Carrying out company address change procedures is not simply moving to a new workplace and replacing the old address with the new one. There are many tasks to handle, such as preparing documents, submitting them to the authorities for approval, notifying partners and customers, and updating the address on documents and signboards. Although the process may be somewhat complicated, KMC will guide you through the steps from A to Z.

Mandatory Legal Conditions for the New Company Headquarters Address

What are the basic conditions for the new headquarters address?

According to the Law on Enterprises 2020 (Article 42), a company’s headquarters must meet the following simple requirements:

  • Located within the territory of Vietnam: It must be a real domestic address. Virtual addresses are not allowed unless you use a legally registered virtual office service.
  • Defined by administrative boundaries: This means you must clearly state the house number, street, ward/commune, district, and province/city instead of vague descriptions like “near the market” or “by the river.”
  • Have contact information: At a minimum, your company address must include a phone number. If possible, you should also have a fax or email for easier communication.

Can you move your headquarters to an apartment?

chung-cu

The company’s headquarters does not necessarily have to be where you work daily. However, since it is a place of business, you must comply with the law.

According to the Housing Law 2014 (Article 3), an apartment building is a structure of two or more stories with multiple apartments, shared corridors, staircases, and private/common ownership areas. There are two main types:

  • Residential-only apartment buildings: Built entirely for residential purposes. Under Clause 11, Article 6 of the Housing Law 2014, businesses are not allowed to place their headquarters in this type of apartment because the law prohibits using apartments for non-residential purposes. If you insist, you may be fined or face issues during inspections.
  • Mixed-use apartment buildings (residential and commercial): These allow business activities in designated commercial areas (often lower floors such as shophouses or commercial zones). Note that you may place your headquarters in the commercial section, but not in the residential section.

Which industries and goods are prohibited from operating in apartment buildings?

bar

Even if your apartment building is mixed-use, you must also check whether your company’s business lines fall into the prohibited list. According to Decree 99/2015/ND-CP (Article 35), you are not allowed to operate in the commercial areas of a mixed-use apartment building if the activities involve:

  • Explosive or flammable materials, or other hazardous industries (under fire prevention and firefighting laws).
  • Nightclubs.
  • Motor vehicle repair.
  • Livestock slaughter.
  • Services that cause environmental pollution such as noise or smoke.
  • You may run restaurants, karaoke, or bars, but the apartment building must have proper soundproofing, fire exits, and comply with fire prevention and firefighting regulations.

Does the new address require a lease contract, or can it just be borrowed?

It is not mandatory to lease; you may borrow a property from relatives or friends as long as there are documents proving the right to use it. Both lease and loan agreements are civil contracts and do not require notarization, so a simple written agreement is acceptable. However, for safety when submitting the address change application, you should have a clear contract (lease or loan) to prove the right of use. Otherwise, the registration authority may reject your application.

Are You Changing Your Company Address Within the Same District or to a Different District/Province?

Changing the address within the same district

According to Article 47 of Decree 01/2021/ND-CP, if the new address is located within the same district, your tax authority does not change. Therefore, this case is relatively simple.
You only need to carry out the notification procedure with the Department of Planning and Investment (DPI) of the province/city; there is no need to notify the tax authority of the address change because the DPI’s database is already connected with the tax authority.
Note: Although you do not need to notify the tax authority about the new address, you are still required to update your address on e-invoices with the tax authority.

Changing the address to a different district or province

If the new address is in another district or even another province, things may get a bit more complicated, since it involves a change in the managing tax authority. In this case:

  • You need to prepare a more complete set of documents, including notifications of changes for both the DPI and the tax authority (as you may have to transfer your tax code or adjust management information).
  • The procedure will include additional steps such as checking and confirming any tax liabilities (if applicable), transferring tax records to the new tax authority, and updating information in the tax system.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ cần chuẩn bị

ho-so

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Trong tài liệu này, bạn cần ghi rõ địa chỉ mới của công ty, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố một cách chính xác.

Quyết định thay đổi địa chỉ

Loại giấy tờ này phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp:

  • Đối với công ty TNHH 1 thành viên hoặc doanh nghiệp tư nhân, đó nên là quyết định của chủ sở hữu.
  • Với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh, bạn cần chuẩn bị quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên.
  • Công ty cổ phần cần chuẩn bị quyết định và bản sao biên bản họp của đại hội đồng cổ đông.

