Gần đây, nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề liên quan đến việc mua bán hóa đơn từ các doanh nghiệp bỏ trốn hoặc có dấu hiệu mua bán hóa đơn trái phép. Vậy trong những trường hợp như vậy, cần xử lý ra sao?

Dựa trên quy định pháp luật, việc xử lý những trường hợp này gặp không ít khó khăn do liên quan đến các vấn đề pháp lý phức tạp và yêu cầu chứng minh rõ ràng. Bài viết này, KMC sẽ cung cấp một số thông tin và trích dẫn các văn bản quy định liên quan để bạn tham khảo.

Lưu ý: Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không phải là lời tư vấn pháp lý cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào.

1. Thế nào là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp?

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng một trong các loại hóa đơn sau:

  • Hóa đơn giả: Hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
  • Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
  • Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Bao gồm các loại hóa đơn:
    • Đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa.
    • Bị mất sau khi đã thông báo phát hành và được báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
    • Của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

Như vậy, việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc doanh nghiệp bỏ trốn có thể bị kết luận là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Mức phạt: Dao động từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng (trung bình khoảng 35 triệu đồng).

2. Nguyên tắc xử lý khi gặp hóa đơn mua vào của doanh nghiệp bỏ trốn

     2.1. Kiểm tra đối tác trước khi xử lý hóa đơn

Doanh nghiệp cần chủ động xác minh đối tác kinh doanh để tránh rủi ro mua phải hóa đơn của doanh nghiệp đã bỏ trốn. Một số biện pháp có thể áp dụng:

Các phương pháp trên chỉ mang tính tham khảo. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra kỹ thông tin của nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng để giảm thiểu rủi ro.

Xem thêm: Công bố danh sách 637 doanh nghiệp có rủi ro cao liên quan đến hành vi bán hóa đơn trái phép

     2.2. Xác định thời điểm phát sinh hóa đơn đầu vào

Khi phát hiện hóa đơn đầu vào liên quan đến doanh nghiệp bỏ trốn, kế toán cần xác định thời điểm phát sinh hóa đơn để có hướng xử lý phù hợp:

  • Trường hợp hóa đơn phát sinh trước khi doanh nghiệp bán hàng bỏ trốn:
    • Cơ quan thuế sẽ kiểm tra thực tế giao dịch để xác định tính hợp lệ.
    • Nếu doanh nghiệp chứng minh được giao dịch có thật, đáp ứng đầy đủ các điều kiện như hợp đồng, chứng từ thanh toán, phiếu xuất nhập kho, thì có thể được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
  • Trường hợp hóa đơn phát sinh sau khi doanh nghiệp bán hàng bỏ trốn:
    • Hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT.
    • Không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

     2.3. Hướng xử lý đối với hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

Tùy vào tình trạng kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ có hướng dẫn xử lý cụ thể:

  • Nếu doanh nghiệp chưa kê khai khấu trừ thuế: Cơ quan thuế sẽ thông báo để doanh nghiệp tạm dừng kê khai, chờ kết luận từ cơ quan có thẩm quyền.
  • Nếu doanh nghiệp đã kê khai khấu trừ thuế: Cơ quan thuế sẽ yêu cầu kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.

Trong trường hợp doanh nghiệp khẳng định giao dịch là hợp pháp, cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra để đưa ra kết luận cuối cùng. Quá trình này bao gồm:

  • Hàng hóa: Hợp đồng mua bán, phương thức giao nhận, nguồn gốc hàng hóa.
  • Thanh toán: Hình thức thanh toán, giao dịch ngân hàng.
  • Xuất khẩu (nếu có): Hồ sơ hải quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Nếu kết quả thanh tra xác nhận giao dịch hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý. Nếu phát hiện vi phạm hoặc gian lận thuế, hồ sơ có thể bị chuyển sang cơ quan chức năng để xử lý theo quy định pháp luật.

     2.4. Lưu ý đối với việc tạm dừng khấu trừ thuế

  • Nếu cơ quan thuế yêu cầu tạm dừng khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý:
    • Trường hợp dẫn đến phát sinh số thuế GTGT phải nộp, cơ quan thuế sẽ theo dõi và chưa yêu cầu nộp ngay.
    • Chưa áp dụng phạt chậm nộp cho đến khi có kết luận chính thức từ cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp có thể tham khảo nội dung chi tiết trong Công văn 11797/BTC-TCT ngày 22/08/2014 để hiểu rõ hơn về quy định liên quan.

3. Giải pháp từ KMC: Soát xét và đảm bảo tính tuân thủ

Để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro liên quan đến hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, KMC cung cấp dịch vụ soát xét và đảm bảo tính tuân thủ, giúp doanh nghiệp:

  • Rà soát hệ thống hóa đơn đầu vào để phát hiện rủi ro liên quan đến nhà cung cấp có dấu hiệu vi phạm.
  • Đánh giá tuân thủ quy định thuế và kế toán, đảm bảo hồ sơ chứng từ đầy đủ, hợp lệ.
  • Hướng dẫn xử lý hóa đơn có rủi ro, đề xuất giải pháp theo quy định pháp luật.
  • Tư vấn thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để ngăn chặn nguy cơ sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

Liên hệ với Công ty TNHH Tư vấn KMC ngay hôm nay!