従業員は、企業の成功を左右する最も重要な要素の一つです。各ポジションに適した優秀な候補者を採用するためには、まず社員の経歴確認から始める必要があります。では、採用前にどのようにして社員の経歴を確認すればよいのでしょうか？どのようにすれば、将来性のある有望な人材を正確に評価・選別できるのでしょうか？
本記事では、KMCがその詳細な手順や方法を丁寧に解説し、皆様の疑問にお答えします。
社員の経歴確認とは？
社員の経歴確認とは、採用前に実施されるプロセスであり、採用活動における不可欠な一部です。このプロセスは、正確な採用判断を下すために必要な情報を収集することを目的としています。
企業や採用担当者にとっては、候補者の資格を確認し、ポジションへの適合性を評価し、誤った採用による潜在的なリスクを最小限に抑える手段となります。
経歴確認の内容は多岐にわたりますが、一般的には以下の領域が含まれます：
• 業務に関連する能力およびスキル
• 性格や企業文化への適応力
• 学歴や職務経歴
• 前科などの潜在的なリスク要因
なぜ社員の経歴確認が採用活動における重要な鍵となるのか？
企業経営者、特にベトナムにおけるFDI企業にとって、社員の経歴確認は非常に重要な役割を果たします。このプロセスは、企業やグループが真に有能な人材を見つけ出し、企業やブランドの発展に大きく貢献させるための効果的な手段でもあります。
さらに、採用前の経歴確認は、以下のようなリスクを回避するうえでも極めて有効です：
• 企業のセキュリティリスク：ベトナムにおける内部セキュリティ事故の47％は、経歴が不透明な人材に起因（ベトナム企業セキュリティレポート2024年）。
• 法的リスク：個人データの収集・処理に関する規定違反は、総売上の最大5％に相当する罰金につながる可能性あり（ベトナム政令13/2023/NĐ-CP）。
• ブランドの信用リスク：日本企業の92％が、人的トラブルが発生した際には金銭的損失よりもブランドイメージの損失の方が深刻であると評価。
社員の経歴確認を迅速かつ正確に行うためのガイド
企業における経歴確認のプロセスは、それぞれ若干異なる場合がありますが、一般的にプロフェッショナルかつ正確な確認を行うためには、以下の基本ステップに従うことが推奨されます：
1.学歴・資格の確認
応募者の学歴や資格を確認することは、企業の求める条件に合致する人材を絞り込むための第一ステップです。ベトナムにおける標準的な学歴確認の手順は以下のとおりです：
• ステップ1：公証済みの学位証明書・成績証明書のコピーを収集
• ステップ2：応募者の同意書を添えて、正式な文書を通じて教育機関に直接照会
• ステップ3：ベトナム教育訓練省のポータルサイト（moet.gov.vn）での正当性確認
法的注意点：業務に直接関連する学歴・資格のみを確認すること。無関係な資格の確認要求は差別と見なされる可能性があります。
2. 犯罪経歴証明（司法経歴）チェック
応募者の信頼性を判断する上で、犯罪経歴の確認も重要なステップです。ただし、この手続きは法的に適切に行う必要があります。
企業が留意すべきポイント：
• 応募者自身が有効期間6か月以内の「司法経歴証明書第2号」を提出すること
• 企業側が警察機関に直接照会することは禁止です。
• 財務・セキュリティ関連などの機密性の高い職種については、労働契約書や社内規則に明記します。
参考データ：プロによる確認プロセスにより、約3.5%の応募者の司法経歴に異常が発見されています（ベトナム）。
3. 前職上司からの推薦（リファレンスチェック）
特に大手企業やFDI企業では、リファレンスチェックは欠かせない経歴確認手段の一つです。
国際基準に基づく進め方：
• 連絡前に応募者の文書による同意を取得
• 能力や態度に焦点を当てた7〜10問の標準化された質問票を用意
• 最低2名から情報を取得（そのうち1名は前職の直属上司）
• 合意が得られれば録音、もしくは詳細な記録を残して法的根拠とします。
4. SNS情報の確認
応募者のソーシャルメディア上の情報は、採用判断に影響を与えることがあります。採用担当者は基本的なSNS情報の確認も行うべきです。
以下のガイドラインを遵守してください：
• 公開されている情報（public profile）のみを確認します。
• 応募者にパスワードの提出を要求しません。
• 宗教・政治的信条・性的指向などのセンシティブ情報を評価基準に使用しません。
日本企業の事例：ベトナムの日系企業のうち78%がSNS情報を文化的適合性（cultural fit）の評価に利用していますが、明確な確認規程がある企業は35%にとどまります。
5. 信用情報の確認（財務関連ポジションに限定）
財務関連の職種においては、追加で信用情報の確認が必要です。手続きの流れは以下の通りです：
• 求人票および労働契約において、確認の実施を明示
• 応募者から特別な同意書を取得
• ベトナム国家信用情報センター（CIC）の情報を、認可されたパートナーを通じて取得します。
外国直接投資企業（FDI企業）における候補者の経歴確認でよくある誤り
ベトナムにおける外国企業の62%以上が、労働法に完全に準拠した従業員の経歴確認プロセスを未だに構築していないという憂慮すべき実態があります。さらに、FDI企業がよく犯す典型的な誤りとして以下の点が挙げられます：
- 誤り1：本国の経歴確認プロセスをそのまま適用 → センシティブなデータ収集に関する条件を規定した個人データ保護法第21条に違反です。
- 誤り2：候補者の同意文書を保管していない → 監査の際に法的根拠がない状態となります。
- 誤り3：確認情報を差別的評価に使用 → 2019年労働法第8条に重大に違反です。
KMC ― 人事リスク管理の課題に対する包括的ソリューションを提供
従業員の経歴確認は、人事リスクを総合的に管理するための一要素にすぎません。あらゆる法的リスクに能動的に対応するため、FDI企業は以下の対策を講じる必要があります：
- 経歴確認に関する社内規程を構築し、経営陣および法務部門の承認を得る
• 人事部門に対して、ベトナム労働法の最新規定に関する研修を実施する
• 法令を定期的に更新・把握するための体制を整備する
通常、ベトナム市場で長年活動している企業であれば、これらのプロセスは比較的円滑に運用されています。しかし、依然として多くの企業、特に新規進出企業においては、従業員の経歴確認や、プロフェッショナルかつ効果的な採用プロセスの構築において困難や課題が多く見られます。
このような課題を深く理解したKMCは、税務・財務分野だけでなく、人事分野においても、企業向けに専門的なコンサルティングサービスを提供しています。
豊富な経験を有し、ベトナムの法制度を熟知した弁護士および専門家チームにより、KMCは企業が採用段階から人事リスクを管理できるよう、包括的なソリューションの構築を支援いたします。
経歴確認のプロセスが法令に準拠し、適正に行われるよう、制度の設計および導入をサポートいたします。
KMC ― FDI企業および在ベトナム日系企業のデジタル・トランスフォーメーションおよび法令遵守の道を共に歩むパートナーです。
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