Giấy ủy quyền

Nếu bạn ủy quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ và nhận kết quả, cần có giấy ủy quyền kèm bản sao công chứng còn hiệu lực của căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.

Bổ sung thêm (nếu cần)

Nếu địa chỉ mới không rõ ràng (ví dụ: không phải tòa nhà văn phòng hoặc nhà đất riêng) có thể bị nhầm là chung cư, bạn cần nộp thêm bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc bản photo sổ đỏ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh.

Quy trình thực hiện

Theo quy định, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định thay đổi. Quy trình này có 3 bước đơn giản.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã liệt kê ở trên, phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Tài liệu cũng phải được soạn thảo đúng mẫu và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn có thể chọn một trong hai cách sau để nộp hồ sơ:

Nộp online: Scan toàn bộ hồ sơ thành file PDF và nộp qua Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia hoặc trang dịch vụ công của Sở Kế Hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố của bạn là được.

Nộp trực tiếp: Bạn có thể mang hồ sơ đến Bộ phận Một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ:

Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy phép kinh doanh mới với thông tin địa chỉ đã được cập nhật. Đồng thời, thông tin thay đổi cũng sẽ được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo nêu rõ lý do. Đọc xong, bạn cần chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn. Sau khi hoàn thiện, bạn hãy nộp lại bộ hồ sơ hoàn chỉnh và chờ thêm 3 ngày để nhận kết quả.

Tùy theo tỉnh/thành phố, bạn có thể nhận giấy phép trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc đăng ký nhận qua bưu điện.

Những việc cần làm sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử

hoa-don-dien-tu

Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong các giao dịch. Để thực hiện, bạn hãy chuẩn bị mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và nộp cho cơ quan thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm.

Sau 2 ngày, cơ quan thuế chấp nhận, công ty có thể tiếp tục xuất hóa đơn như bình thường. Trong thời gian chờ cập nhật, bạn nên thông báo tạm dừng xuất hóa đơn để tránh sai sót.

Thông báo thay đổi địa chỉ tới cơ quan BHXH (bảo hiểm xã hội)

Nếu công ty bạn tham gia BHXH, đừng quên thông báo địa chỉ mới tới họ. Bạn có thể nộp trực tiếp thông báo thay đổi địa chỉ hoặc nộp qua phần mềm BHXH điện tử. Việc này giúp doanh nghiệp cập nhật hồ sơ BHXH của nhân viên một cách chính xác, tránh rắc rối khi làm các thủ tục liên quan sau này.

Thông báo tới khách hàng, đối tác và ngân hàng

Việc này đảm bảo các giao dịch không bị gián đoạn. Doanh nghiệp có thể thông báo bằng cách gửi email hoặc đăng tải thông tin trên mạng xã hội.

Làm lại và treo bảng hiệu công ty tại trụ sở mới

Bảng hiệu công ty không chỉ là yếu tố nhận diện mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Nếu bảng hiệu cũ có ghi địa chỉ, bạn cần làm lại cái mới. 

Kiểm tra và cập nhật các thông tin liên quan khác

Tùy vào đặc thù hoạt động, bạn có thể cần thực hiện thêm một số việc như:

  • Liên hệ ngân hàng để thay đổi địa chỉ trên tài khoản doanh nghiệp
  • Nếu công ty có các loại giấy phép phụ như giấy phép lao động và giấy phép kinh doanh đặc thù, bạn cũng cần kiểm tra xem mình có cần điều chỉnh thông tin địa chỉ không.
  • Doanh nghiệp cũng cần cập nhật địa chỉ mới trên website, danh thiếp và catalogue.

Trước khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần xác nhận các điều kiện pháp lý, xem mình có thay đổi địa chỉ ở quận hoặc tỉnh khác luôn không, sau đó chuẩn bị hồ sơ và nộp. Nếu bạn cảm thấy quá trình bên trên phức tạp, có thể sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của KMC. Chuyên gia giàu kinh nghiệm, biết Tiếng Anh, Tiếng Việt và Tiếng Nhật của chúng tôi sẽ giúp bạn tư vấn chuyên nghiệp miễn phí về điều kiện pháp lý để thay đổi địa chỉ công ty ngay từ đầu, sau đó hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ.