Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo nghị định 254/2026/NĐ-CP: 26 trường hợp cần biết từ 01/7/2026
do KMC Consulting Company Limited
Từ ngày 01/7/2026, việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Theo quy định mới, thời điểm lập hóa đơn điện tử không áp dụng chung cho tất cả hoạt động kinh doanh. Tùy thuộc vào bản chất của từng giao dịch, hóa đơn có thể được lập tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ, thu tiền, nghiệm thu, bàn giao hoặc sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu.
Bên cạnh việc xác định thời điểm xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cũng cần phân biệt rõ giữa trường hợp phải lập hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn. Chẳng hạn, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.
Ngoài ra, việc khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn cũng không đồng nghĩa với việc người bán được tự động gom toàn bộ giao dịch để lập một hóa đơn chung vào cuối ngày. Việc lập hóa đơn chung, hóa đơn tổng hợp hoặc lập hóa đơn theo định kỳ chỉ được áp dụng đối với các trường hợp cụ thể theo quy định.
Dưới đây là 26 trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người nộp thuế cần lưu ý khi xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
2. Xuất khẩu hàng hóa
Đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả gia công xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
3. Cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
Riêng khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc.
4. Giao hàng hoặc bàn giao nhiều lần
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao.
5. Hàng hóa, dịch vụ số lượng lớn cần đối soát
Đối với một số hoạt động phát sinh thường xuyên, số lượng lớn và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa các bên, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu.
Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập chậm nhất theo thời hạn quy định, như ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước, tùy từng trường hợp cụ thể.
6. Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dịch vụ dữ liệu
Đối với một số dịch vụ phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh, hóa đơn được lập sau khi hoàn thành đối soát.
Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
7. Bán thẻ trả trước và thu cước phí hòa mạng
Trường hợp người mua không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin theo quy định, cơ sở kinh doanh được lập hóa đơn chung vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng đối với tổng giá trị thẻ trả trước hoặc cước phí hòa mạng thuộc trường hợp được phép tổng hợp.
8. Xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
9. Kinh doanh bất động sản
Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nhưng có thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng thì lập hóa đơn theo thời điểm thu tiền.
Khi đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, việc lập hóa đơn được thực hiện theo quy định đối với bán hàng hóa.
10. Dịch vụ vận tải hàng không
Đối với một số trường hợp bán dịch vụ vận tải hàng không thông qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế, hóa đơn được lập chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất trên hệ thống.
11. Dầu thô, condensate và sản phẩm từ dầu thô
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
12. Khí thiên nhiên, khí đồng hành và khí than
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định khối lượng khí giao trong tháng theo quy định.
13. Bán điện trên thị trường điện
Thời điểm lập hóa đơn được xác định căn cứ vào thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa các bên theo quy định.
14. Bán lẻ xăng, dầu
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc từng lần bán xăng, dầu.
15. Dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm qua đại lý
Đối với các trường hợp thuộc diện phải đối soát dữ liệu, hóa đơn được lập sau khi hoàn thành đối soát.
Thời hạn lập hóa đơn chậm nhất là ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
16. Hoạt động cho vay
Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng hoặc thỏa thuận cho vay.
Nếu đến kỳ hạn nhưng chưa thu được tiền lãi thì lập hóa đơn tại thời điểm thực tế thu được tiền lãi. Trường hợp thu lãi trước hạn thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
17. Taxi sử dụng phần mềm tính tiền
Đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi sử dụng phần mềm tính tiền, hóa đơn điện tử được lập khi kết thúc chuyến đi.
18. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh
Trường hợp khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thể căn cứ vào thông tin khám chữa bệnh và phiếu thu để tổng hợp lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn thì phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.
Đối với chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế, việc lập hóa đơn được thực hiện theo thời điểm thanh, quyết toán với cơ quan bảo hiểm xã hội.
19. Thu phí sử dụng đường bộ điện tử không dừng
Ngày lập hóa đơn là ngày phương tiện lưu thông qua trạm thu phí.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn theo định kỳ theo quy định.
20. Kinh doanh bảo hiểm
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
Đối với một số trường hợp đặc thù như bảo hiểm qua đại lý hoặc hoạt động cần đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo quy định riêng.
21. Xổ số truyền thống và xổ số biết kết quả ngay
Sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết, doanh nghiệp kinh doanh xổ số lập hóa đơn chậm nhất trước thời điểm mở thưởng của kỳ tiếp theo.
22. Casino và trò chơi điện tử có thưởng
Hóa đơn được lập chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu theo quy định.
23. Một số dịch vụ có hệ thống quản lý chi tiết giao dịch
Đối với một số dịch vụ cung cấp cho người tiêu dùng như ngân hàng, thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử, vận tải, trông giữ xe, chiếu phim và một số dịch vụ khác, nếu đáp ứng điều kiện theo quy định thì doanh nghiệp thực hiện quản lý và chuyển dữ liệu chi tiết giao dịch đến cơ quan thuế theo quy định.
Đây là quy định nhằm phù hợp với các hoạt động có số lượng giao dịch lớn và được quản lý bằng hệ thống điện tử.
24. Giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm
Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm thì hóa đơn có thể được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
25. Hàng khuyến mại, hàng cho, biếu, tặng có phải lập hóa đơn điện tử?
Bên cạnh quy định về thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp phải lập hóa đơn điện tử.
Theo quy định, người bán phải lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để:
- Khuyến mại;
- Quảng cáo;
- Làm hàng mẫu;
- Cho, biếu, tặng;
- Trao đổi;
- Trả thay lương cho người lao động;
- Tiêu dùng nội bộ;
- Cho vay;
- Cho mượn.
Như vậy, không phát sinh thu tiền không đồng nghĩa với việc không phải lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất của giao dịch để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn phù hợp.
26. Khách lẻ không lấy hóa đơn có được xuất hóa đơn gộp?
Không phải mọi trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn đều được phép lập một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày.
Việc lập hóa đơn chung, hóa đơn tổng hợp hoặc hóa đơn theo định kỳ chỉ áp dụng đối với một số trường hợp cụ thể được quy định, chẳng hạn như:
- Bán thẻ trả trước và thu cước phí hòa mạng;
- Một số trường hợp tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;
- Dịch vụ thu phí sử dụng đường bộ điện tử không dừng;
- Các trường hợp đặc thù khác nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định chính xác loại hình hoạt động và quy định áp dụng trước khi thực hiện lập hóa đơn tổng hợp.
Kết luận
Có thể thấy, thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP được quy định theo từng loại giao dịch và đặc thù của từng lĩnh vực kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không nên áp dụng một thời điểm xuất hóa đơn chung cho tất cả hoạt động.
Để hạn chế sai sót, người nộp thuế cần xác định theo trình tự: giao dịch có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn hay không, thuộc loại hoạt động nào và thời điểm lập hóa đơn được áp dụng theo quy định nào.
Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ mà còn góp phần hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai thuế, hạch toán doanh thu và xử lý các vi phạm liên quan đến hóa đơn.
