảm nhận của mình về công việc trong thời gian qua không? Bạn cảm thấy mình đã làm tốt và cần cải thiện cái gì không?
Đưa ra phản hồi tiêu cực một cách có tính xây dựng
Phản hồi tiêu cực là phần nhạy cảm nhất trong buổi nói chuyện. Nếu không cẩn thận, bạn có thể khiến nhân viên cảm thấy bị chỉ trích. Để tránh làm nhân viên bị mất động lực, nhà quản lý phải tập trung vào giải pháp thay vì chỉ trích.
Bạn luôn nên bắt đầu bằng điểm tích cực như điểm mạnh hoặc thành tựu của nhân viên. Ví dụ, “Mình rất ấn tượng với tinh thần trách nhiệm cao, chủ động hoàn thành dự án X đúng hạn”. Hoặc “Bạn đã cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng lên rất nhiều trong quý vừa rồi. Điều này rất đáng khen”
Sau đó, bạn hãy trình bày phản hồi tiêu cực một cách cụ thể và khách quan bằng cách sử dụng ngôn từ trung lập, chỉ tập trung vào hành vi và kết quả cụ thể thay vì đánh giá con người. Chẳng hạn, thay vì nói “Bạn không tập trung vào công việc”, hãy nói “Thỉnh thoảng, mình thấy bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn như báo cáo tuần trước. Bạn có gặp khó khăn gì không?
Kế tiếp, bạn có thể đưa ra gợi ý cải thiện và khuyến khích giải pháp. Chẳng hạn, “Để cải thiện vấn đề hiệu suất làm việc, mình nghĩ bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ và đặt các mốc thời gian cụ thể. Nếu cần, mình có thể hỗ trợ bạn lập kế hoạch.”
Cuối cùng, bạn đừng quên để nhân viên lên tiếng chia sẻ quan điểm để họ cảm thấy được lắng nghe. Ví dụ, “Bạn nghĩ sao về đề nghị của tôi? Bạn còn gì chưa rõ không?”. “Nếu bạn có suy nghĩ khác, xin hãy cho mình biết.”
Cách xử lý các phản ứng cảm xúc của nhân viên
Khi nghe phản hồi, đặc biệt là phản hồi tiêu cực, một số nhân viên có thể cảm thấy tức giận, thất vọng và phòng thủ. Do đó, nhà quản lý phải khéo léo duy trì không khí tích cực, đảm bảo cuộc trò chuyện hiệu quả. Dưới đây là cách xử lý từng loại phản ứng.
Phản ứng phòng thủ
Dấu hiệu: Nhân viên phủ nhận, đổ lỗi cho người khác hoặc đưa ra lý do biện minh. Ví dụ, “Tôi không làm sai, đó là lỗi của nhóm khác.”
Cách xử lý:
- Lắng nghe và công nhận cảm xúc của họ: “Mình hiểu bạn cảm thấy vấn đề này liên quan đến nhóm khác, Bạn có thể kể cụ thể hơn không?”
- Khẳng định lại mục đích xây dựng: “Mình muốn chúng ta cùng nhìn lại vấn đề để tìm cách cải thiện.”
- Chuyển hướng sang giải pháp: “Bạn nghĩ chúng ta có thể làm gì để tránh tình trạng này trong tương lai?”
Phản ứng tức giận
Dấu hiệu: Nhân viên nói to, tỏ thái độ bất mãn hoặc thể hiện sự không đồng tình một cách dữ dội. Chẳng hạn: “Sao lúc nào cũng chỉ trích tôi? Tôi đã cố gắng rất nhiều rồi!”
Cách xử lý:
- Giữ bình tĩnh và không phản ứng lại bằng cảm xúc: “Với bạn, có vẻ nhận xét này không đúng. Bạn có muốn chia sẻ thêm với mình về suy nghĩ của bạn không?”
- Tạm dừng nếu cần: “Mình thấy bạn đang khá bức xúc. Có lẽ chúng ta nên dừng lại một chút, được không?”
- Quay lại vấn đề: “Mình rất trân trọng nỗ lực của bạn và mình muốn chúng ta cùng tìm cách để công sức của bạn được ghi nhận một cách xứng đáng hơn. Chúng ta hãy thảo luận thêm về điều này.”
Phản ứng thất vọng
Dấu hiệu: Nhân viên im lặng, buồn bã hoặc tỏ ra mất động lực. Ví dụ: “Tôi nghĩ mình chẳng bao giờ làm tốt được.”
Cách xử lý:
- Thể hiện sự đồng cảm: “Nhận phản hồi tiêu cực có thể khiến bạn thất vọng nhưng mình ở đây để hỗ trợ bạn cải thiện”
- Khẳng định lại điểm mạnh của nhân viên: “Bạn đã làm rất tốt ở [nêu điểm mạnh cụ thể]. Mình tin là bạn hoàn toàn có thể khắc phục điểm yếu.
- Đưa ra kế hoạch hỗ trợ cụ thể: “Chúng ta có thể cùng lập một kế hoạch để cải thiện [vấn đề cụ thể], ví dụ như tham gia một khóa đào tạo hoặc làm việc cùng đồng nghiệp có kinh nghiệm. Bạn nghĩ sao?”
Kết thúc cuộc nói chuyện
Tóm tắt các điểm chính: “Hôm nay chúng ta đã thảo luận về [tóm tắt các điểm chính: thành tựu, điểm cần cải thiện, kế hoạch hành động]. Mình rất cảm ơn sự cởi mở của bạn.”
Thỏa thuận kế hoạch hành động: “Chúng ta đã thống nhất bạn sẽ [nêu hành động cụ thể, ví dụ: tham gia khóa đào tạo, cải thiện kỹ năng giao tiếp]. Mình sẽ hỗ trợ bạn bằng cách [nêu hỗ trợ cụ thể].”
Khuyến khích phản hồi 2 chiều: “Nếu bạn có bất kỳ ý kiến gì hoặc cần hỗ trợ thêm, hãy cho mình biết bất cứ lúc nào nhé.”
Kết thúc tích cực: “Mình rất tin tưởng vào tiềm năng của bạn và mong được thấy bạn tiếp tục phát triển trong thời gian tới.”
Xây dựng quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên không chỉ cần sự hợp tác của họ, sự cam kết từ lãnh đạo mà còn cần kỹ năng của quản lý và một hệ thống hỗ trợ phù hợp. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn nhân sự, có thể liên hệ với KMC qua hotline +84814894789.
