会計資料は、税務当局による必要な場合の検査に備えて、規定通りに保存しなければならない重要な会計文書の一つです。本記事では、KMCが2025年最新情報をもとに、会計資料や会計証憑の保存期間、保存手順、ならびに保存期間終了後の廃棄に関する規定をわかりやすく解説いたします。
なぜ会計資料を保存する必要があるのか？
企業全般、特にFDI企業においては、会計資料の保存は以下の目的で求められています。
- 内部管理に活用するため：資金の流れを把握し、事業活動の効果を評価し、経営戦略を策定する基盤となります。
- 国家機関に提出するため：税務調査、監査院による監査、その他の検査に対応します。必要な証憑を提示できない場合、重大な財務上および法的リスクを招く恐れがあります。
- 透明性の確保：取引先や投資家との信頼関係構築に不可欠です。
保存が義務付けられている会計資料・証憑の種類
会計資料を「何年間」保存するかを理解する前に、まずは保存義務のある会計資料の種類を確認する必要があります。
政令第174/2016/NĐ-CP第8条に基づき、保存対象となる会計資料は以下の通りです。
– 会計証憑
– 補助簿・総勘定元帳
– 財務諸表、予算決算報告書、総合予算決算報告書
– 会計に関連するその他の資料（例：）
- 各種契約書
- 管理会計報告書
- 完成済みプロジェクトの決算報告書、国家重点プロジェクトの決算関連資料
- 資産の棚卸・評価報告書
- 検査、監督、監査に関連する資料
- 会計資料廃棄に関する議事録、利益からの資本補填や基金分配に関する決定書
- 解散、破産、分割、分社、合併、契約終了、所有形態変更、企業形態変更または組織変更に関連する資料
- 資金・基金の受入れおよび使用に関する資料
- 税金、手数料、国家へのその他義務に関する資料、その他の関連資料
会計資料は何年間保存する必要がありますか？
会計法2015年（第40条）およびその施行に関する関連文書（例：通達200/2014/TT-BTC、政令174/2016/NĐ-CP）に基づき、会計資料の保存期間は以下の3つのグループに明確に分類されています。
1. 最低5年間保存
このグループには、日常的に大量に発生する一般的な会計証憑が含まれます。
- 受領伝票、支払伝票
- 入庫伝票、出庫伝票
- 銀行関係の証憑（送金依頼書、明細書など）
- 勤怠表、給与支払表
- 仕入・売上インボイス（保存用控）
2. 最低10年間保存
このグループは、法的効力が高く、財務報告に関連する重要な資料です。
- 補助簿、総勘定元帳
- 年次財務諸表
- 年次税務決算報告書
- 資産棚卸議事録
- 終了した監査・検査に関する資料
3. 永久保存
このグループは、企業の歴史的・基盤的な資料であり、特別に厳重な保管が必要です。
- 会社設立報告書
- 企業登録証明書
- 定款
- 知的財産権、大型固定資産に関する資料
- その他の重要な法的文書
注意: 石油、金融・銀行業などの一部の特殊業種については、専門法令により、より長い保存期間が規定されている場合があります。
保存期間満了後の会計資料廃棄手続き
会計資料の保存期間に関する疑問が解消された後、多くの方が「保存期間が終了した資料はどのように廃棄するのか？」と疑問を持たれます。
実際には、会計資料や証憑を保存期間終了後に勝手に廃棄することはできません。廃棄は法的効力を確保するため、厳格な手続きを経て、明確な議事録を作成する必要があります。基本的な手続きは以下のとおりです。
- 資料廃棄委員会の設立：経営陣代表、経理部長、関係部門から構成されます。これは手続き全体の客観性・透明性を確保するため必須のステップです。
- 廃棄対象資料リストの作成：証憑の種類、数量、発生時期、廃棄理由（保存期間満了）を詳細に記載します。
- 廃棄議事録の作成：日時、場所、参加者、廃棄方法を明記し、委員会全員の署名確認を行います。
- 安全な廃棄方法の選択：情報漏洩を防ぐ方法を優先します。紙資料についてはシュレッダー処理が一般的です。絶対に古紙として販売してはいけません。
- 廃棄議事録の保存：議事録は規定に従って手続きを行った証拠となる重要書類であり、永久保存する必要があります。
KMCはFDI企業の会計・保存業務をサポートいたします
会計資料の保存から保存期間経過後の廃棄に至るまで、正しく標準に沿い、かつ法令を遵守するプロセスについては、すべての企業が十分に理解しているわけではありません。特にFDI企業にとっては課題となりがちです。
企業の経営者様にとって、会計に関する重要な問題を適切に処理し、サポートできる専門的なパートナーを見つけることは必要不可欠です。
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